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Dokumentenmanagement-Systeme (DMS)

DMS braucht kein Papier

Es gibt tolle Dinge, die Sie mit Papier machen können. Im Büro wird Papier aber nicht mehr gebraucht. Analoge Ablagen und die Suche nach Dokumenten fressen viel Zeit, die Sie sinnvoller nutzen können. Mit einem digitalen DMS verwalten Sie Ihre Dokumente effizient, können sie einfach bearbeiten und perfekt analysieren.
Mit speziellen DMS-Lösungen ist sogar die georeferenzierte Verwaltung Ihrer Informationen möglich.

Vorteile einer digitalen Dokumentenverwaltung:

Kosten
sparen

Produktivität
steigern

Arbeitsabläufe
automatisieren

Reibungslos
zusammen-
arbeiten

Daten
effektiv schützen

Was ist ein Dokumentenmanagement-System?

So lang das Wort auch scheint, es leistet vor allem eines: Ihre Prozesse zu optimieren! Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) unterstützt Sie dabei, Dokumente und elektronische Dateien in einem zentralen Dokumentenarchiv abzulegen, zu verwalten und Informationen im Unternehmen schnell verfügbar zu machen.

Mit einem DMS können Sie Ihre Dokumente schnell und einfach finden, von überall darauf zugreifen und gemeinsam bearbeiten. Zudem schützt es wichtige Daten, automatisiert Arbeitsabläufe und sorgt für Rechtssicherheit. Außerdem lässt es sich problemlos in andere Systeme integrieren.

Ein DMS unterstützt Sie …

  • im Finanz- und Rechnungswesen durch eine schnelle und automatische Erfassung von Rechnungsdaten sowie eine einfache Zuweisung und Prüfung von Belegen bis zur Übergabe von Buchungsdaten in eine Buchhaltungssoftware wie zum Beispiel DATEV.
  • im Personalmanagement durch die automatisierte Erfassung von Personalunterlagen, Verträgen und Korres­pondenz sowie digitale Workflows im Recruiting, On- und Offboarding.
  • im Vertrieb und Marketing durch den schnellen Zugriff auf wesentliche Produktinformationen, Preislisten und Kundenverträge. Zudem ermöglicht es eine nahtlose digitale Kommunikation.
  • im Einkauf durch die Optimierung des Beschaffungsprozesses von der Bestellung bis zur Zahlung der Eingangsrechnung (Purchase to Pay).

Interaktive Tour

Sie möchten testen, wie sich ein DMS „anfühlt“?
Dann starten Sie jetzt diese interaktive Tour!

Einfach durchstarten mit DMS:

Ein digitales Dokumentenmanagement-System ist das Werkzeug, um ineffiziente, papierbasierte Prozesse abzuschaffen und Ihre Organisation in die digitale Zukunft zu führen.

Senken Sie Ihre Kosten

Ein DMS erspart erhebliche Kosten bei der Dokumentenverwaltung.
Sie benötigen keine Aktenschränke, Ordner und teuren Archivraum mehr und verabschieden sich vom zeitfressenden Sortieren, Abheften und Suchen

Entlasten Sie Ihr Team & sorgen Sie für höhere Zufriedenheit

Mit einem DMS wird Ihr Unternehmen digitaler, moderner und attraktiver. Monotone Arbeitsschritte entfallen, Ihr Team hat mehr Zeit für wichtige Aufgaben.

Arbeiten Sie reibungslos in verteilten Teams

Mit einem DMS greifen Sie und Ihr Team schnell, sicher und von überall auf Geschäftsdokumente zu – egal ob im Büro, Homeoffice oder auf externen Terminen.

Schaffen Sie mehr Sicherheit & beugen Sie Risiken vor

Mit der Rechteverwaltung eines DMS kontrollieren Sie den Zugriff auf vertrauliche und sensible Daten. Zudem können Sie Ihre Dokumente und Daten einfach an verschiedenen Orten außerhalb des Unternehmens aufbewahren und sie vor Verlust schützen.

Unsere DMS-Lösungen im Überblick

Profitieren Sie von starken Partnerschaften, zertifizierter Sicherheit & Qualität

Unsere Lösungen

DocuWare

DocuWare ist eine umfassende Dokumentenmanagement-Software, mit der Dokumente und Geschäftsinformationen sicher erfasst, schnell verarbeitet und effizient genutzt werden.

JobRouter

JobRouter ist die skalierbare Digitalisierungs-Plattform, um Arbeitsabläufe, Daten und Dokumente im gesamten Unternehmen, zwischen allen Systemen und Fachabteilungen, digital zu steuern.

LinkBase & LinkBase View + Edit

LinkBase ist unser georeferenziertes Dokumentenmanagement-System, speziell konzipiert für Kataster- und Bauämter, Vermesser, Energieversorger und Stadtentwässerer.
LinkBase View + Edit ist der praktische Editor für PDFs und Druckmanagement.

FAQ Dokumentenmanagement

Was ist ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS)?

Ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) ist eine Software, die Ihnen hilft, Dokumente zu speichern und zu verwalten. Diese Dokumente sind zum Beispiel Rechnungen, Formulare, Lieferscheine, Verträge oder Briefe, aber auch E-Mails, Zeichnungen, Rundschreiben oder Bedienungsanleitung. Auch Videos oder Sprachaufnahmen lassen sich mit modernen Dokumentenmanagement-Systemen digital erfassen, ablegen, gemeinsam bearbeiten, verteilen und archivieren. Mit einem elektronische Dokumentenmanagement-System können Sie Dokumente erfassen, bearbeiten, verwalten und archivieren.

