Digitale Archivierung
Akten-Archivierung leicht gemacht: Rechtssicher, effizient, digital
von Sabine Sladky |Lesedauer ca. 6 Min.
Aktenchaos oder smarte Verwaltung? Hier erfahren Sie, welche Aufbewahrungsfristen gelten, wie Sie Ihre Papierakten effizient organisieren und warum digitale Archivierung Zeit und Kosten spart.
In diesem Artikel
Gesetzliche Vorgaben: Was Sie wissen müssen
Herausforderungen in der Praxis
Papierberge auslagern - lohnt sich das?
Papier scannen – der nächste Schritt zur Effizienz
Auch gut: Digitale Archivierung
DMS – Der Schlüssel zu einer smarten Dokumentenverwaltung
Best Practices für digitale Aktenaufbewahrung
Fazit: Aktenaufbewahrung smart & stressfrei gestalten
Unser Tipp: Erfahrungsberichte nutzen!
Papierdokumente fallen in allen Branchen und Abteilungen an, von Verträgen über Belege bis zu Personal-, Bau- oder Projektakten.
Zwar arbeiten laut bitkom-Studie bereits 15 % der deutschen Unternehmen komplett papierlos, aber immer noch 6 % setzen komplett auf Papier. Und in 3 von 4 Büros in Deutschland wird sogar noch regelmäßig gefaxt!
Gründe dafür sind häufig Unsicherheiten, was digital gespeichert, verarbeitet und aufbewahrt werden darf.
In diesem Beitrag erfahren Sie, welche gesetzlichen Vorgaben gelten, wie Sie Ihre Ablage effizienter gestalten und welche digitalen Lösungen Ihnen den Alltag erleichtern.
Gesetzliche Vorgaben: Was Sie wissen müssen
In Deutschland gibt es klare Regeln für die Aktenaufbewahrung. Je nach Dokument gelten unterschiedliche Fristen, die sich aus Gesetzen wie dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO), dem Geldwäschegesetz (GwG) oder Arbeitszeitgesetz (ArbZG) ableiten. Hier ein Überblick:
🔹 10 Jahre: Buchführungsunterlagen, Rechnungen, steuerrelevante Dokumente
🔹 6 Jahre: Geschäftsbriefe, Auftragsbestätigungen, Versandunterlagen
🔹 2 Jahre: Arbeitszeitnachweise
🔹 Personalakten: Keine feste Frist, aber 10 Jahre sind empfehlenswert
Die Frist beginnt immer am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist oder die letzte Eintragung gemacht wurde. Nach Ablauf müssen die Unterlagen ordnungsgemäß vernichtet werden, außer es bestehen gesetzliche oder vertragliche Gründe für eine weitere Aufbewahrung.
Wichtig! Wer gegen diese Aufbewahrungspflichten verstößt, riskiert erhebliche rechtliche und finanzielle Konsequenzen! Sich an die Fristen zu halten, vermeidet nicht nur Ärger mit dem Finanzamt, sondern man profitiert auch von einer besseren internen Organisation.
Herausforderungen in der Praxis
Diese Pflicht zur physischen Aktenaufbewahrung stellt Unternehmen vor zahlreiche Herausforderungen:
- Platzprobleme: Papierstapel wachsen rasant und beanspruchen wertvollen Raum, der den produktiven Teams fehlt. Zudem sind Archivräume teuer – und langwierige Suchaktionen in Aktenbergen kosten zusätzlich Zeit und Nerven.
- Sicherheitsrisiken: Feuer, Wasser oder unbefugter Zugriff können wichtige Dokumente unwiederbringlich zerstören.
- Unklare Strukturen: Ohne klare Ablagestrategie geht schnell der Überblick verloren – mit Folgen für Effizienz und Compliance.
Papierberge auslagern – lohnt sich das?
Ein eigenes Archiv bedeutet vor allem eins: enormen Aufwand. Das Unternehmen, das teuren Wohnraum in Innenstadtlage anmietete, nur um Akten zu lagern, ist sicherlich ein Extrembeispiel.
Aber selbst wenn bei Ihnen ausreichend Platz vorhanden ist – Sie müssen das Archiv regelmäßig kontrollieren, die Bedingungen anpassen, die Sicherheit überprüfen und die Infrastruktur auf dem neuesten Stand halten.
Effizienter und wirtschaftlicher ist in den meisten Fällen die Auslagerung an einen spezialisierten Archivdienstleister.
Ein professioneller Dienstleister lagert Ihre Unterlagen unter Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben, Sicherheitsbestimmungen und Brandschutzvorgaben, abgestimmt auf Ihre Anforderungen. So haben Sie weiterhin Zugriff auf Ihre Unterlagen und sparen viel Zeit, Ressourcen und Aufwand.
