Scan-Lösungen
Von analog zu digital – Aktenvernichtung
Lesedauer ca. 5 Min.
Bitte nicht wegwerfen! Im letzten Teil unserer Reihe geht es um die sichere, gesetzeskonforme Vernichtung von Papierdokumenten – und darum, warum man sie nicht einfach in den Müll werfen darf.
In diesem Artikel
Darum geht's
Originale nach dem Scannen – behalten, lagern oder vernichten?
Aktenvernichtung nach der Digitalisierung – was ist erlaubt?
Rücklieferung oder Einlagerung – was passiert, wenn nicht vernichtet wird?
Zwei Wege zur sicheren Aktenvernichtung
Schutzklassen & Sicherheitsstufen – wie sicher ist sicher?
Abschließen, was man begonnen hat – und zwar richtig
So geht´s weiter
Darum geht’s
Im letzten Teil unserer Reihe stand die Lagerung und Archivierung im Fokus – eine wichtige Möglichkeit nach der Digitalisierung.
Doch oft ist Aufbewahren gar nicht nötig: Unter bestimmten Voraussetzungen dürfen Papierakten datenschutzkonform vernichtet werden.
Im Folgenden erfahren Sie, wann das erlaubt ist, wie der Prozess abläuft und welche Sicherheitsstandards dabei eingehalten werden müssen.
Originale nach dem Scannen – behalten, lagern oder vernichten?
Nach dem Scannen ist die Digitalisierung abgeschlossen – zumindest digital. Denn was passiert mit den analogen Originaldokumenten? Diese Frage stellt sich in jedem Projekt aufs Neue. Die Antwort hängt von mehreren Faktoren ab: den rechtlichen Rahmenbedingungen, individuellen Vorgaben des Kunden und der Art der Dokumente.
In der Praxis gibt es drei Möglichkeiten: Die Akten werden vernichtet, zurück geliefert oder eingelagert. Welche Option gewählt wird, wird frühzeitig abgestimmt – immer mit Blick auf Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und Projektsicherheit.
In diesem Beitrag geht es um die Aktenvernichtung: Wann ist sie erlaubt? Welche Verfahren gibt es? Und wie lässt sich der gesamte Prozess sicher, transparent und regelkonform gestalten?
Aktenvernichtung nach der Digitalisierung – was ist erlaubt?
In vielen Digitalisierungsprojekten ist die Aktenvernichtung fest eingeplant, vor allem, wenn die Scans TR-RESISCAN-konform erstellt wurden und als rechtsgültige Ersatzdokumente gelten.
Unter bestimmten Voraussetzungen dürfen die Originale dann entsorgt werden.
Ganz automatisch geht das nicht: Originalurkunden oder Ausweise sind in der Regel von der Vernichtung ausgenommen. Welche Unterlagen bleiben, wird im Vorfeld gemeinsam festgelegt und dokumentiert.
Verbindliche Testphase
Bevor der Schredder läuft, gibt es immer eine Zwischenphase: Die Originale bleiben noch einige Monate eingelagert. In dieser Zeit kann der Kunde Stichproben ziehen und Scans mit den Originalen vergleichen. Erst nach schriftlicher Freigabe erfolgt die datenschutzkonforme Vernichtung durch einen zertifizierten Fachbetrieb.
Was bedeutet „TR-RESISCAN“?
TR-RESISCAN ist eine Richtlinie des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).
Sie beschreibt, wie Papierdokumente rechtssicher digitalisiert werden müssen, damit das Original danach vernichtet werden darf – der sogenannte ersetzende Scan.
Rücklieferung oder Einlagerung – was passiert, wenn nicht vernichtet wird?
Nicht alle Unternehmen oder Organisationen entscheiden sich für die Vernichtung der Originalakten. Manchmal ist eine interne Vorgabe, manchmal besteht weiterhin ein praktischer Nutzen für die Papierform.
In solchen Fällen gibt es zwei Alternativen: Rücklieferung oder Einlagerung.
Rücklieferung
Wenn die Unterlagen zurück ins Unternehmen gehen sollen, erfolgt das vollständig und geordnet – genau so, wie es vorab abgestimmt wurde. Besondere Dokumente wie Pläne, Urkunden oder sensible Beilagen werden auf Wunsch gesondert gekennzeichnet oder verpackt.
Einlagerung
Wer sich noch nicht entscheiden möchte oder schlicht keinen Platz für die Unterlagen hat, kann den Aktenbestand nach dem Digitalisieren bei uns einlagern – kurzfristig oder langfristig. Diese Lösung reduziert den logistischen Aufwand und lässt gleichzeitig alle Optionen offen.
(Hinweis:
Ausführliche Informationen zur Lagerung finden Sie in diesem Beitrag
Zwei Wege zur sicheren Aktenvernichtung
Wenn sich ein Unternehmen für die datenschutzkonforme Vernichtung der Originalakten entscheidet, stehen grundsätzlich zwei Verfahren zur Auswahl – beide erfüllen höchste Sicherheitsstandards und werden projektbezogen abgestimmt.
