Scan-Lösungen
Von analog zu digital – Der Scanprozess
Lesedauer ca. 4 Min.
Jetzt wird gescannt! Im dritten Teil unserer Serie geht's in die "heiße Phase": zum eigentlichen Scanprozess. Was passiert dabei z. B. mit empfindlichen oder großen Vorlagen? Wir geben Einblicke in Technik, Abläufe und Vielfalt des Scannens.
In diesem Artikel
Darum geht's
Der Scanprozess – so wird aus Papier eine digitale Akte
Scannen: Ein Dokument ist nicht wie das andere
Die passende Scan-Lösung für jedes Format
Der Scanprozess in der Praxis – darauf kommt's an
Ergebnis: Bereit für den nächsten Schritt
So geht´s weiter
Darum geht’s
Nachdem die Unterlagen in der Aktenvorbereitung sorgfältig entklammert, geglättet und strukturiert wurden (siehe Teil 2 unserer Serie), folgt nun der nächste Schritt im Digitalisierungsprozess: der eigentliche Scan.
In Teil 3 werfen wir einen Blick in die Scanstraße – und zeigen, wie aus Papier und analogen Medien digitale Dokumente entstehen.
Mit Hochleistungsscannern, klaren Prozessen und jeder Menge Know-how.
Der Scanprozess – so wird aus Papier eine digitale Akte
Jetzt geht’s ans Eingemachte: Die Akten sind vorbereitet, die Reihenfolge stimmt, alle Klammern sind raus – jetzt startet der eigentliche Scanprozess.
Und der hat es in sich: Jedes Blatt durchläuft mehrere Verarbeitungsschritte, damit am Ende genau das entsteht, worauf es ankommt: Ein rechtssicheres Digitalisat.
Je nach Format, Papierqualität und Projektziel kommen bei uns verschiedene Hochleistungsscanner zum Einsatz. Die Geräte arbeiten schnell, präzise – und sind auf große Mengen ausgelegt.
Patch T-Blätter und Barcodes übernehmen die Steuerung: Sie trennen Akten automatisch, erkennen Dokumentenwechsel und helfen bei der späteren digitalen Struktur.
Auch Leerseiten oder Doppeleinzüge werden direkt erkannt und aussortiert.
Parallel läuft die Qualitätskontrolle: Ausschnitt, Schärfe, Ausrichtung und Lesbarkeit – alles wird technisch und manuell geprüft, noch bevor die Daten in den nächsten Schritt überführt werden.
So entsteht Blatt für Blatt eine digitale Akte, auf die man sich verlassen kann – schnell, sicher und in der Qualität, die es braucht.
Scannen: Ein Dokument ist nicht wie das andere
Bauplan, Vertrag, Lieferschein oder Buch: Nicht alle Dokumente lassen sich auf dieselbe Weise digitalisieren.
Format, Zustand, Papierqualität oder rechtliche Anforderungen bestimmen, wie gescannt wird – und womit.
Deshalb ist das abgestimmtes Zusammenspiel verschiedener Scanverfahren so wichtig.
Je nach Projekt kommen unterschiedliche Geräte und Methoden zum Einsatz, mit dem Ziel eines hochwertigen, vollständigen und durchsuchbaren digitalen Ergebnis.
Die passende Scan-Lösung für jedes Format
Dokumentenscanner (Einzugsscanner)
Für große Mengen an Standardformaten, etwa Personalakten oder Rechnungen, nutzen wir Hochleistungs-Einzugsscanner.
Diese Geräte verarbeiten hunderte (Doppel)Seiten pro Minute. Leerseiten und Doppeleinzüge werden automatisch erkannt.
Ideal für: strukturierte Akten, effiziente Verarbeitung, klar definierte Dokumentenarten.
Großformatscanner
Wenn Pläne, Zeichnungen oder technische Unterlagen größer DIN A3 digitalisiert werden sollen, kommen Großformatscanner zum Einsatz.