Papier scannen – der nächste Schritt zur Effizienz
Die Einlagerung von Akten bei einem Dienstleister ist also eine gute Möglichkeit, Platz und Aufwand zu sparen. Noch effizienter wird es, wenn Sie Ihre Papierakten direkt digitalisieren lassen. So verwandeln Sie Ihr Archiv direkt in die Datenbasis, die Sie für Ihre digitale Zukunft brauchen.
Durch professionelles Scannen werden Ihre Unterlagen in durchsuchbare, digitale Dateien umgewandelt. So stehen Ihnen wichtige Informationen jederzeit zur Verfügung – ohne mühsame Suche in Archivräumen.
Mit der richtigen Kombination aus Einlagerung und Digitalisierung machen Sie Ihr Unternehmen nicht nur effizienter, sondern auch zukunftssicher.
Tipp: Viele Profi-Dienstleister bieten einen Scan-on-Demand-Service an. So lassen sich benötigte Dokumente gezielt digitalisieren – genau dann, wenn Sie sie brauchen.
Auch gut: Digitale Archivierung
Richtig clever lösen Sie Ihr Aufbewahrungs-Problem, wenn Sie auch noch auf digitale Archivlösungen setzen. Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Schneller Zugriff: Dokumente per Suchfunktion in Sekunden finden statt Ordner durchzublättern.
- Perfekt für verteilte Teams: Jederzeit und von überall Zugriff auf alle wichtigen Dokumente – egal, wo und wann Ihr Team arbeitet.
- Automatisierung: Dokumente werden direkt richtig abgelegt und archiviert – ganz ohne Zettelwirtschaft.
- Kostensenkung: Weniger Druckkosten, weniger Archivräume, weniger Verwaltungsaufwand.
- Einfache Durchsuchbarkeit nach verschiedenen Kriterien und beispielsweise über eine Volltextsuche, um spezifische Informationen schnell zu finden.
Tipp: Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) spielt bei der digitalen Archivierung die entscheidende Rolle. So bauen Sie Ihr Papier-Chaos zur intelligente Informationsverwaltung um. Mehr dazu erfahren Sie im nächsten Abschnitt.
DMS – Der Schlüssel zu einer smarten Dokumentenverwaltung
Ein gutes DMS ist mehr als nur eine digitale Ablage. Es bringt Struktur und Sicherheit in Ihre Dokumentenverwaltung:
- Zentrale Ablage: Alle Dokumente an einem Ort – jederzeit und von überall abrufbar.
- Automatisierte Workflows: Rechnungen, Verträge & Co. werden automatisch verarbeitet und genehmigt.
- Versionierung & Nachvollziehbarkeit: Änderungen bleiben nachvollziehbar, ältere Versionen jederzeit abrufbar.
- Zugriffsrechte: Klare Regelungen, wer was sehen oder bearbeiten darf – perfekt für Datenschutz & Compliance.
- Sicherheit: Verschlüsselung, Backups und Schutz vor Cyberangriffen inklusive.
Kurz gesagt: Mit einem Dokumentenmanagement-System, z. B. DocuWare, sparen Sie Zeit, Kosten und Nerven.
Hier gibt’s 5 überzeugende Gründe, warum ein DMS auch für Ihr Unternehmen unverzichtbar ist
Best Practices für digitale Aktenaufbewahrung
So setzen Sie eine moderne Dokumentenverwaltung erfolgreich um:
- Aufbewahrungsplan erstellen
Definieren Sie, welche Dokumente wie lange gespeichert werden müssen, und halten Sie alle Regeln schriftlich fest. - Automatisierung nutzen
Setzen Sie Aufbewahrungsfristen und Löschregeln direkt im DMS – so läuft alles automatisch. - Regelmäßige Audits durchführen
Prüfen Sie in festen Abständen, ob alle Vorgaben eingehalten werden, und optimieren Sie Prozesse bei Bedarf. - Mitarbeitende schulen
Sorgen Sie dafür, dass alle im Unternehmen die Ablagestruktur kennen und einhalten. - Sicherheitsmaßnahmen implementieren
Nutzen Sie Zugriffsrechte, Backups und Verschlüsselung, um Ihre Daten optimal zu schützen.
Fazit: Aktenaufbewahrung smart & stressfrei gestalten
Eine gut organisierte Aktenverwaltung spart Zeit, reduziert Kosten und sorgt für rechtliche Sicherheit. Mit einem professionellen Dienstleister lösen Sie ihr Lagerproblem für Papierakten, auf die Sie nicht verzichten können und wollen.
Wer zudem noch auf digitale Lösungen setzt, hat Dokumente jederzeit griffbereit, verbessert die Compliance und minimiert Risiken.
Unser Tipp: Erfahrungsberichte nutzen!
Andere sind den Schritt zur smarten Aktenverwaltung schon vor Ihnen gegangen. Profitieren Sie von diesen Erfahrungen!
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