So finden Sie gezielt den besten Scandienstleister für Ihr Projekt

In diesem Artikel

Die praktische Checkliste
1. Sicherheit und Datenschutz haben beim Scannen höchste Priorität
2. Anforderungsgerechte Scanqualität
3. Full Service
4. DSGVO eingebaut
5. Einhaltung der Compliance
6. Zertifizierte Qualität & Datensicherheit
7. Transparente Preise
8. Referenzen

Dokumente scannen, Akten und Ordner digitalisieren: Scanservice-Unternehmen befreien Sie von teuren Papierablagen, schaffen Platz und helfen Ihnen, wertvolle Zeit bei der Suche nach Dokumenten und Informationen zu sparen – kurz: Scanservice-Unternehmen unterstützen Sie auf Ihrem Weg in der Digitalisierung.
Bei der Auswahl des richtigen Scanservice-Dienstleisters kommt es auf eine Vielzahl von Kriterien an, z. B. auf Qualität, Sicherheit und nicht zuletzt auf Ihre individuellen Anforderungen.

Die nachfolgenden Kriterien sind entscheidend, um den Scanservice-Anbieter zu finden, der zu Ihnen passt.

Die praktische Checkliste

1. Sicherheit und Datenschutz haben beim Scannen höchste Priorität

Die Sicherheit Ihrer Dokumente und Daten muss bei einem Scandienstleister eine herausragende Bedeutung haben. Zudem muss ein Scandienstleister umfangreiche Maßnahmen ergriffen haben, um die Verfügbarkeit, die Vertraulichkeit und die Integrität Ihrer Dokumente und Daten sicherzustellen.

Verschaffen Sie sich vor Ort ein Bild und besuchen Sie potenzielle Scanservice-Unternehmen. Achten Sie darauf, dass der Zugang zum Gebäude und der Zugang zu den Scanarbeitsplätzen durch Zutrittskontrollen geschützt sind. Lassen Sie sich die Sicherheitsorganisation und die entsprechenden technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten detailliert erläutern.

2. Anforderungsgerechte Scanqualität

Ein wichtiges Kriterium für die Bewertung eines Scanservice-Unternehmens ist die Qualität der Scans.
Die Ansprüche, die an digitale Abbilder von Papierdokumenten, Aktenordnern, Mappen, Büchern, Dias oder Filmen gestellt werden, sind natürlich abhängig vom Original.
Sie werden an die Datei eines Reisekostenbeleges andere Ansprüche stellen als an den Scan eines historischen Buches oder einer historischen Karte.
Um optimale Ergebnisse zu erreichen, kommt es auf die richtige Technik und Know-how an. Je nach Dokumententyp, Verwendungszweck und Format der zu digitalisierenden Originale muss Ihr zukünftiger Scandienstleister verschiedene Scantechniken und Scanner im Aufsicht- oder Durchlaufverfahren im Einsatz haben.

Last but not least muss der Dienstleister sicherstellen, dass auch wirklich jedes Dokument gescannt wird und keine Informationen verloren gehen. Dies ist insbesondere beim “ersetzenden Scannen” (Originale werden nach der Digitalisierung vernichtet) unabdingbar und muss im Scanprozess permanent überprüft werden.

3. Full Service

Ein Scan-Projekt kann Zeit in Anspruch nehmen und komplexer sein, als man zunächst geplant hat. So ist es wichtig, dass die Zusammenarbeit mit dem Dienstleister reibungslos funktioniert und er über die eigentliche Scandienstleistung hinaus weitere Services anbietet.
Bei der Auswahl sollten Sie darauf achten, dass der Dienstleister flexibel auf Kundenanforderungen eingehen und Ihnen einen umfassenden Service bieten kann.
Dieser Service sollte die komplette Prozesskette umfassen, von der Abholung der Originaldokumente bis zur Aufbereitung und Übergabe der digitalen Dateien.

4. DSGVO eingebaut

Wenn Sie Scanservices an einen externen Dienstleister outsourcen, müssen Sie eine Vielzahl von Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) beachten.
Die meisten zu digitalisierenden Papierunterlagen enthalten personenbezogene Daten. So sind Scandienstleister “Auftragsverarbeiter” im Sinne der DSGVO. Deswegen müssen in Bezug auf den Datenschutz entsprechende Regelungen schriftlich vereinbart werden („Vertrag zur Auftragsverarbeitung” /  Art. 28 (3) DSGVO). Sonst riskieren Sie und der Ihr Dienstleister hohe Bußgelder.

