Digitale Personalakte
Personalakten digitalisieren & effizient arbeiten
Ob Papierakten, verstreute digitale Dokumente oder bereits teilweise digitalisierte Ablagen: Mit einer zentralen digitalen Personalakte schaffen Sie eine klare Struktur für Ihre Personaldokumente und erleichtern die tägliche Personalarbeit.
Das kennen Sie doch auch
Personalunterlagen sind vorhanden, aber Informationen zu finden, sicher bereitzustellen und einheitlich zu organisieren kostet unnötig Zeit.
- Lange Suchzeiten in Papierakten und Dateiablagen
- Dokumente verteilt auf Ordner, E-Mails und verschiedene Systeme
- Zugriffsrechte schwer überschaubar oder uneinheitlich geregelt
- Fristen und sensible Unterlagen müssen manuell im Blick behalten werden
Die digitale Personalakte schafft eine zentrale, strukturierte Grundlage für die tägliche Personalarbeit.
Was ist eine digitale Personalakte?
Eine digitale Personalakte bündelt die zu einem Arbeitsverhältnis gehörenden Dokumente zentral und strukturiert in einem digitalen System.
Berechtigte finden Informationen schneller, Zugriffe lassen sich über Rollen und Rechte steuern und wiederkehrende HR-Abläufe können digital unterstützt oder automatisiert werden.
Wo stehen Sie bei der digitalen Personalakte?
Der Weg zur digitalen Personalakte sieht nicht in jedem Unternehmen gleich aus. Finden Sie heraus, wo Sie heute stehen und welcher nächste Schritt sinnvoll ist.
Personalakten überwiegend auf Papier
Personalunterlagen liegen hauptsächlich in Ordnern und Aktenschränken. Informationen müssen manuell gesucht werden, der Zugriff ist an den Standort gebunden und Berechtigungen lassen sich nur schwer steuern. Fristen werden manuell überwacht.
Digital, aber verteilt
Viele Dokumente liegen bereits digital vor – als Scan, Datei oder E-Mail. Sie verteilen sich jedoch auf unterschiedliche Ablagen und Systeme. Es fehlt eine gemeinsame Struktur für Zugriff, Suche und weitere Abläufe.
Zentrale digitale Personalakte
Personaldokumente werden zentral und strukturiert bereitgestellt. Rollen und Zugriffsrechte lassen sich gezielt steuern, Informationen schnell finden und wiederkehrende HR-Abläufe digital unterstützen oder automatisieren.
Was bringt eine zentrale digitale Personalakte?
Eine zentrale Ablage schafft vor allem eines: weniger Aufwand bei der täglichen Arbeit mit Personaldokumenten. Informationen sind strukturiert verfügbar und Abläufe lassen sich einfacher organisieren.
Informationen schneller finden
Personaldokumente liegen strukturiert an einem zentralen Ort. Berechtigte müssen Informationen nicht mehr in Ordnern, E-Mails oder verschiedenen Ablagen zusammensuchen.
Zugriffe klar steuern
Rollen und Berechtigungen legen fest, wer auf welche Dokumente zugreifen darf. So lassen sich unterschiedliche Zuständigkeiten in der Personalarbeit gezielt abbilden.
Abläufe einfacher organisieren
Wiederkehrende Aufgaben rund um Personaldokumente können digital unterstützt oder automatisiert werden. Das reduziert manuelle Zwischenschritte und schafft klarere Abläufe.
Vorhandene Unterlagen zusammenführen
Papierakten, Scans und bereits digital entstandene Dokumente lassen sich in einer gemeinsamen Struktur zusammenführen. Sie müssen also nicht bei null anfangen.
Checkliste digitale Personalakte
In 10 Schritten zur digitalen Personalakte
Unsere Checkliste führt kompakt durch die wichtigsten Schritte – von der Bestandsaufnahme bis zur strukturierten digitalen Personalakte.
Checkliste herunterladenSo unterstützen wir Sie auf dem Weg zur digitalen Personalakte
Ob Papierakte, Dateiablage, E-Mail oder bereits vorhandenes HR-System: Der Einstieg beginnt mit Ihren vorhandenen Unterlagen. Daraus entsteht Schritt für Schritt eine zentrale und strukturierte digitale Akte. Wir unterstützen Sie.
