Die Papierakten für Ihre Projekte nehmen auch ganze Regalmeter ein? Sie und das Projektteam brauchen ewig, um Informationen zu finden? Was für eine Verschwendung von Platz, Zeit und Ressourcen!
Schaffen Sie jetzt Ordnung im Papierchaos!
mit Lösungen für die professionelle Digitalisierung Ihrer Projektakten
mit Services für die Archivierung Ihrer Originale
mit Software für maximale Transparenz und reibungslose Zusammenarbeit
Wie einfach das geht, erfahren Sie hier!
Ihre perfekte digitale Projektakte
Projekte leben von der Zusammenarbeit verschiedener Teams, oft aus unterschiedlichen Organisationen und an mehreren Standorten. Klar, dass Papierakten die transparente und effiziente Projektarbeit massiv behindern!
Mit der Digitalisierung Ihrer Papierbestände
sparen Sie Zeit, Geld und Nerven
sorgen Sie für Transparenz, minimieren Fehler und stärken die Zusammenarbeit in verteilten Teams
können Sie und Ihr Team einfach Informationen suchen und schnell finden
Wir sind Ihr Partner für den gesamten Scan-Prozess: Von Abholung bis zur datenschutzkonformen Vernichtung.
Lagern
Wir lagern Ihre analogen Unterlagen – absolut geschützt in unserem firmeneigenen Hochsicherheitsarchiv
Diese Kunden arbeiten bereits erfolgreich digital
„Die Lösungen von DI.UNIT haben uns bei unseren Maßnahmen zur Digitalisierung einen erheblichen Schritt nach vorn gebracht.“
Projektverantwortliche bei den Wolfsburger Entwässerungsbetrieben
„Mit der Digitalisierung von häufig benötigten technischen Plänen, Fotodokumentationen sowie der Einlagerung von über 2.000 Akten konnten wir Platz und Zeit gewinnen.“
Georg Litzel, Development Engineer MAN Energy Solutions
Infos und Know-how zur digitalen Projektakte
Umfassende Infos rund um Scan und Archivierung Ihrer Projektakten: Spannende Podcastfolgen, informative Blogbeiträge und Erfahrungsberichte aus dem echten (Digitalisierungs)Leben!
FAQ – Fragen & Antworten zur digitalen Projektakte
Welche Vorteile hat die digitale Projektakte?
Digitale Projektakten haben zahlreiche Vorteile – besonders bei der in Projekten so typischen Arbeit in verteilten Teams!
Transparenz Alle Projektdokumente können überall aufgerufen und mobil bearbeitet werden – egal ob aus dem Büro, von unterwegs oder aus dem Homeoffice.
Finden statt suchen Informationen werden dank Verschlagwortung und Volltextsuche in Sekunden gefunden.
Ort- und Zeitunabhängig Alle Projektdokumente können überall aufgerufen und mobil bearbeitet werden – egal ob aus dem Büro, von unterwegs, aus dem Homeoffice oder aus einer anderen Zeitzone.
Platzersparnis Teurer Raum für Papierarchive kann anderweitig genutzt werden.
Schutz vor Verlust Daten digitaler Projektakten können nahezu kostenneutral mehrfach und an verschiedenen Orten gespeichert werden. Das schützt nachhaltig vor Verlust und Elementarrisiken wie Feuer oder Wasser.
Schnelle Reaktionszeiten Informationen aus digitalen Projektakten werden für Teammitglieder, Dienstleister und Prüfern in Sekunden bereitgestellt, egal von welchem Standort.
Durchgängiges Format Digitale Projektakten machen Schluss mit hybrider Informationsverwaltung auf Papier und elektronischen Dateien.
Zukunftssicherheit Mit digitalen Projektakten kann auch noch nach Jahren einfach auf Informationen zugegriffen werden.
Kann jede Projektakte gescannt werden?
Ja, wenn es ein Profi macht! Projektakten sind zumeist sehr umfangreich und bestehen aus unterschiedlichen Medien und Formaten, wie Plänen, Listen, Zeichnungen. Scandienstleister müssen entsprechend technisch mit diesen Anforderungen umgehen können.
