E-Rechnung & Digitale Rechnungsverarbeitung
E-Rechnung – jetzt die Pflicht einfach umsetzen
Papier war gestern – jetzt kommt die E-Rechnungspflicht und die digitale Buchhaltung.
Boosten Sie ihr Business – machen Sie aus der Pflicht zur elektronischen Rechnung den entscheidenden Digitalisierungsvorteil für Ihr Unternehmen!
Die Infos und Lösungen zur E-Rechnungspflicht 2025 gibt’s hier.
E-Rechnungspflicht – darum geht’s
Es ist es soweit: Die E-Rechnungspflicht kommt!
- Ab Anfang 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können
- ab 2026 müssen Unternehmen zudem auch elektronische Rechnungen erstellen und versenden können
Grundlage dafür ist das Wachstumschancengesetz
Die 3 wichtigsten Fragen & Antworten zu E-Rechnungen
Eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die auf einem strukturierten Datenformat basiert, wie zum Beispiel XML. Bei einer E-Rechnung werden die Rechnungsdaten in diesem strukturierten Format elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet.
Nein, ein PDF ist keine E-Rechnung, denn ein PDF ist kein strukturiertes Dateiformat, das maschinell ausgelesen werden kann. PDF-Dokumente enthalten ausschließlich unstrukturierte Daten. Auch Bilddateien oder eingescannte Papierrechnungen sind somit keine E-Rechnungen.
Die E-Rechnungspflicht gilt für Unternehmen im B2B-Bereich (Business-to-Business), einschließlich Kleinunternehmer.
In 5 einfachen Schritten zur E-Rechnung
Mit diesem Guide stellen Sie mühelos auf elektronische Rechnungen um!
E-Rechnungspflicht – Ihre Chance für bessere Prozesse
Machen Sie aus der E-Rechnungspflicht eine Tugend – nutzen Sie die Chance zur Umstellung auf digitale Rechnungsverarbeitung.
Sie schaffen Transparenz, Platz und gewinnen Zeit für das Wichtigste: Ihr Geschäft!
Intelligente Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) unterstützen Sie bei der erfolgreichen Digitalisierung Ihres Unternehmens. Ein DMS, wie DocuWare, ist das Werkzeug, um ineffiziente, papierbasierte Prozesse abzuschaffen und Ihre Organisation in die digitale Zukunft zu führen.
Ihre Vorteile der E-Rechnung und digitaler Rechnungsverarbeitung:
Senken Sie Ihre Kosten
Kein Papierhandling mehr – vom Ausdrucken über das Kuvertieren bis zum Postversand. Das spart viel Zeit, die für wichtigere Dinge investiert werden kann. Sie benötigen keine Aktenschränke, Ordner und teuren Archivraum mehr und verabschieden sich vom zeitfressenden Sortieren, Abheften und Suchen. Geringere Kosten für Büromaterial und Porto. Papier, Toner, Umschläge, Briefmarken und Maschinen werden nicht mehr benötigt.
Schaffen Sie mehr Sicherheit & beugen Sie Risiken vor
Mit digitalen Rechnungsprozessen entstehen keine Eingabe- und Kopierfehler mehr, denn die Rechnungsdaten werden automatisch ausgelesen. Mit der Rechteverwaltung eines DMS kontrollieren Sie den Zugriff auf vertrauliche und sensible Daten. Zudem können Sie Ihre Dokumente und Daten einfach an verschiedenen Orten außerhalb des Unternehmens aufbewahren und sie vor Verlust schützen.
Arbeiten Sie reibungslos in verteilten Teams
Mit einem DMS greifen Sie und Ihr Team schnell, sicher und von überall auf Geschäftsdokumente zu – egal ob im Büro, Homeoffice oder auf externen Terminen. Rechnungen können auch unterwegs oder im Homeoffice geprüft und freigegeben werden.
Entlasten Sie Ihr Team & sorgen Sie für höhere Zufriedenheit
Mit softwaregestützten digitalen Rechnungen wird Ihr Unternehmen moderner und attraktiver. Monotone Arbeitsschritte entfallen, Ihr Team hat mehr Zeit für wichtige Aufgaben. Nicht zuletzt sparen Sie sich das Öffnen der Umschläge, das Stempeln, Kopieren und Verteilen. Kürzere Durchlaufzeiten durch hohe Automatisierung – von der Prüfung bis zur automatischen Verbuchung
Mehr zur E-Rechnung erfahren
Umfassende Infos rund um die E-Rechnung und die digitale Rechnungsverarbeitung:
Spannende Podcastfolgen, informative Video-Guides und Erfahrungsberichte aus dem echten (Digitalisierungs)Leben!
FAQ – Fragen & Antworten zur E-Rechnung
Strukturierte Daten, XML. ZUGFeRD, Datenmodelle und PDF – alles klar?
Viele Begriffe und Fragen, die zu klären sind, bevor es für Sie an die Einführung der digitalen Rechnungen gehen kann. Wir sorgen für Durchblick!
Eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die im Gegensatz zur Papierrechnung auf einem strukturierten Datenformat basiert, wie zum Beispiel XML. Anders als bei einer Papierrechnung oder einem PDF-Dokument werden Rechnungsinhalte in einem maschinenlesbaren Datensatz dargestellt. Dies ermöglicht eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge
Die E-Rechnung muss dem europäischen Rechnungsstandard EN16931 entsprechen. Das bedeutet, eine E-Rechnung muss ein strukturiertes elektronische Format haben und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Ein Bild, z. B. eine .jpg- oder .pdf-Datei , ist also keine E-Rechnung.
Als E-Rechnungen zugelassen sind aktuell:
- ZUGFeRD-Rechnungen ab Version 2.0.1
- XRechnungen
Das ZUGFeRD-Format basiert auf einer PDF/A-Datei, die mit einer XML-Datei kombiniert wird. Auch die XRechnung basiert auf einem XML-basierten Datenmodell. Diese Formate werden von den Finanzbehörden derzeit ausdrücklich anerkannt, andere Formate sind jedoch auch möglich.
Zunächst: Die Umstellung auf E-Rechnungen ist kein Hexenwerk! Mit den richtigen Werkzeugen kann der Umstieg in wenigen Wochen gelingen. Bei der Umstellung auf die E-Rechnung sollten Sie in überschaubaren Schritten vorgehen.
Tipps und einen einfachen Fünf-Schritte-Plan finden Sie in unserem Leitfaden:
Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht verfolgt der Gesetzgeber sowohl auf nationaler als auch auf europäischer Ebene mehrere Ziele:
- Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug: Die EU plant die Einführung eines Meldesystems für elektronische Rechnungen, um Umsatzsteuerlücken zu schließen. Dieses System, genannt ViDA, soll den Mehrwertsteuerbetrug effektiver bekämpfen.
- Effizienzsteigerung durch Digitalisierung: Elektronische Formate ermöglichen eine durchgehend digitale Bearbeitung der Rechnungen von der Erstellung bis zur Zahlung. Unternehmen profitieren von verkürzten Durchlaufzeiten, optimierter Verarbeitung und Einsparungen beim Rechnungsversand.
- EU-weite Harmonisierung: Die EU-Richtlinien 2010/45/EU und 2014/55/EU sowie das Wachstumschancengesetz in Deutschland zielen darauf ab, einheitliche Standards für elektronische Rechnungen zu schaffen und den Übergang zur Digitalisierung zu erleichtern.
- Umweltschutz: Die digitale Rechnung reduziert den Papierverbrauch und schont somit die Umwelt.
Die E-Rechnungspflicht gilt ab dem 1. Januar 2025 im B2B-Bereich (Business-to-Business). Das bedeutet, dass Unternehmen, die untereinander Geschäfte tätigen, ab dem Jahr 2025 verpflichtet sind, elektronische Rechnungen empfangen zu können.
Papierrechnungen werden dann nicht mehr bevorzugt, und die Zustimmung des Empfängers für den Erhalt von EN16931-konformen E-Rechnungen ist nicht mehr erforderlich. Für den Versand von E-Rechnungen gibt es Übergangsfristen, die am 1. Januar 2028 enden.