Bestehende Unterlagen übernehmen
Wir starten mit dem, was bereits da ist. Digitale Dokumente können übernommen und vorhandene Papierakten bei Bedarf durch unseren Scanservice digitalisiert und aufbereitet werden.
→ Mehr zu unseren Scan-Lösungen
Digitale Personalakte aufbauen
Mit DocuWare schaffen wir eine zentrale, strukturierte Ablage für Ihre Personaldokumente. Rollen und Zugriffsrechte lassen sich passend zu Ihren Anforderungen abbilden.
→ Mehr zu DocuWare
In bestehende Abläufe integrieren
Die digitale Personalakte soll zu Ihrer Arbeitsweise passen. Deshalb betrachten wir bestehende Systeme und Prozesse mit und binden DocuWare dort ein, wo es sinnvoll ist. Auch weiterführende digitale Workflows können darauf aufbauen.
→ jetzt mit der digitalen Personalakte startenMehr Wissen zur digitalen Personalakte
Von Grundlagen und Aufbewahrungsfragen bis zur praktischen Einführung: Hier finden Sie weiterführende Beiträge und einen Podcast rund um die digitale Personalakte.
Personalakte digital: So behalten Sie Fristen & Datenschutz im Griff
Welche Unterlagen gehören in die Personalakte, welche Fristen spielen eine Rolle und was ist beim Datenschutz zu beachten? Der Beitrag gibt einen kompakten Überblick.
→ Beitrag lesenDigitale Personalakte: Der einfache 10-Punkte-Plan zur Digitalisierung
Von den Zielen über Software und Zugriffsrechte bis zum Umgang mit vorhandenen Papierakten: zehn Punkte für die Vorbereitung und Umsetzung.
→ Beitrag lesenSo funktioniert die digitale Personalakte
In dieser DI.talk Folge geht es darum, warum digitale Personalakten längst kein Nice-to-have mehr sind, sondern eine notwendige Grundlage moderner HR-Arbeit.
→ Podcast-Folge anhörenFAQ – Fragen & Antworten zur digitalen Personalakte
Eine digitale Personalakte ist grundsätzlich möglich. Welche Anforderungen bei Aufbewahrung, Datenschutz und Originaldokumenten gelten, hängt von der jeweiligen Dokumentart und dem konkreten Einsatz ab. Zugriffe sollten über ein Rollen- und Rechtekonzept geregelt werden. Konkrete rechtliche Fragen sollten Sie mit Ihrer Rechts- oder Datenschutzberatung klären.
Zugriffe sollten auf die Personen beschränkt sein, die sie für ihre Aufgaben benötigen. Ein Rollen- und Rechtekonzept legt fest, wer welche Dokumente sehen oder bearbeiten darf. Die konkrete Ausgestaltung hängt von Ihrer Organisation und den jeweiligen Dokumentarten ab.
Ein DMS ermöglicht ein feingranulares Rollen- und Rechtekonzept, das den Zugriff dokumentiert und einschränkt.
Die Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich je nach Dokumentart. Eine einheitliche Frist für die gesamte Personalakte gibt es daher nicht.
Details und eine Übersicht der wichtigsten Fristen finden Sie in unserem Beitrag zu Fristen & Datenschutz.
Konkrete rechtliche Fragen sollten Sie mit Ihrer Rechts- oder Datenschutzberatung klären.
Ein strukturierter Einstieg gelingt am besten schrittweise: Bestand sichten, Zielstruktur festlegen, Software auswählen und Rollen sowie Zugriffsrechte definieren. Papierbestände können bei Bedarf anschließend digitalisiert werden.
Ja, ich möchte meine Personalakten digitalisieren!
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Mehr InformationenIhr Kontakt
Marcel Heck / Sales Manager Software
Gemeinsam den passenden Weg finden
Wir schauen uns zusammen an, wie Ihre Personalaktenverwaltung heute aufgebaut ist, wo typische Brüche entstehen und welche nächsten Schritte sinnvoll wären. Unverbindlich, strukturiert und auf Ihre Situation bezogen.
