DocuWare IDP
KI, die Ihre Dokumente wirklich versteht
Weniger manuelle Erfassung, mehr Tempo im Prozess: DocuWare IDP liest Dokumente mit KI automatisch aus und bringt die richtigen Daten in den passenden Workflow.
Wie viel Zeit und Geld kostet Ihr Dokumentenmanagement wirklich?
Rechnungen, Lieferscheine, Verträge oder Bewerbungen:
Viele Dokumente müssen noch immer manuell geprüft, zugeordnet und
übertragen werden.
Das kostet Zeit, bindet Ihr Team und erhöht das Risiko für Fehler.
Besonders wenn täglich viele Dokumente verarbeitet werden müssen.
Genau hier setzt KI-gestützte Dokumentenverarbeitung an.
Denn diese typischen Ausbremser kennen Sie doch auch:
Was ist KI-gestützte Dokumentenverarbeitung (IDP)?
Etwa 80 Prozent aller Unternehmensdaten liegen unstrukturiert vor: als E-Mails, PDFs, Scans oder handschriftliche Notizen. Herkömmliche Dokumentenmanagement-Systeme kommen damit kaum zurecht, denn sie erkennen Zeichen, aber verstehen keinen Kontext.
IDP geht einen entscheidenden Schritt weiter. Intelligent Document Processing kombiniert optische Zeichenerkennung mit Künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen. Das Ergebnis: ein System, das Dokumente nicht nur liest, sondern versteht, unabhängig vom Format, Layout oder Zustand des Originals.
KI im Dokumentenmanagement: Der Effekt in Zahlen
Was IDP leistet
Diese IDP-Features machen aus einfacher Texterkennung echte KI-gestützte automatisierte Dokumentenverarbeitung.
Splitting
Stapelscans automatisch trennen
IDP erkennt automatisch, wo ein Dokument endet und das nächste beginnt, ohne Trennseiten oder Barcodes.
Klassifizierung
Dokumenttypen automatisch erkennen
Rechnung, Lieferschein, Vertrag: IDP ordnet jedes Dokument der richtigen Kategorie zu und startet den passenden Workflow.
Extraktion
Relevante Daten präzise auslesen
Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant: IDP liest die richtigen Felder heraus, auch aus schlechten Scans oder zerknitterten Originalen.
Handschriftenerkennung
Auch handschriftliche Angaben erfassen
Formulare, Lieferscheine, Notizen: IDP erkennt handschriftliche Einträge zuverlässig und macht sie als Indexdaten nutzbar.
So profitieren Sie von IDP
KI im Einsatz: IDP-Anwendungsfälle
70 % weniger Aufwand bei der Rechnungsbearbeitung
IDP liest Rechnungsdaten automatisch aus und übergibt sie direkt ans ERP, ohne manuelles Abtippen.
Eingehende Dokumente automatisch verteilen
Briefe, E-Mails, Formulare: IDP erkennt den Dokumenttyp und leitet ihn sofort an den richtigen Ansprechpartner oder Workflow weiter.
Personalakten in 2 statt 30 Minuten verarbeiten
Verträge, Zeugnisse, Nachweise — IDP erfasst und klassifiziert neue Unterlagen automatisch und legt sie revisionssicher ab.
Fristen erkennen, bevor sie zum Problem werden
IDP liest Laufzeiten und Kündigungsfristen aus Verträgen aus und macht sie im System such- und auswertbar. So verpassen Sie keinen Termin mehr.
Die Dokumenten-KI IDP kennenlernen
Interaktive Tour
Sie möchten testen, wie sich DocuWare IDP “anfühlt”?
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Dokumentenverarbeitung neu gedacht: Intelligente Automatisierung mit KI
→ zum Download„DocuWare IDP hilft uns, zeitaufwändige, monotone Routinearbeiten durch automatisierte Prozesse zu ersetzen. Aufgrund der Lernfähigkeit der künstlichen Intelligenz wird die Erkennungsquote kontinuierlich im laufenden Prozess gesteigert. Für die Mitarbeitenden in der Verwaltung ist dies eine deutliche Zeitersparnis."
FAQ zur IDP & KI in der Dokumentenverarbeitung
KI, Intelligent Processing, Klassifizierung, Extraktion, alles automatisch? Viele Begriffe und Fragen, die auftauchen, bevor es an die Einführung von DocuWare IDP geht. Wir sorgen für Klarheit.
Intelligent Document Processing, kurz IDP, ist KI-gestützte Dokumentenverarbeitung. Die Technologie erkennt Dokumenttypen, liest relevante Informationen aus und übergibt die Daten strukturiert an nachgelagerte Systeme oder Workflows.
So werden Dokumente nicht nur digital abgelegt, sondern automatisch verarbeitet. Aus einer eingehenden Rechnung werden zum Beispiel Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag und Datum erkannt und für den Freigabeprozess bereitgestellt.