Professionelle Scandienstleister werden Sie auf diese Verpflichtung hinweisen!

5. Einhaltung der Compliance

Im Geschäftsbetrieb ist es selbstverständlich, dass rechtlichen Vorgaben (Compliance) eingehalten werden. Doch welche Vorgaben sind für ein Scandienstleistungsunternehmen relevant? Besonders die Steuergesetzgebung und die Finanzbehörden stellen hohe Anforderungen an die digitale Buchführung und Verarbeitung von Belegen.
Wir können an dieser Stelle keine Rechtsberatung geben, auf einige Punkte sollten Sie als Auftraggeber aber in jedem Fall achten.

• Anzuwenden sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
  Unternehmen, die gegen diese Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten verstoßen, riskieren, dass die Ordnungsmäßigkeit ihrer Buchführung beanstandet wird. In solchen Fällen können die Finanzbehörden Sanktionen verhängen und Steuern schätzen.
  
• Die GoBD enthalten entsprechende Vorgaben an eine digitale Buchführung. So ist in Punkt 9.2 der GoBD ( „Elektronische Aufbewahrung“) der Qualitätsanspruch an das Scanverfahren definiert. Ebenso gibt es die Forderung nach Verfahrensdokumentation des Scanprozesses (Punkt 9.3 der GoBD „Elektronische Erfassung von Papierdokumenten“).
  Wenn Original-Dokumente nach dem Scannen vernichtet werden sollen, empfiehlt es sich zudem, die technische Richtline 03138 “Ersetzendes Scannen (TR-RESISCAN)” heranzuziehen.

6. Zertifizierte Qualität & Datensicherheit

Scandienstleister sollten ihre Prozesse nach branchen- und bereichsspezifischen Normen steuern und nach international bewährten Methoden stetig optimieren. So stellen sie eine gleichbleibend hohe Qualität ihrer Scandienstleistung und ein hohes Sicherheitsniveau bei der Verarbeitung von Daten und im Umgang mit Informationen sicher.

Die einschlägigen Normen für Unternehmen, die Scanservices anbieten, sind die ISO 9001:2015 im Bereich Qualitätsmanagement, die ISO/IEC 27001 bei der Informationssicherheit oder die TR-RESISCAN beim ersetzenden Scannen. Diese Normen geben Scandienstleistern eine Anleitung, wie bei der Prozessstrukturierung und -steuerung vorzugehen ist und wie man Prozesse optimieren kann.

Scan- und Digitalisierungsunternehmen, die Ihre Organisation nach diesen Normen ausgerichtet haben und von unabhängigen Institutionen (z. B. TÜV, DEKRA) entsprechend zertifiziert sind, bieten ein entsprechend hohes Qualitäts- und Sicherheitsniveau.

7. Transparente Preise

Ein umfassender Full-Service, gut ausgebildete Mitarbeitende und ein hohes Niveau bei Qualität und Datensicherheit verursachen entsprechende Kosten.
Somit sollte der Preis allein nicht das ausschlaggebende Kriterium bei der Auswahl eines Scanservice-Unternehmens sein.

Wenn Sie Angebote einholen, sollten diese vergleichbar sein und die erbrachten Leistungen strukturiert und übersichtlich darstellen. Die Abrechnung von Scandienstleistungen erfolgt üblicherweise mit einem Blattpreis. Zusätzliche Services, z. B. der Transport oder die Erfassung von Metadaten werden separat ausgewiesen.

8. Referenzen

Wenn Sie im Hinblick auf die Scanqualität, den Service, die Informationssicherheit und das Preis-Leistungs-Verhältnis einen guten Eindruck gewonnen haben, bitten Sie das Scanservice-Unternehmen nach Referenzen für Ihren Anwendungsfall und entsprechenden Kontaktmöglichkeiten, um die Erfahrungen mit anderen Kunden teilen zu können.

Bestehende Kunden haben bereits Erfahrungen mit dem Scandienstleister gesammelt und können “aus erster Hand” ihre Erfahrungen weitergeben.

Für einen seriösen Scandienstleister sollte es kein Problem sein, entsprechende Referenzen und Ansprechpartner zu nennen.

Viel Erfolg beim Digitalisieren!