- Vernichtung per Sammelcontainer:
Die Akten werden in einem verschlossenen Großcontainer innerhalb eines gesicherten Bereichs gesammelt. Der volle Container wird von einem zertifizierten Entsorgungsunternehmen abgeholt und auf dessen Gelände maschinell geschreddert.
Diese Variante eignet sich besonders für Dokumente mit geringerer Schutzklasse (z. B. Schutzklasse 2 oder 3 gemäß DIN 66399). - Mobiles Aktenvernichtungsfahrzeug
Für besonders sensible Daten kommt ein spezielles Schredderfahrzeug zum Einsatz. Die Sicherheitsbehälter mit den Akten werden vor Ort von autorisiertem Personal direkt in das Schneidwerk entleert – gemäß DIN 66399, Schutzklasse 3, Sicherheitsstufe P-4.
Übrigens
Damit Sie bei der Auswahl des
richtigen Scan-Dienstleisters an alles denken:
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Schutzklassen & Sicherheitsstufen – wie sicher ist sicher?
Nicht jede Akte braucht denselben Schutz. Wie sensibel Dokumente sind und wie stark sie beim Schreddern zerkleinert werden müssen, regelt in Deutschland die Norm DIN 66399.
Sie unterscheidet zwischen Schutzklassen (was wird vernichtet?) und Sicherheitsstufen (wie stark wird vernichtet?).
Schutzklassen – was enthält das Dokument?
Die Schutzklasse zeigt, wie vertraulich der Inhalt ist. Daraus ergibt sich, welche Sicherheitsvorkehrungen nötig sind.
Schutzklasse 1
Normaler Schutzbedarf: Interne Unterlagen ohne besondere Vertraulichkeit. Eine Rekonstruktion wäre unkritisch.
Schutzklasse 2
Erhöhter Schutzbedarf, z. B. personenbezogene Daten oder vertrauliche Projektdokumente. Ein Missbrauch wäre nachteilig.
Schutzklasse 3
Hoher Schutzbedarf, z. B. sensible personenbezogene Daten, Behördenakten oder geheime Verträge. Eine Wiederherstellung muss ausgeschlossen sein.
Sicherheitsstufen – wie fein wird geschreddert?
Für Papierdokumente gilt: Je höher die Sicherheitsstufe (P1–P7), desto kleiner die Partikel nach dem Schreddern.
In den meisten Projekten im Mittelstand reicht Sicherheitsstufe P-3 oder P-4 aus – kombiniert mit den passenden Schutzklassen.
- P-2: normale Dokumente (ca. 6 mm Streifen)
- P-3: vertrauliche Daten (ca. 2 mm × 60 mm Partikel)
- P-4: sensible personenbezogene Daten (ca. 4 mm × 40 mm)
- P-5 bis P-7: besonders schutzbedürftige oder geheime Inhalte (bis zu 1 mm × 5 mm)
Abschließen, was man begonnen hat – und zwar richtig
Der letzte Karton ist gescannt, die letzten Daten sind geprüft – das Digitalisierungsprojekt ist abgeschlossen. Fast. Denn was passiert nun mit den Originalakten?
Diese Frage klingt nach einem Nebenschauplatz, ist aber entscheidend: Rückgabe, Lagerung oder Vernichtung – jede Option hat Konsequenzen für Datenschutz, Organisation und Zukunftsplanung. Deshalb lohnt es sich, auch diesen letzten Schritt bewusst zu gehen.
Wir beraten Sie gerne zu den Möglichkeiten und passenden Optionen.
So geht´s weiter
Mit diesem Beitrag endet unsere Serie „Von analog zu digital“.
Sechs Einblicke in die Praxis, sechs Kapitel, die zeigen: Digitalisierung ist mehr als nur Scannen.
Wer sich auf diesen Weg macht, gewinnt nicht nur digitale Dokumente – sondern auch Zukunftsfähigkeit, Platz und mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben.
Konnten Sie für Ihr Unternehmen oder Organisation Impulse mitnehmen? Wir freuen uns über Ihr Feedback, Ihre Fragen und Ihre Projekte – gerne per Mail an digital-now@di-unit.de
Die Serie
Scannen von analogen Unterlagen, Medien und ganzen Archiven ist die unverzichtbare Grundlage der Digitalisierung.
In unserer Blog-Serie zeigen wir, wie aus analog digital wird.
Mit spannenden Einblicken hinter die Kulissen der Digitalisierung und Infos, die Sie überraschen werden!
Übrigens…
…zum Thema “Von analog zu digital – Wie geht ein Scan-Projekt” gibt es auch spannende Folgen in unserem DI.talk-Podcast. Jetzt reinhören!
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