Sie verarbeiten diese Formate verzerrungsfrei und in hoher Auflösung. So bleiben selbst feine Details originalgetreu erhalten.
Ideal für: Bauakten, Rollpläne, farbcodierte Zeichnungen oder Landkarten.
Aufsichtscanner (Buchscanner)
Nicht jedes Dokument darf gefaltet oder eingezogen werden. Für gebundene, empfindliche oder historische Unterlagen setzen wir Aufsichtscanner ein.
Sie scannen von oben – ohne Druck, ohne Schaden.
Ideal für: Bücher, Register, Siegelakten oder altes Archivgut.
Scanner für spezielle Medien / Mikroformen
Für Mikrofilme, Negative, Fotos oder Glasplatten verwenden wir spezielle Geräte.
Diese kommen projektbezogen zum Einsatz, abgestimmt auf Material, Ziel und Konservierungsanspruch.
Ideal für: Altbestände, Bildarchive, spezielle Medienformate.
Der Scanprozess in der Praxis – darauf kommt’s an
Nicht jedes Projekt ist gleich – und kaum ein Aktenordner oder Archivkiste enthält nur einen Dokumententyp.
Während in manchen Fällen ein einziger Scandurchlauf genügt, etwa bei standardisierten Personalakten, sieht das bei komplexeren Aktenbeständen ganz anders aus.
Beispiel Bauakten
In Bauakten finden sich oft klassische Schriftstücke wie Anträge oder Genehmigungen – gemischt mit großformatigen Plänen und manchmal sogar gesiegelten Dokumenten. In solchen Fällen arbeiten unsere Scan-Teams mit verschiedenen Verfahren parallel: Dokumentenscanner, Großformatscanner, Aufsichtscanner – jeweils passend zum Inhalt.
Ähnlich ist es bei Altbeständen oder historischen Archiven. Viele dieser Unterlagen sind empfindlich, brüchig oder auf sehr dünnem Papier gedruckt. Um Beschädigungen zu vermeiden, kommen hier besonders schonende Verfahren zum Einsatz – etwa das kontaktlose Scannen von oben.
Damit bei dieser Vielfalt alles am richtigen Ort landet, arbeiten wir mit einem klar strukturierten Ablauf:
Jeder Bearbeitungsschritt wird dokumentiert, jeder Karton bleibt eindeutig zugeordnet. So wissen unsere Scan-Operator jederzeit, was bereits erledigt ist und welche Station noch folgt – bis die vollständige Digitalisierung abgeschlossen ist.
Das Ergebnis: strukturierte Prozesse, durchgängige Qualität und maximale Transparenz.
Übrigens
Damit Sie bei der Auswahl des
richtigen Scan-Dienstleisters an alles denken:
Mit dieser praktischen Checkliste finden Sie gezielt den besten Anbieter für Ihr Scan-Projekt!
Einfach hier downloaden:
Ergebnis: Bereit für den nächsten Schritt
Damit ist der zentrale Schritt im Digitalisierungsprozess abgeschlossen:
Die vorbereiteten Akten wurden vollständig digitalisiert – in der passenden Qualität, dem richtigen Format und mit klarer Struktur für die weitere Verarbeitung.
So geht´s weiter
Sie möchten wissen, wie’s mit den Scan-Projekten weitergeht?
Die Serie
Scannen von analogen Unterlagen, Medien und ganzen Archiven ist die unverzichtbare Grundlage der Digitalisierung.
In unserer Blog-Serie zeigen wir, wie aus analog digital wird.
Mit spannenden Einblicken hinter die Kulissen der Digitalisierung und Infos, die Sie überraschen werden!
Übrigens…
…zum Thema “Von analog zu digital – Wie geht ein Scan-Projekt” gibt es auch spannende Folgen in unserem DI.talk-Podcast. Jetzt reinhören!
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