Scan-Lösungen
Von analog zu digital – Die Datenbearbeitung
Lesedauer ca. 3 Min.
Scannen allein reicht nicht! In Teil 4 der Reihe erfahren Sie, wie aus Papierbergen digitale Akten entstehen, die sich strukturiert weiterverarbeiten lassen – durch smarte Klassifizierung und clevere Datenerfassung.
In diesem Artikel
Darum geht's
Datenbearbeitung – was nach dem Scannen passiert
Dokumentenklassifizierung: Ordnung ins Digitale bringen
Datenerfassung: Was das Digitalisat wirklich nutzbar macht
Ergebnis: Aus digitalen Daten werden strukturierte Akten
Originalakten: Aufbewahren oder vernichten?
So geht´s weiter
Darum geht’s
Nach dem Scannen ist noch lange nicht Schluss!
Damit aus digitalen Informationen nutzbare Dokumente werden, braucht es einen weiteren wichtigen Schritt: die Datenbearbeitung.
In Teil 4 unserer Reihe werfen wir einen Blick auf das, was im Anschluss an den Scan passiert – und zeigen, wie gescannte Seiten zu digitalen Akten werden, die sich strukturiert weiterverarbeiten lassen.
Datenbearbeitung – was nach dem Scannen passiert
Nach dem Scan beginnt die sogenannte Datenbearbeitung – ein zentraler Schritt im Digitalisierungsprozess.
Sie sorgt dafür, dass aus gescannten Dokumenten strukturierte, nutzbare Informationen werden.
Die Datenbearbeitung umfasst dabei zwei Hauptbereiche:
- Dokumentenklassifizierung
- Datenerfassung
Beide sorgen gemeinsam dafür, dass digitale Akten entstehen, die sich zuverlässig auffinden, filtern und weiterverarbeiten lassen – etwa im Dokumentenmanagement-System (DMS) oder in digitalen Akten, wie Personalakten.
Dokumentenklassifizierung: Ordnung ins Digitale bringen
Die Dokumentenklassifizierung spielt vor allem bei strukturierten Aktenbeständen wie Personalakten eine zentrale Rolle. Der Kunde legt vorab fest, wie die einzelnen Dokumente innerhalb der digitalen Akte zugeordnet werden sollen, z. B. nach Kategorien wie Arbeitsverträge, Krankmeldungen oder Weiterbildungsnachweise.
Ein typisches Beispiel:
Zwar wird beim Scannen häufig jede Seite einzeln als PDF-Datei erfasst, etwa wenn zuvor Trennblätter eingelegt wurden (mehr Infos dazu gibt’s in diesem Beitrag).
Besteht ein Dokument aber aus mehreren Seiten, die im Original zusammengehörten (z. B. ein mehrseitiger Vertrag), werden diese digital wieder zu einer Einheit zusammengeführt.
Für die Klassifizierung wird bei DI.UNIT eine firmeneigene Softwarelösung eingesetzt, die u. a. mit Barcode-Erkennung arbeitet. Das ermöglicht eine automatische Zuordnung – etwa, wenn in der Aktenvorbereitung personenspezifische Barcode-Deckblätter verwendet wurden.
Die Basis für die digitale Struktur bildet stets das mit dem Kunden abgestimmte Klassifizierungsschema.
Es legt fest, wie die Dokumente später im System erscheinen – ob zur internen Bearbeitung, für Recherchen oder zur rechtskonformen Archivierung.
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Datenerfassung: Was das Digitalisat wirklich nutzbar macht
Die Datenerfassung ergänzt die Klassifizierung um technische und strukturelle Informationen. Sie sorgt dafür, dass jedes digitale Dokument:
- eindeutig benannt ist (z. B. nach Aktenzeichen, Ordnerrücken oder Laufnummern),
- in der richtigen Reihenfolge erscheint,
- und mit Zusatzinformationen (z. B. Metadaten) versehen ist, die die Weiterverarbeitung ermöglichen.
Besonders wichtig: Importdateien
Viele Systeme, etwa DMS-Lösungen, benötigen beim Import strukturierte Daten, z. B. Dateinamen, Dokumententypen oder Verknüpfungen zu Stammdaten. Diese Importdateien können automatisiert erstellt werden und ermöglichen einen schnellen, fehlerfreien Übergang der digitalisierten Unterlagen in die digitale Ablage.
Übrigens: Ein Teil der Datenerfassung beginnt bereits vor dem eigentlichen Scannen – etwa mit dem Einlegen von Patch-Blättern in der Aktenvorbereitung. Diese helfen, einzelne Dokumenteneinheiten automatisch zu trennen und später korrekt zuzuordnen.
Mehr spannende Infos lesen Sie in diesem Beitrag.
Ergebnis: Aus digitalen Daten werden strukturierte Akten
Mit der Datenbearbeitung endet die zentrale Verarbeitung der gescannten Akten. Was vorher einfach nur eingescannt war, ist jetzt:
- logisch strukturiert,
- korrekt benannt,
- mit Metadaten angereichert,
- und bereit für die digitale Weiterverarbeitung.
Damit ist der Weg bereitet für den nächsten Schritt im Scan- und Digitalisierungsprozess – die Übergabe an das Zielsystem.
Originalakten: Aufbewahren oder vernichten?
Was passiert mit den Originalakten, wenn alles digital vorliegt?
Das hängt vom Projekt ab – und von rechtlichen Vorgaben, Aufbewahrungsfristen oder individuellen Kundenwünschen. Mehr dazu in den nächsten beiden Teilen unserer Serie zur Lagerung und datenschutzkonformen Vernichtung.
So geht´s weiter
Sie möchten wissen, wie’s mit den Scan-Projekten weitergeht?
Die Serie
Scannen von analogen Unterlagen, Medien und ganzen Archiven ist die unverzichtbare Grundlage der Digitalisierung.
In unserer Blog-Serie zeigen wir, wie aus analog digital wird.
Mit spannenden Einblicken hinter die Kulissen der Digitalisierung und Infos, die Sie überraschen werden!
Übrigens…
…zum Thema “Von analog zu digital – Wie geht ein Scan-Projekt” gibt es auch spannende Folgen in unserem DI.talk-Podcast. Jetzt reinhören!
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