Die automatische Verarbeitung von E-Rechnungen bringt Unternehmen viele Vorteile:
- Kein Papierhandling mehr – vom Ausdrucken über das Kuvertieren bis zum Postversand. Das spart viel Zeit, die für wichtigere Dinge verwendet werden kann.
- Geringere Kosten für Büromaterial und Porto. Papier, Toner, Umschläge, Briefmarken und Frankiermaschinen werden nicht mehr benötigt.
- Bei Eingangsrechnungen sparen Sie Zeit für das Öffnen der Umschläge, das Stempeln, Kopieren und Verteilen.
- Keine Eingabefehler mehr, denn die Rechnungsdaten werden automatisch ausgelesen.
- Kürzere Durchlaufzeiten durch hohe Automatisierung – von der Prüfung bis zur automatischen Verbuchung, dadurch schnellere Bearbeitung und zufriedenere Lieferanten
- Zudem werden Skontofristen sicher eingehalten – Skonto wird nicht mehr verschenkt
- Rechnungen können auch unterwegs oder im Homeoffice geprüft und freigegeben werden, das schafft eine höhere Flexibilität und zufriedenere Mitarbeitende
Diese Aufzählung ist sicher nicht abschließend. Die Pflicht zur E-Rechnung bietet Unternehmen also große Chancen, die den Aufwand der Einführung um ein Vielfaches überwiegen.
Die gesetzlichen Grundlagen zur Einführung der E-Rechnung in Deutschland sind vielfältig:
- Die EU-Richtlinie 2010/45/EU zur Änderung der gemeinsamen Rechnungsstellungsvorschriften.
- Das Steuervereinfachungsgesetz 2011.
- Die EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen.
- Das Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland.
- Die E-RechV über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes.
E-Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD können auf verschiedene Weise übertragen werden, um eine sichere und effiziente elektronische Kommunikation zwischen den Geschäftspartnern zu gewährleisten. Hier sind einige gängige Methoden:
- E-Mail: E-Rechnungen können als Anhang per E-Mail versendet werden.
- DE-Mail: Für die Übertragung von elektronischen Rechnungen kann auch DE-Mail verwendet werden, ein Dienst für den sicheren und nachweisbaren elektronischen Dokumenten- und Nachrichtenversand
- PEPPOL: Das PEPPOL-Netzwerk (Pan-European Public Procurement Online) ermöglicht den grenzüberschreitenden Austausch von E-Rechnungen und anderen Geschäftsdokumenten innerhalb Europas.
- Webupload oder manuelle Eingabe: Einige Systeme bieten die Möglichkeit, E-Rechnungen über eine Web-Oberfläche hochzuladen oder manuell einzugeben.
- Datenaustauschdienste: Unternehmen können spezialisierte Dienste nutzen, um E-Rechnungen sicher zu übertragen und zu empfangen. Diese Dienste können auch zusätzliche Funktionen wie die Konvertierung zwischen verschiedenen Formaten bieten.
Diese Übertragungsmethoden ermöglichen es, dass die Rechnungen schnell und ohne Medienbrüche zwischen den Systemen der Geschäftspartner ausgetauscht werden können. Die Wahl der Methode hängt von den individuellen Anforderungen des Unternehmens und den Präferenzen des Rechnungsempfängers ab. Es ist wichtig, dass die gewählte Methode den gesetzlichen Anforderungen entspricht und die Integrität sowie die Authentizität der Rechnungen gewährleistet.
Ja, es gibt einige Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht in Deutschland. Hier sind die wichtigsten Ausnahmen:
- Kleinunternehmer: Unternehmen, die als Kleinunternehmer gelten, sind von der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung ausgenommen. Kleinunternehmer sind solche, die im Vorjahr einen Umsatz von weniger als 22.000 Euro hatten und im laufenden Jahr voraussichtlich ebenfalls unter dieser Grenze bleiben.
- Technische Unzumutbarkeit: Falls die technischen Voraussetzungen für die elektronische Rechnungsstellung für ein Unternehmen unzumutbar sind (z. B. aufgrund veralteter IT-Systeme), kann eine Ausnahme beantragt werden.
