Scan-Lösungen
Von analog zu digital – Die Aktenvorbereitung
Lesedauer ca. 4 Min.
Akten scannen? Erst kommt die Vorbereitung! Warum dieser Schritt entscheidend ist und was 6 Tonnen Tackernadeln damit zu tun haben, erfahren Sie im zweiten Teil unserer Serie.
In diesem Artikel
Darum geht's
Was heißt Aktenvorbereitung – und warum ist sie so wichtig?
Was gehört zur Aktenvorbereitung?
Sorgfalt zählt – besonders bei sensiblen Dokumenten
Ergebnis: Fertig zur Digitalisierung!
So geht´s weiter
Darum geht’s
Bevor der Scanner läuft, ist echte Handarbeit gefragt.
Nachdem die analogen Akten und Unterlagen abgeholt, sicher verpackt und an unseren Verarbeitungsstandort transportiert wurden (siehe Teil 1 unserer Beitragsreihe), sind nun bereit für den nächsten Schritt im Scanprojekt: Die Aktenvorbereitung
In Teil 2 unserer Serie werfen wir einen Blick hinter die Kulissen der Aktenvorbereitung –
mit Aha-Momenten und überraschenden Fakten!
Was heißt Aktenvorbereitung – und warum ist sie so wichtig?
Bevor das erste Blatt gescannt werden kann, beginnt im Hintergrund ein essenzieller Arbeitsschritt: die Aktenvorbereitung. Sie ist die Voraussetzung für einen reibungslosen Ablauf des weiteren Digitalisierungsprozess – und hat entscheidenden Einfluss auf Effizienz und die Qualität des Scan-Ergebnisses.
Die Aktenvorbereitung sorgt dafür, dass die Akten und Unterlagen scangerecht aufbereitet sind – vollständig, in korrekter Reihenfolge und frei von störenden Materialien wie Büro- und Heftklammern.
Fehlt diese sorgfältige Vorbereitung, drohen technische Probleme wie Doppeleinzüge, Papierstaus oder fehlerhafte Scans. Eine fachgerechte Bearbeitung legt daher die Grundlage für einen reibungslosen Digitalisierungsprozess – und für überzeugende Ergebnisse.
Was gehört zur Aktenvorbereitung?
Entklammern, entheften, glätten
Zunächst entfernen unsere Mitarbeitenden alle störenden Elemente wie Büroklammern oder Tackernadeln, Heftstreifen oder Kunststoffhalterungen.
Dieser Aufwand ist wichtig, um Schäden an den Scannern zu vermeiden und Doppelblatteinzüge zu verhindern.
Fun fact
In einem Jahr kommen bei uns ca. 6 Tonnen(!) Tackernadeln
zusammen.
Diese unglaubliche Menge wurde in reiner Handarbeit aus unzähligen Akten, Papieren und Dokumenten entfernt.
Anschließend werden geknickte oder gewellte Seiten geglättet.
Gerade bei älteren oder sensiblen Dokumenten ist hier besondere Sorgfalt gefragt.
Das Ergebnis ist ein sauberer, eben liegender Papierstapel – die Grundlage für ein fehlerfreies und qualitativ hochwertiges Scanergebnis.
Einlegen von Patch-T-Blättern
Zur automatisierten Trennung großer Dokumentenstapel setzen wir sogenannte
Patch T-Blätter ein.
Diese Steuerungsblätter enthalten maschinenlesbare Informationen, mit denen der Scanner Abschnitte erkennt und logisch voneinander trennt – für strukturierte, durchsuchbare Digitaldokumente.
Was ist ein Patch T-Blatt?
Ein Patch T-Blatt ist ein Trennblatt mit einem maschinenlesbaren Patchcode.
Beim Scannen erkennt das Gerät den Code automatisch – z. B. als Signal für einen Dokumenten- oder Dateiwechsel.
So lassen sich große Papiermengen effizient und ohne manuelles Eingreifen in klar strukturierte digitale Einheiten überführen.
Platzhalter sichern die Reihenfolge – auch bei Sonderformaten
In vielen Akten – etwa in Bauakten – finden sich unterschiedliche Papierformate. Großformatige Pläne lassen sich nicht über den Einzugsscanner verarbeiten und werden im weiteren Prozess separat gescannt.
Damit ihre ursprüngliche Position in der Akte erhalten bleibt, wird an dieser Stelle ein Platzhalterblatt eingelegt.
Es markiert exakt, wo das entnommene Dokument hingehört –
sowohl für die digitale Zusammenstellung als auch für eine mögliche Rückgabe der Papierakten.
Unsere interne Software sorgt dafür, dass Platzhalter und gescannte Pläne später automatisch wieder zusammengeführt werden – per Barcode-Erkennung, exakt an der richtigen Stelle.
Übrigens
Damit Sie bei der Auswahl des
richtigen Scan-Dienstleisters an alles denken:
Mit dieser praktischen Checkliste finden Sie gezielt den besten Anbieter für Ihr Scan-Projekt!
Einfach hier downloaden:
Sorgfalt zählt – besonders bei sensiblen Dokumenten
Schonender Umgang mit empfindlichem Schriftgut
Bei historischen Unterlagen, brüchigem Papier oder gesiegelten Originalen ist besonders viel Fingerspitzengefühl gefragt.
Unsere Mitarbeitenden arbeiten hier mit größter Vorsicht – geschult im materialschonenden Umgang und im sicheren Handling sensibler Dokumente.
Was nicht gescannt wird, wird aussortiert
Nicht alle Unterlagen sind für die Digitalisierung bestimmt. Dazu zählen z. B. Urkunden mit Siegel, Ausweise oder zertifizierte Originale.
Die Aktenvorbereitung umfasst deshalb auch das gezielte Aussortieren dieser Dokumente, damit sie dem Kunden im Original zurückgegeben werden können.
Weitere Aufgaben im Überblick
- Barcodes anbringen zur automatisierten digitalen Verarbeitung
- Sensible Inhalte kennzeichnen, z. B. mit farbigen Trennstreifen
- Verpackung nach Abschluss der Vorbereitung
- Rücksortieren und Rückheften, wenn eine Rückgabe im Originalzustand gewünscht ist
- Abstimmung mit dem Projektmanagement, z. B. bei besonderen Anforderungen an Struktur oder Nachverfolgbarkeit
Ergebnis: Fertig zur Digitalisierung!
Ist die Vorbereitung abgeschlossen, erhält die Kiste einen roten Punkt – das klare Signal: bereit zum Scannen. Damit ist der zweite Schritt im Digitalisierungsprozess abgeschlossen.
So geht´s weiter
Sie möchten wissen, wie’s mit den Scan-Projekten weitergeht?
Die Serie
Scannen von analogen Unterlagen, Medien und ganzen Archiven ist die unverzichtbare Grundlage der Digitalisierung.
In unserer Blog-Serie zeigen wir, wie aus analog digital wird.
Mit spannenden Einblicken hinter die Kulissen der Digitalisierung und Infos, die Sie überraschen werden!
Übrigens…
…zum Thema “Von analog zu digital – Wie geht ein Scan-Projekt” gibt es auch spannende Folgen in unserem DI.talk-Podcast. Jetzt reinhören!
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Standard. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf den Button unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Weitere InformationenOder am besten gleich abonnieren:
Mehr Digitalisierungs-Learnings gewünscht?
Dann schauen Sie doch mal in unserem Wissens-Bereich vorbei!
Oder direkt den DI.news Newsletter abonnieren:
