Scan-Lösungen
Scan-Services: Digital, sicher & zukunftsfähig!
Schluss mit Papierchaos: Unsere Scan-Lösungen machen Akten, Ordner und Archive digital verfügbar – rechtssicher, jederzeit zugänglich und perfekt in Ihre Prozesse integriert
So sichern Sie die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens und Ihrer Organisation!
Was sind Scan-Lösungen?
Scan-Lösungen und Scan-Services umfassen die professionelle Digitalisierung von Dokumenten und kompletten Archiven für Wirtschaft und Verwaltung.
Sie sparen Platz, reduzieren Kosten und ermöglichen schnellen, sicheren Zugriff auf Informationen.
Vorteile
Steigerung der Produktivität
Mehr wertvoller Platz
Schutz vor Datenverlust
Basis für mobiles Arbeiten
Schneller Zugriff auf Infos
Einfach durchstarten mit unseren Scan-Services
Mit unseren Scan-Lösungen digitalisieren wir Ihre Archive, Akten und Dokumente schnell, sicher und gesetzeskonform.
Ihre Vorteile:
- Transparenz: Sie behalten jederzeit den Überblick über alle Dokumente und Vorgänge.
- Integration: Sie schaffen die Basis für weitere Digitalisierungsschritte.
- Rechtssicherheit: Sie erfüllen einfach rechtliche Anforderungen wie DSGVO oder GoBD.
Setzen Sie bei der Digitalisierung
auf zertifizierte
Qualität & Informationssicherheit –
von Profis mit jahrzehntelanger Erfahrung.
Scannen – So funktioniert’s
Digitale Akten, Unterlagen und Dokumente sind die Basis für effiziente Abläufe und Zukunftssicherheit Ihres Unternehmens und Ihrer Verwaltung.
Unsere Scandienstleistungen sind genau auf Sie zugeschnitten und umfassen:
- Beratung, Sichtung & Vorbereitung
- Transport & Verpackung
- Aufbereitung
- Digitalisierung / Scannen
- Indizierung, Schrifterkennung & Datenkomprimierung
- Archivierung / datenschutzkonforme Vernichtung
In unserer Blogreihe zeigen wir Schritt für Schritt, wie ein professioneller Scanprozess funktioniert.
So sieht der Scanprozess in der Praxis aus: Werfen Sie im Video einen Blick hinter die Kulissen
Video: In sechs Schritten durch den Scan-Prozess
Schnell & flexibel digital – Scan-on-demand-Service
Unsere Scan-on-Demand Services passen sich Ihrem Bedarf und Budget an – mit schnellen Reaktionszeiten und digitalem Zugriff, wenn Sie ihn brauchen.
Ihre Optionen:
- Modell 1: Originale werden sicher eingelagert und nur bei Bedarf digitalisiert – z. B. für Recherchen.
- Modell 2: Schrittweise Digitalisierung mit festem Monatsvolumen – ideal für kontinuierliche Budgets oder große Bestände.
- Kombination: Sofort benötigte Akten werden direkt gescannt, der Rest parallel schrittweise aufgearbeitet.
So bestimmen Sie das Digitalisierungstempo selbst – flexibel, sicher und kosteneffizient.
Digitalisierung gelungen!
Erfolgreich digitalisiert: Kundenprojekte mit Scan-Lösungen
FAQ Scan-Lösungen
Für Unternehmen, Verwaltungen, Behörden, Bibliotheken, Museen, Kultur-, Forschungs- und Bildungseinrichtungen – kurz: für alle Unternehmen und Organisationen, die Ihre analogen Archive, Bestände und Dokumente digitalisieren lassen möchten, unabhängig von Branche oder Größe
Kurze Antwort: Ja. Wir führen jeden Schritt im Scan-Prozess unter strengsten Sicherheitsvorkehrungen durch. Auch unsere Produktions- und Archivräume unterliegen höchsten Sicherheitsmaßnahmen, inklusive Zugangs- und Zugriffskontrollen. Moderne Scan-Verfahren gewährleisten einen geschützten Umgang mit vertraulichen Unterlagen. Datenschutz. Rechtliche Vorgaben wie DSGVO oder GoBD werden berücksichtigt. Die Qualität unserer Prozesse und Verfahren ist nach ISO 27001 und ISO 9001 zertifiziert und wird regelmäßig überprüft und unsere Mitarbeitenden sind entsprechend geschult.
Beim Scan von Akten, Unterlagen, Dokumenten, Kulturgut und Datenträgern gibt es kaum Einschränkungen. Wir scannen alle Formate und Größen, einschließlich Kleinstformaten und Übergrößen. Beispiele sind:
- Personalakten
- Rechnungen
- Karten & Pläne
- Bauakten
- Bücher (auch großformatige)
- Mikrofilme & Mikrofiche
- Fotos & Dias
- Liegenschaftsakten
- Belege
- Kanzleiakten
Beim Scan-on-Demand werden nur die Dokumente digitalisiert, die Sie aktuell benötigen – der Rest bleibt sicher im Archiv und wird erst bei Bedarf eingescannt. So sparen Sie Kosten, Platz und haben trotzdem schnellen Zugriff auf wichtige Unterlagen.
Es gibt zwei Modelle:
- sichere Einlagerung mit Digitalisierung bei Bedarf,
- oder eine schrittweise Digitalisierung mit festem Monatsvolumen.
Beide Varianten lassen sich kombinieren.
Entscheidend bei der Auswahl eines Scan-Dienstleisters sind vor allem Ihre Ansprüche und Ihr Bedarf:
- Wie viele unterschiedliche Formate möchten Sie scannen
- Sind weitere Bearbeitungsschritte nötig, z. B. Texterkennung?
- Wie wichtig ist Ihnen die Logistik?
- Was möchten Sie mit den digitalen Daten zukünftig verwenden?
- Wie wichtig ist Ihnen die Qualität der erzeugten Daten?
- Sollen die analogen Unterlagen zwischengelagert oder archiviert werden?
Achten Sie in jedem Fall auf Erfahrung, Qualitätssicherung, Datenschutz und zertifizierte Prozesse. Ein guter Anbieter bietet transparente Abläufe und berät zu individuellen Anforderungen.
Hört sich komplizierter an, als es ist:
Diese Checkliste unterstützt Sie dabei, den Scan-Dienstleister zu finden, der zu Ihnen passt.
Bei Kulturgut aus Archiven, Museen oder Bibliotheken handelt es sich oft um streng vertrauliche, empfindliche oder für den Forschungsbereich unverzichtbare Unikate, die mit höchster Sorgfalt digitalisiert und aufbewahrt werden müssen.
Wir haben jahrzehntelange Erfahrung im Umgang mit diesen wertvollen Archivalien. Unsere speziell geschulten Mitarbeitenden wissen, worauf es dabei ankommt.
Mit den modernen Scannern für unterschiedlichste Formate, von der Landkarte über Fotos und Kirchenbüchern bis zu Mikrofiches, digitalisieren wir schonend und in optimaler Qualität – zertifiziert nach ISO 27001 und ISO 9011.
Und wenn Sie bei sich Platz schaffen möchten: In unserem
Hochsicherheitsarchiv sind Ihre Archivalien sicher und geschützt.
Die Kosten hängen von Umfang, Dokumentenarten und gewünschtem Digitalisierungsgrad ab. Hinzu kommen eventuelle weitere Serviceleistungen wie (Zwischen)Lagerung.
Gerne erstellen wir Ihnen ein unverbindliches Angebot – sprechen Sie uns einfach an.
Ja, Sie können Ihre analogen Akten auch nach der Digitalisierung sicher einlagern, archivieren und bei Bedarf im Original zurückerhalten.
Auf Wunsch übernehmen wir auch die datenschutzkonforme Vernichtung der Unterlagen, mit Nachweis und nach den geltenden gesetzlichen Vorgaben.
Wir die Lagerung und Archivierung abläuft, erfahren Sie in diesem Beitrag
Ja, ich möchte mit Scan-Lösungen durchstarten
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von HubSpot. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr Informationen
Gut vorbereitet ins Digitalisierungsprojekt
Mit unserer kostenlosen Checkliste zur Auswahl des richtigen Scan-Dienstleisters behalten Sie alle wichtigen Kriterien im Blick – von Sicherheit über Qualität bis Service.