In unseren professionellen Scan-Zentren an zwei Standorten in Deutschland arbeiten wir mit modernster Hardware:
Durchlaufscanner
Großformatscannern für Pläne, Zeichnungen uvm., auch größer DIN A0.
Auflicht-Systeme für empfindliche Vorlagen
Scanner für Sonderformate, wie Mikrofilm oder Dias
Neben der passenden Hardware haben wir die Erfahrungen aus Hunderten Digitalisierungsprojekten, geschultes Fachpersonal und jahrzehntelanges Know-how.
Neben unterschiedlichen Medienformaten und -größen, ist die korrekte Ordnung in einer Projektakte entscheidend. Diese Ordnung und Logik der Unterlagen muss bei der Digitalisierung unbedingt eingehalten werden, damit das Team weiterhin effizient mit den Akten arbeiten kann.
Zudem ist natürlich der Vollständigkeit des Scans extrem wichtig – keine Information, kein Detail auf Zeichnungen oder in Texten darf verloren gehen.
Wir von DI.UNIT arbeiten mit einem bewährten Prozess zur Zusammenführung der Unterlagen. Unser geschultes Fachpersonal überprüft mit spezieller Software die Vollständigkeit und Qualität der Scans.
Ich möchte meine Projektunterlagen einlagern. Wie geht das?
Es gibt gute Gründe, warum Papierakten aufbewahrt werden müssen, Dokumentations-und Gewährleistungspflichten, gesetzliche Bestimmungen, Unsicherheit darüber, was vernichtet werden darf und vieles mehr. Akten müssen also gelagert werden, aber nicht unbedingt bei Ihnen!
So funktioniert die Akten-Archivierung:
Wir kümmern uns um die gesamte Abwicklung: von der Logistik über die Strukturierung und Verpackung der Unterlagen und dem geschützten Transport bis zur Lagerung der Akten im firmeneigenen Hochsicherheitsarchiv.
Bei uns lagern Sie nahezu alle Arten von Akten, Dokumenten, Belegen, Zeichnungen, Mikrofilme und -fiches.
Sie haben die Wahl zwischen verschiedenen Sicherheitsstufen, angepasst an die Art Ihrer Archivalien.
Höchste Standards bei Datenschutz und Datensicherheit sind garantiert – zertifiziert nach ISO IEC 27001 und DIN/ ISO 9001.
Sie profitieren Sie von der optionalen Kombination der Lagerung und Digitalisierung mit unseren Scan-on-demand-Services
Sind meine Dokumente sicher?
Auch wenn Sie Ihre analogen Projektakten aktuell nicht benötigen – sie sollen sicher und geschützt aufbewahrt werden. Das ist sowohl wichtig, wenn Ihre Dokumente „nur“ zum Scannen zwischengelagert werden, als auch bei der Langzeitarchivierung. In unserem Hochsicherheitsarchiv sind Ihre Originale buchstäblich auf der sicheren Seite:
Ganzflächige Videoüberwachung
Modernste Sicherungs- und Brandschutzmaßnahmen
Elektronische Zugangsbeschränkung auf autorisierte Mitarbeiter
Ständige Überprüfung der klimatischen Bedingungen und der Luftfeuchtigkeit
Verschiedene Sicherheitsstufen für Ihre Unterlagen – sensible Personalunterlagen brauchen einen anderen Zugriffsschutz als Bewirtungsbelege.
Zertifizierung der Qualität unserer Prozesse und Verfahren nach ISO 27001 und ISO 9001 und regelmäßige Überprüfung.
Wie kann ich meine digitalen Daten verwalten?
Der Scan Ihrer Projektakten ist der erste – und wichtigste! – Schritt in die Digitalisierung. Um aber komplett von den digitalen Daten zu profitieren, braucht es Systeme, um diese zu verwalten und Informationen schnell und einfach zu finden.
Mit unseren Dokumentenmanagement- und Workflow-Systemen:
legen Sie Ihre digitalen Projektakten revisions-und zukunftssicher ab
ermöglichen standortübergreifende Zusammenarbeit
schützen Sie die Informationen vor unberechtigtem Zugriff
und profitieren noch von vielen weiteren Vorteilen des digitalen Arbeitens.