- Empfängerpräferenz beim Übergang: Wenn der Rechnungsempfänger ausdrücklich darauf besteht, Papierrechnungen zu erhalten, muss der Leistende diesem Wunsch zunächst noch nachkommen. Die Präferenz für Papierrechnungen nimmt jedoch schrittweise ab und ist ab dem 1. Januar 2028 nicht mehr zulässig, da ab diesem Datum alle Unternehmen E-Rechnungen versenden müssen.
- Geringfügige Beträge: Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von weniger als 250 Euro können auch weiterhin in Papierform ausgestellt werden.
- Bestimmte Branchen: In einigen Branchen oder für bestimmte Geschäftsvorgänge können spezielle Regelungen gelten. Hierzu zählen beispielsweise Land- und Forstwirte, die unter bestimmten Voraussetzungen auch weiterhin Papierrechnungen verwenden dürfen.
Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Somit entfällt die Priorität der Papierrechnung.
Ein Jahr später, also ab dem 1. Januar 2026, muss jedes Unternehmen auch selbst E-Rechnungen erstellen und versenden können.
Bis Ende 2026 dürfen noch weiterhin Papierrechnungen versendet werden, während dann PDF-Dokumente nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden dürfen.
Die Sicherstellung der Korrektheit und Fehlerfreiheit von E-Rechnungen ist von entscheidender Bedeutung, um reibungslose Geschäftsprozesse zu gewährleisten. Hier sind einige bewährte Praktiken:
- Validierung der Rechnungsdaten: Überprüfen Sie die Rechnungsdaten auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Felder ausgefüllt sind, einschließlich der Steuernummer, der Rechnungsnummer, des Rechnungsdatums und der Leistungsbeschreibung.
- Verwendung von Standards: Nutzen Sie die vorgeschriebenen Standards wie XRechnung oder ZUGFeRD, um strukturierte Informationen zu übermitteln. Diese Standards erleichtern die automatische Verarbeitung und Validierung der Daten.
- Plausibilitätsprüfung: Führen Sie eine Plausibilitätsprüfung durch, um offensichtliche Fehler zu erkennen. Überprüfen Sie beispielsweise, ob die Rechnungssumme korrekt berechnet wurde und ob die Mehrwertsteuer richtig ausgewiesen ist.
- Automatisierte Validierungstools: Verwenden Sie automatisierte Tools zur Validierung von E-Rechnungen. Diese können auf Syntaxfehler, fehlende Pflichtfelder und andere Probleme hinweisen.
- Abgleich mit Bestellungen und Lieferungen: Vergleichen Sie die Rechnungsdaten mit den Bestellungen und Lieferungen. Stellen Sie sicher, dass die gelieferten Waren oder Dienstleistungen mit der Rechnung übereinstimmen.
- Digitale Signaturen: Verwenden Sie digitale Signaturen, um die Authentizität und Integrität der Rechnungsdaten zu gewährleisten. Digitale Signaturen können Manipulationen verhindern.
- Schulung der Mitarbeitenden: Sensibilisieren Sie Ihr Team für die Bedeutung korrekter E-Rechnungen. Schulungen können dazu beitragen, menschliche Fehler zu minimieren.
- Archivierung: Archivieren Sie die E-Rechnungen gemäß den gesetzlichen Anforderungen. Eine ordnungsgemäße Archivierung ermöglicht die spätere Überprüfung und Nachvollziehbarkeit.
Die Aufbewahrungsfrist für E-Rechnungen in Deutschland beträgt zehn Jahre. Das bedeutet, dass Unternehmen elektronische Rechnungen genauso lange archivieren müssen wie analoge Papierrechnungen. Die Frist beginnt mit dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde. Entscheidend ist der Zeitpunkt der Belegerstellung. Daher ist es wichtig, die E-Rechnungen sorgfältig zu speichern und sicherzustellen, dass sie für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist zugänglich sind.
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Sascha Geerds / stellv. Geschäftsführer WAZ Niedergrafschaft
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