Scan-Lösungen
Von analog zu digital – Lagerung & Archivierung
Lesedauer ca. 5 Min.
Digitalisiert, erledigt? Noch nicht ganz. Was mit den Originalen nach dem Scannen passiert und wie sichere Lagerung, Archivierung und Scan-on-Demand funktioniert, zeigen wir in Teil 5 unserer Serie.
In diesem Artikel
Darum geht's
Nach der Digitalisierung: Was passiert mit den Originalakten?
Das Hochsicherheitslager – sicher ist sicher
Aktenlagerung vs. Archivierung – was ist der Unterschied?
Scan-on-Demand & kontinuierliche Digitalisierung
Drei Lagerarten – maximal flexibel
Ergebnis: Akten gelagert, Zugriff jederzeit möglich
Es muss nicht immer Lager sein
So geht´s weiter
Darum geht’s
Im vergangenen Teil der Beitragsreihe haben wir gezeigt, wie aus gescannten Seiten strukturierte, nutzbare Digitaldokumente werden – durch Klassifizierung und Datenerfassung.
Doch damit ist der Digitalisierungsprozess noch nicht abgeschlossen: Die analogen Originalakten existieren weiterhin – und müssen sicher aufbewahrt oder fachgerecht entsorgt werden.
In diesem Teil geht es um die erste dieser beiden Möglichkeiten: die Lagerung und Archivierung physischer Dokumente. Der nächste Teil widmet sich dann der datenschutzkonformen Vernichtung.
Nach der Digitalisierung: Was passiert mit den Originalakten?
Sind Dokumente einmal digitalisiert, stellt sich eine ganz praktische Frage: Was passiert mit dem Papier und den weiteren analogen Unterlagen?
Je nach Projektziel, rechtlichen Vorgaben oder unternehmensinternen Richtlinien müssen Sie die Originalunterlagen auch nach dem Scannen weiterhin aufbewahren – sei es für eine Übergangszeit oder dauerhaft.
Wir von DI.UNIT bieten z. B. dafür maßgeschneiderte Lösungen: vom temporären Zwischenlager bis zur langfristigen Archivierung.
Das Hochsicherheitslager – sicher ist sicher
Dafür haben wir ein speziell gesichertes Hochsicherheitslager, das genau für diese Anforderungen konzipiert wurde. Es erfüllt die DIN 11799 für Archivzweckbauten und ist zusätzlich nach ISO 27001 (Informationssicherheit) und ISO 9001 (Qualitätsmanagement) zertifiziert.
Dort lagern mehr als 250.000 Regalmeter Akten – zuverlässig geschützt durch moderne Sicherheitstechnik, überwachte Zutrittssysteme und ein konstantes Lagerklima. Auch Schädlingsprävention und baulicher Brandschutz gehören zum Standard.
Eine Lagerlösung, die Unternehmen und Organisationen nicht nur Platz und Kosten spart, sondern auch höchste Anforderungen an Datenschutz, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit erfüllt.
250 km Akten – das entspricht in etwa:
- 1,25 Mrd. Blatt
- etwa 4 Millionen Taschenbüchern à 300 Seiten
- einem Papierstapel von ca. 125 Kilometern Höhe
- der Fläche von mehr als 11.000 Fußballfeldern
- rund 1.560 voll beladenen 40-Tonner-LKW
Aktenlagerung vs. Archivierung – was ist der Unterschied?
Lagerung ist nicht gleich Archivierung: Auf den ersten Blick klingen beide Begriffe ähnlich – schließlich geht es jeweils um das Aufbewahren von Unterlagen, Dokumenten und analogen Formaten. In der Praxis gibt es aber deutliche Unterschiede:
Lagerung
Bei der Lagerung geht es meist um eine kurzfristige Aufbewahrung.
Häufig geschieht das im Anschluss an ein Digitalisierungsprojekt: Die Originale werden für einen definierten Zeitraum eingelagert – zum Beispiel, bis eine datenschutzkonforme Vernichtung freigegeben wird.
Archivierung
Die Archivierung zielt auf eine langfristige, sichere Aufbewahrung ab – oft, um gesetzliche oder unternehmensinterne Anforderungen zu erfüllen. Im Zentrum steht nicht mehr die kurzfristige Nutzung, sondern Integrität, Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit über viele Jahre hinweg.