DocuWare IDP verarbeitet nahezu alle gängigen Dokumenttypen: Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, HR-Dokumente, Formulare, Briefe und mehr, gedruckt wie handschriftlich, strukturiert wie unstrukturiert.
Auch Dokumente schlechter Qualität (zerknittert, fleckig, schlecht gescannt) werden zuverlässig erkannt und verarbeitet.
IDP lohnt sich, wenn Dokumente regelmäßig Zeit binden, Medienbrüche verursachen oder manuelle Eingaben zu Fehlern und Verzögerungen führen. Das betrifft vor allem Unternehmen, die viele Eingangsrechnungen, Verträge, Bestellungen, Personalunterlagen oder Formulare bearbeiten.
Ob sich IDP im konkreten Fall rechnet, hängt vom Dokumentenvolumen, dem manuellen Aufwand, den beteiligten Systemen und dem gewünschten Automatisierungsgrad ab. Deshalb ist eine Prozessanalyse vor der Einführung sinnvoll.
Ja. DocuWare IDP kann in bestehende DocuWare-Umgebungen integriert und über Schnittstellen an weitere Geschäftsanwendungen angebunden werden. Dazu zählen zum Beispiel ERP-, CRM-, HR- oder Finanzsysteme.
Welche Integration sinnvoll ist, hängt vom jeweiligen Prozess ab: Welche Daten werden benötigt? In welchem System sollen sie weiterverarbeitet werden? Welche Freigaben oder Prüfungen sind erforderlich? Diese Fragen klären wir vor der technischen Umsetzung.
DocuWare IDP ist für den Einsatz in datenschutzsensiblen Unternehmensprozessen ausgelegt. Im Projekt prüfen wir gemeinsam, welche Anforderungen für Ihren konkreten Anwendungsfall gelten.
Dazu gehören unter anderem Datenverarbeitung, Berechtigungen, Speicherort, Löschfristen, Zugriffskonzepte und vertragliche Grundlagen. So wird die Lösung passend zu Ihren Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen eingerichtet.
DocuWare IDP erreicht Erkennungsraten von 95–97 % und wird mit weiterem Training kontinuierlich genauer. Unsichere Werte können markiert, zur Prüfung vorgelegt oder über definierte Regeln kontrolliert werden. So bleibt der Prozess automatisiert, ohne die fachliche Kontrolle zu verlieren.
OCR erkennt Text in Bildern, Scans oder PDFs und macht ihn maschinenlesbar. IDP geht mehrere Schritte weiter: Die KI erkennt zusätzlich, um welche Art von Dokument es sich handelt, welche Informationen relevant sind und wohin diese Daten weitergeleitet werden sollen. Zudem lernt sie mit jedem erfassten Dokument.
Ein Beispiel: OCR liest den Text einer Rechnung aus. IDP erkennt die Rechnung als Rechnung, findet Rechnungsnummer, Lieferant, Betrag und Fälligkeitsdatum und übergibt diese Informationen an den passenden Workflow.
IDP eignet sich besonders für Prozesse, in denen regelmäßig viele Dokumente eingehen und Daten bisher manuell übertragen werden. Typische Einsatzbereiche sind der digitale Rechnungseingang, die Verarbeitung von Lieferscheinen, Personalunterlagen, Verträgen, Formularen oder Kundenkorrespondenz.
Der größte Nutzen entsteht dort, wo Dokumente häufig ähnlich aufgebaut sind, viele Pflichtfelder geprüft werden müssen oder Informationen schnell in andere Systeme und Workflows übernommen werden sollen.
Nein. DocuWare IDP arbeitet mit KI-Modellen und ist nicht auf starre Vorlagen je Lieferant oder Dokumentenlayout angewiesen. Standardisierte Dokumenttypen können mit vortrainierten Modellen verarbeitet werden.
Bei speziellen Anforderungen lassen sich Modelle anpassen oder trainieren. So kann die Lösung auch mit unterschiedlichen Layouts, wechselnden Formaten und neuen Dokumentvarianten umgehen.
Am Anfang steht die Analyse Ihrer bestehenden Dokumentenprozesse. Wir prüfen, welche Dokumente eingehen, welche Daten benötigt werden, welche Systeme beteiligt sind und wo heute manuelle Aufwände entstehen.
Anschließend definieren wir geeignete Dokumenttypen, Datenfelder und Workflows. Danach konfigurieren und trainieren wir DocuWare IDP, testen die Erkennung im realen Prozess und begleiten Sie bis zum Go-live und darüber hinaus. Ziel ist eine Lösung, die nicht nur technisch funktioniert, sondern im Arbeitsalltag spürbar entlastet.
Bereit für KI in Ihren Dokumentenprozessen?
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Gemeinsam Potenziale erkennen
Wir schauen uns gemeinsam an, welche Dokumente heute Zeit kosten, wo manuelle Eingriffe entstehen und wie IDP in Ihre bestehenden Systeme passt.
Unverbindlich, praxisorientiert und mit dem Blick für Ihren Mehrwert.
