Akten-Archivierung
Für mehr (Frei)raum
Archive mit Papierdokumenten und anderen analogen Formaten belegen viel Platz, der knapp und teuer ist. Die konservierende Lagerung ist aufwendig und kostspielig.
Mit der Akten-Archivierung schaffen Sie Raum, sparen bares Geld und lagern Ihre wertvollen Bestände nachhaltig geschützt und sicher – Sie können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Vorteile der Akten-Archivierung:
Einsparung von Kosten
Mehr Platz
Geschützte Lagerung im Hochsicherheitsarchiv
Schutz vor Verlust Ihrer wertvollen Archivalien
Komfortable Digitalisierung mit Scan-on-demand
Warum Akten-Archivierung?
Papierdokumente, Mikrofilme und weitere Archivmedien fallen in allen Branchen, Abteilungen und Institutionen an. Verträge und Belege, Zeichnungen, Personal-, Bau- und Projektakten oder historische Dokumente – die Archiv-Berge wachsen weiter
Gründe für diese „Papier-Alpen“ sind vielfältig: Gesetzliche Aufbewahrungsfristen, Unsicherheit darüber, was vernichtet werden darf, Dokumentations. und Gewährleistungspflichten und vieles mehr.
Alles belegt Platz und kostet Geld – ohne dabei produktiv zu sein.
Mit der professionellen Lagerung Ihres Archivs…
- schaffen Sie sich Freiraum und entlasten Ihr Budget
- schützen Sie Ihre Dokumente sicher und nachhaltig
- lagern Sie Ihre Dokumente nach höchsten Sicherheits- und Konservierungsstandards
- sparen Sie Kosten, Zeit und können produktiver arbeiten
- haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Unterlagen
- können Sie aus verschiedenen Lageroptionen wählen – weil Personal-Dokumente einen anderen Zugriffsschutz erfordern als Bewirtungsbelege
So funktioniert die Akten-Archivierung
- Wir kümmern uns um die gesamte Abwicklung: von der Logistik über die Strukturierung und Verpackung der Unterlagen und dem geschützten Transport bis zur Lagerung der Akten im firmeneigenen Hochsicherheitsarchiv.
- Bei uns lagern Sie nahezu alle Arten von Akten, Dokumenten, Belegen, Zeichnungen, Mikrofilme und -fiches.
- Sie haben die Wahl zwischen verschiedenen Sicherheitsstufen, angepasst an die Art Ihrer Archivalien
- Höchste Standards bei Datenschutz und Datensicherheit sind garantiert – zertifiziert nach ISO IEC 27001 und DIN/ ISO 9001
- Profitieren Sie von Lagerung und Digitalisierung mit unseren
Scan-on-demand-Services
Professionelles Hochsicherheitsarchiv:
- Ganzflächige Videoüberwachung
- Modernste Sicherungs- und Brandschutzmaßnahmen
- Elektronische Zugangsbeschränkung auf autorisierte Mitarbeiter
- Ständige Überprüfung der klimatischen Bedingungen und der Luftfeuchtigkeit
Zertifizierte Sicherheit
Vertrauen Sie auf unsere höchste Prozessqualität, Datenschutz und Datensicherheit – zertifiziert nach ISO 27001 und ISO 9011
Lagern & digitalisieren –
Scan-on-demand-Service
Analoges lagern und mit den Informationen digital arbeiten – das geht ganz einfach mit unserem Scan-on-demand-Services. Sie haben immer Zugriff auf Ihre eingelagerten Unterlagen – und profitieren zudem noch von den Vorteilen der Digitalisierung.
Unsere Lösungen passen sich Ihren Anforderungen und Ihrem Budget flexibel an – mit schnellen Reaktions- und Verfügungszeiten für Ihre Dokumente.
Mehr zu unseren Scan-Lösungen erfahren Sie hier.
Oder kontaktieren Sie doch gleich unsere Digitalisierungsexperten!
So geht’s:
FAQ Akten-Archivierung
Hand aufs Herz: Stehen Sie manchmal auch vor den Regalmetern mit staubigen Aktenordnern und fragen sich, ob man den Platz nicht sinnvoller verwenden könnte?