Weitere Infos zur digitalen und analogen Archivierung finden Sie in diesem Beitrag
Scan-on-Demand & kontinuierliche Digitalisierung
Nicht jede analoge Akte muss sofort digitalisiert werden. Ein praktischer Ansatz ist das Scan-on-Demand-Modell: Die Originaldokumente werden sicher eingelagert und erst dann gescannt, wenn sie tatsächlich gebraucht werden – zum Beispiel für eine Recherche.
So bleiben Sie flexibel und profitieren trotzdem von den Vorteilen der Digitalisierung. Sie behalten den Überblick über Ihren Aktenbestand, sparen wertvollen Platz und können bei Bedarf schnell und digital auf Informationen zugreifen.
Eine weitere Option ist die schrittweise Digitalisierung: Monat für Monat wird ein festgelegtes Aktenvolumen digitalisiert – ideal, wenn ein kontinuierliches Budget zur Verfügung steht oder große Bestände effizient abgebaut werden sollen.
Beide Modelle lassen sich auch kombinieren: Während bestimmte Akten sofort digitalisiert werden, erfolgt parallel eine schrittweise Aufarbeitung des übrigen Bestands. So entsteht ein Digitalisierungstempo, das sich Ihrer Situation anpasst.
Übrigens
Damit Sie bei der Auswahl des
richtigen Scan-Dienstleisters an alles denken:
Mit dieser praktischen Checkliste finden Sie gezielt den besten Anbieter für Ihr Scan-Projekt!
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Drei Lagerarten – maximal flexibel
Je nach Projektziel, Dokumentenart und Zugriffshäufigkeit kommen bei uns unterschiedliche Lagerkonzepte zum Einsatz. So wird sichergestellt, dass jedes Aktenvolumen optimal und sicher aufbewahrt wird.
Offene Lagerung (Ordner)
In der offenen Lagerung werden Aktenordner ohne Kartonierung in Regalsystemen gelagert. Diese Form eignet sich besonders für Bestände, auf die regelmäßig zugegriffen werden muss – etwa im Rahmen eines Scan-on-Demand-Modells.
Palettenlager
Für größere Aktenmengen, die seltener benötigt werden, ist die Lagerung in Archivkartons auf Europaletten eine platzsparende und effiziente Lösung. Die Paletten lassen sich flexibel bewegen und ermöglichen eine strukturierte Verarbeitung auch bei umfangreichen Projekten.
Kartonagenlager
Wenn eine Einzelverwaltung von Archivkartons erforderlich ist, kommen spezielle Kartonagenlager zum Einsatz. Hier werden Kartons ohne Paletteneinsatz gelagert – ideal für kleinere oder sensible Bestände mit individuellen Anforderungen an Zugriff und Nachverfolgbarkeit.
Ergebnis: Akten gelagert, Zugriff jederzeit möglich
Mit der Einlagerung im Hochsicherheitslager ist sichergestellt: Die Originalakten sind sicher, strukturiert und nachvollziehbar archiviert.
Je nach Bedarf stehen sie für spätere Prüfungen, Nachfragen oder ein schrittweises Scan-on-Demand-Modell zur Verfügung – jederzeit zugänglich, ohne dauerhaft Platz oder Ressourcen im eigenen Unternehmen zu binden.
Es muss nicht immer Lager sein
Nicht alle Unterlagen müssen dauerhaft aufbewahrt werden. Je nach rechtlicher Lage und Projektziel kann auch die datenschutzkonforme Vernichtung der Originalakten infrage kommen – etwa nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen oder bei ersetzender Digitalisierung.
Mehr dazu erfahren Sie in diesem Beitrag
So geht´s weiter
Sie möchten wissen, wie’s mit den Scan-Projekten weitergeht?
Im letzten Teil der Reihe zeigen wir, wie eine sichere & rechtskonforme Aktenvernichtung abläuft – Schritt für Schritt.
Die Serie
Scannen von analogen Unterlagen, Medien und ganzen Archiven ist die unverzichtbare Grundlage der Digitalisierung.
In unserer Blog-Serie zeigen wir, wie aus analog digital wird.
Mit spannenden Einblicken hinter die Kulissen der Digitalisierung und Infos, die Sie überraschen werden!
Übrigens…
…zum Thema “Von analog zu digital – Wie geht ein Scan-Projekt” gibt es auch spannende Folgen in unserem DI.talk-Podcast. Jetzt reinhören!
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