Scan-Lösungen
Von analog zu digital – Die Scan-Logistik
Lesedauer ca. 3 Min.
Wie läuft ein Scan-Projekt eigentlich ab? Im ersten Teil unserer Reihe erfahren Sie, warum Digitalisierung von Unterlagen & Archive nicht am Scanner beginnt, sondern schon in Ihrem Lager und worauf es bei der Logistik ankommt.
In diesem Artikel
Darum geht's
Sichere Logistik
Transport zum Verarbeitungsstandort
Vom Wareneingang direkt ins System
Ergebnis
So geht´s weiter
Darum geht’s
Digitalisierung beginnt nicht am Scanner – sondern an Ihrem Aktenschrank!
Bevor aus Papier und analogen Formaten digitale Daten werden, müssen die Unterlagen erst einmal sicher und systematisch auf den Weg gebracht werden.
In Teil 1 unserer Serie zeigen wir, wie unsere Logistik dafür sorgt, dass alles reibungslos läuft – von der Abholung bis zur sicheren Übergabe in den Scan-Prozess.
Sichere Logistik
Bevor mit der Digitalisierung begonnen werden kann, müssen die Unterlagen zu einem unserer Scanproduktions-Standorte transportiert werden.
Abholung durch das DI.UNIT-Logistikteam
In nahezu allen Fällen holt unser Logistikteam die Unterlagen direkt beim Kunden ab. Dabei übernehmen geschulte Mitarbeitende die sichere Verpackung. Auf Basis von Aktenliste wird genau festgehalten, welche Unterlagen in welches Transportbehältnis kommen – passend zur Aktenart und den Projektvorgaben.
Dabei stehen verschiedene Behältertypen zur Auswahl:
- Kartonagen:
Weniger sensible Dokumente wie Bauakten oder Verwaltungsunterlagen transportieren wir in stabilen, firmeneigenen Kartonagen – sicher, standardisiert und praxiserprobt. - Spezielle Transportbehälter:
Für sensible Unterlagen wie Personal- oder Vertragsakten setzen wir auf abschließbare Metallbehälter – feuersicher, wasserdicht und datenschutzkonform.
Auf Wunsch sorgen Sicherheitsverplombungen für zusätzlichen Schutz. Die Behälter bringen wir mit und befüllen sie direkt vor Ort.
Transport zum Verarbeitungsstandort
Sicher ans Ziel – ohne Umwege.
Wir setzen ausschließlich eigene Fahrzeuge mit festem Kofferaufbau ein. Jede Fahrt ist exklusiv für einen Kunden reserviert, d. h. nach Abholung fährt das Team direkt zum passenden Standort – ohne Umwege.
Dabei bleiben die Transporte nie unbeaufsichtigt!
Dafür sorgen wir mit durchdachter Planung – etwa durch den Einsatz von zwei Fahrern pro Tour. Unsere Logistik minimiert die Zeit zwischen Abholung und Ankunft – und erfüllt dabei höchste Sicherheits- und Datenschutzstandards.
Vom Wareneingang direkt ins System
Geschützt von Anfang an: Entladung in der Sicherheitsschleuse
Am Verarbeitungsstandort fährt das Fahrzeug direkt in eine geschützte Sicherheitsschleuse – klimatisiert und feuchtigkeitsreguliert. Ein Zwei-Tore-System gewährleistet zusätzliche Sicherheit im Schleusenbereich.
Die Entladung übernimmt unser geschultes Logistikteam direkt in der geschlossenen Schleuse.
Sichere Übernahme, klare Zuordnung, digitale Kontrolle
Nach der sicheren Entladung übernimmt der Wareneingang die Unterlagen und überführt sie ins firmeneigene Verarbeitungssystem.
Jede Verpackungseinheit erhält einen eindeutigen, kundenspezifischen Barcode – für lückenlose Nachverfolgbarkeit vom ersten Scan bis zur Archivierung oder datenschutzkonformen Vernichtung. So bleibt jedes Dokument sicher erfasst und nahtlos in den Digitalisierungsprozess eingebunden.
Übrigens
Damit Sie bei der Auswahl des
richtigen Scan-Dienstleisters an alles denken:
Mit dieser praktischen Checkliste finden Sie gezielt den besten Anbieter für Ihr Scan-Projekt!
Einfach hier downloaden:
Wie es mit den Unterlagen jetzt weitergeht, hängt vom Projektziel und Zeitplan ab:
Überführung in das Bereitstellungslager, wenn
- die weitere Verarbeitung zeitnah beginnen soll
- bestimmte Chargen priorisiert bearbeitet werden müssen
- ein Projekt unter einem besonders engen Zeitrahmen realisiert werden soll
Einlagerung in das Langzeitarchiv, wenn
- die Verarbeitung erst zu einem späteren Zeitpunkt vorgesehen ist
- die Unterlagen für das Scan-on-Demand-Verfahren geplant sind,
- die Akten zur reinen (Langzeit-)Archivierung bestimmt sind, d. h. nicht gescannt werden
- das Projekt vorübergehend pausiert wird
Ergebnis
Damit ist der erste Schritt im Digitalisierungsprozess ist abgeschlossen:
Die analogen Akten und Unterlagen wurden abgeholt, sicher transportiert, erfasst und für die weitere Verarbeitung vorbereitet.
So geht´s weiter
Sie möchten wissen, wie’s mit den Scan-Projekten weitergeht?
Die Serie
Scannen von analogen Unterlagen, Medien und ganzen Archiven ist die unverzichtbare Grundlage der Digitalisierung.
In unserer Blog-Serie zeigen wir, wie aus analog digital wird.
Mit spannenden Einblicken hinter die Kulissen der Digitalisierung und Infos, die Sie überraschen werden!
Übrigens…
…zum Thema “Von analog zu digital – Wie geht ein Scan-Projekt” gibt es auch spannende Folgen in unserem DI.talk-Podcast. Jetzt reinhören!
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