Neben dem „Platzfraß“ und der zeitraubende Suche bedeutet ein eigenes Archiv auch viel Aufwand: Haben Sie Räume, und wenn ja, sind sie geeignet? Wie sieht es mit Brand- und Witterungssicherung oder Schutz gegen Schimmel- und Schädlingsbefall aus? Gibt es Zugangskontrollen?
Und die wichtigste Frage: Rechnet sich das Ganze?
Die Zeiten, in denen sich alle (Papier)Unterlagen direkt am Arbeitsplatz befinden mussten, sind vorbei. Mit der Digitalisierung ist der Zugriff von überall und jederzeit möglich.
Die Antwort ist also ein klares Ja! Akten-Archivierung lohnt sich, vor allem in Verbindung mit flexiblen Scan-on-demand-Lösungen.
Wie bei anderen Dienstleistungen auch, ist Akten-Archivierung Vertrauenssache. Deswegen sollte Ihnen der Dienstleister die Besichtigung der Einrichtungen ermöglichen. Fragen Sie dabei nach Konzepten und Sicherheitseinrichtungen. Auch wichtig: Kann der Dienstleister auf Ihre individuellen Zugriffsanforderungen eingehen? Bietet er einen Digitalisierungsservice?
Viele weitere wichtige Hinweise finden Sie in diesem Blogbeitrag
Ja. Wir bei DI.UNIT lagern Ihre Unterlagen im dokumentengerechten Hochsicherheitsarchiv. Die Lagerräume unterliegen höchsten Sicherheitsmaßnahmen, inklusive Zugangs- und Zugriffskontrollen und Überprüfung der klimatischen Bedingungen.
Sie können aus verschiedenen Sicherheitsstufen für Ihre Unterlagen wählen – denn sensible Personalunterlagen brauchen einen anderen Zugriffsschutz als Bewirtungsbelege.
Die Qualität unserer Prozesse und Verfahren ist nach ISO 27001 und ISO 9001 zertifiziert und wird regelmäßig überprüft.
Es gibt kaum Einschränkungen für die Lagerung Ihres Archivs. Wir können nahezu alle Arten von Akten, Dokumenten, Belegen, Zeichnungen, etc. einlagern. Beispiele sind:
- Personalakten
- Rechnungen
- Karten & Pläne
- Bauakten
- Mikrofilme & Mikrofiche
- Liegenschaftsakten
- Belege
- Kanzleiakten
Ob Bauakten, Pläne, Personalakte, Zeichnungen oder andere Unterlagen: Ihre Dokumente werden strukturiert, katalogisiert und zuverlässig sicher eingelagert. Mit onXline haben wir ein Tool entwickelt, das Ihnen die Recherche in Ihren eingelagerten Dokumenten zusätzlich erleichtert: Wie in einem Online-Shop können Sie die benötigten Dokumente in den Warenkorb legen und bestellen.
Ganz einfach mit unserem on-Demand-Service. Wenn Sie eines Ihrer eingelagerten Dokumente benötigen, meldet sich der von Ihnen autorisierte Mitarbeiter bei uns. Je nach Anforderung digitalisieren wir das gewünschte Dokument sehr zeitnah für Sie oder lassen es Ihnen per Post, beziehungsweise Expresslieferung zukommen.
Das übernehmen wir gerne! Mit unserem Scan-on-demand-Service sind Sie maximal flexibel – schnelle Reaktionszeiten garantiert.
Wir kümmern uns um die komplette Prozessabwicklung: Von der Logistik über die Strukturierung und Verpackung der Unterlagen bis zum Transport Ihres Archivs und der Einlagerung bei uns.
Schon auf dem Transportweg sind Ihre Unterlagen maximal geschützt:
- Durchführung aller Logistikleistungen ausschließlich von geschultem Personal
- Schriftliche sowie fotografische Protokollierung jedes Arbeitsschrittes
- Kontinuierliche GPS-Verfolgung der Transportfahrzeuge
- Verwendung von sicher verplombten Fahrzeugen aus dem eigenen Fuhrpark
- Zusätzlicher Aktenschutz durch Verwendung verplombter Dokumentencontainer
Digitalisierung gelungen!
Diese Kunden profitieren von der Akten-Archivierung