Mehr zu Dokumentenmanagement-Systemen erfahren Sie in diesem Beitrag

Was leistet ein DMS?

Ein digitales Dokumentenmanagement-System unterstützt Sie dabei, Ihre Organisation zukunftssicher aufstellen, Ihre Produktivität zu steigern und dem Fachkräftemangel zu begegnen. Ein DMS befreit Sie von Papier, teuren Archiven und zeitfressenden Routineaufgaben.

Es schafft Platz und Freiräume – im Büro und im Kopf.

Mehr zu den Vorteilen eines Dokumentenmanagement-Systems erfahren Sie in diesem Beitrag

Für welche Unternehmen und Organisationen ist ein DMS geeignet?

Ein digitales Dokumentenmanagement-System ist für die Unternehmen, Organisationen und Verwaltungen geeignet, die mit Akten, Dokumenten, Unterlagen und Vorgängen arbeiten – kurz: eigentlich für alle.

Welche Abteilungen konkret von einem DMS profitieren, erfahren Sie hier.

Wie funktioniert ein DMS?

Mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) speichern Sie alle Dokumente an einem zentralen Ort, der für alle erreichbar ist. Ein DMS kann zudem Arbeitsabläufe automatisieren und Dokumente aus verschiedenen Quellen verwalten. Die Dokumente werden mit begleitenden Informationen oder Schlagworten versehen, die als „Medadaten“ bezeichnet werden und die Suche und Bearbeitung der Dokumente erleichtern. Dies können zum Beispiel Rechnungs- oder Projektnummern sein, Projektbezeichnungen, Auftrags-, Personal- oder Bestellnummern, Kostenstellen, Erstell- oder Bearbeitungsdaten und vieles mehr. Diese Indizierung kann sowohl manuell erfolgen als auch automatisch durch das DMS durchgeführt werden. Über digitale Workflows können Aufgaben zur Bearbeitung, Prüfung und Freigabe von Dokumenten weitergeleitet werden, egal an welchem Ort sich die Empfänger befinden.

Die Vorteile eines Dokumentenmanagement-System finden Sie hier im Überblick

Welche Vorteile hat ein DMS für Unternehmen und Verwaltung?

Ein digitales Dokumentenmanagement:

  • Spart Zeit
  • Spart Kosten
  • Steigert die Produktivität
  • Erleichtert Zusammenarbeit & Kommunikation
  • Unterstützt Sie dabei, gesetzliche Vorgaben zu erfüllen
  • Ist einfach in andere Programme zu integrieren
  • Ist flexibel und ermöglicht standortunabhängiges Arbeiten

Alle Vorteile eines DMS im Überblick

Was muss ich bei der Auswahl eines DMS beachten?

Ein Dokumentenmanagement-System kann sowohl als eigenständiges Programm bei bei Ihnen auf dem Server, als Software as a Service (SaaS) oder auch als Cloud Dienst genutzt werden. Zudem gibt es viele verschiedene DMS- Anbieter und -Lösungen auf dem Markt, die sich in den Funktionen, Kosten und Anforderungen unterscheiden.

Welche Variante und welche Lösung für Sie die Beste ist, hängt von einigen Faktoren ab, z. B.:

  • Was wollen Sie mit dem Dokumentenmanagement-System erreichen?
  • Welche Dokumente und Prozesse möchten Sie digital abbilden?
  • Welche Schnittstellen zu anderen Systemen brauchen Sie?

Unser Tipp: Profitieren Sie von Erfahrungen anderer Unternehmen und Organisationen, die den Schritt zur Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems schon gemacht haben. So sprechen Unternehmerinnen und Unternehmer in unserer Podcast-Reihe „DI.talk mit Gast“ über ihre Projekte.

Weitere wichtige Hinweise haben wir in diesem Beitrag für Sie zusammengestellt

Was ist ein georeferenziertes Dokumentenmanagement-System?

Ein georeferenziertes Dokumentenmanagement-System ist ein DMS mit einem speziellen Plus: Die Anwender können auch auf Basis von Koordinaten, Kartenausschnitten und anderen Geo-Daten die Informationen schnell finden und verwalten. Diese Funktionen sind besonders zugeschnitten auf die Anforderungen von

  • Bauämtern
  • Katasterämtern
  • Vermessungsämtern
  • Energieversorgern
  • Wasserwirtschaft
  • Stadtentwässerern
  • Immobilienwirtschaft

und vielen anderen Behörden und Unternehmen, die täglich mit großformatigen Plänen und technischen Dokumenten umgehen müssen.

Ein Beispiel für ein Geo-DMS ist LinkBase, ein System, das schon seit über zwanzig Jahren in Behörden eingesetzt wird und einen wichtigen Beitrag zur Digitalisierung der Verwaltung leistet.

Weitere Infos zu georeferenzierten Dokumentenmanagement-Systemen finden Sie hier.

Sind auch Sie bereit für die digitale Zukunft?

Sie profitieren von unserem Know-How aus über 2.500 Digitalisierungsprojekten, die wir im Mittelstand, Großunternehmen und öffentlichen Verwaltungen bereits umgesetzt haben.

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