DMS
Sicherheit und Datenschutz bei digitalen Dokumenten
Lesedauer ca. 4 Min.
Der Verlust von digitalen Informationen kann massiv geschäftsschädigend sein. Im Beitrag beleuchten wir die drei wichtigsten Maßnahmen für Sicherheit und Datenschutz bei digitalen Dokumenten.
In diesem Artikel
Datenschutz ist Unternehmensschutz
Erste Maßnahme: Safety first
Zweite Maßnahme: Der Schlüssel ist der Schlüssel
Dritte Maßnahme: Loslassen
Weitere Maßnahmen und intelligente Systeme
Unser Tipp: Erfahrungsberichte nutzen!
Es ist bei digitalen Dokumenten nicht anders als bei den analogen auf Papier: Sie enthalten sehr oft sensible Informationen, die nicht in falsche Hände geraten dürfen. Beispiele sind personenbezogene Daten von Mitarbeitenden oder vertrauliche Daten über Geschäftsprozesse.
Der Verlust dieser Informationen kann massiv geschäftsschädigend sein. In jedem Fall erzeigt er hohe Kosten, Aufwand oder Ärger.
Um das zu verhindern und die Sicherheit und den Datenschutz bei digitalen Dokumenten zu gewährleisten, können Sie viele verschiedene Maßnahmen ergreifen.
Die drei aus unserer Sicht wichtigsten Maßnahmen erläutern wir in diesem Beitrag.
Datenschutz ist Unternehmensschutz
Sensible digitale Daten fallen in jedem Unternehmen an, jeden Tag, und sicher auch bei Ihnen.
Ein paar Beispiele:
- Vertrauliche Informationen über Geschäftsprozesse, Strategien, Produkte oder Innovationen, die den Wettbewerbsschutz unterliegen.
- Rechtliche oder steuerrechtlich relevante Angaben in Verträgen, Rechnungen oder Steuererklärungen, mit bestimmten Aufbewahrungsfristen.
- Digitale Personalakten, Informationen aus dem Talentpool und ähnliche personenbezogene Daten, die einem besonderen Schutz unterliegen.
Stellen Sie sich einmal folgende Frage: Welche Auswirkungen hätte es auf mein Geschäft, wenn ich plötzlich keinen Zugriff mehr auf meine digitalen Dokumente hätte?
Eine schlimme Vorstellung!
Ergreifen Sie also frühzeitig und kontinuierlich Maßnahmen, um dieses Schreckensszenario zu verhindern.
Hier die drei wichtigsten.
Erste Maßnahme: Safety first
Die erste – und naheliegendste – Maßnahme ist die Datensicherung. Das bedeutet, dass Sie Ihre Daten und Dokumente regelmäßig auf einem externen Speichermedium oder am besten in der Cloud speichert.
Regelmäßige Datensicherung schützt Ihre Dokumente vor Verlust oder Beschädigung durch technische Defekte oder Naturkatastrophen, wie Feuer, Wasser oder Vandalismus. Außerdem ermöglicht sie Ihnen, Ihre Dokumente und Daten im Falle eines Angriffs oder eines Fehlers jederzeit wiederherzustellen.
Zweite Maßnahme: Der Schlüssel ist der Schlüssel
Die zweite Maßnahme ist Verschlüsselung. Damit werden Ihre digitalen Dokumente und Daten so umgewandelt, dass sie nur mit einem speziellen digitalen Schlüssel lesbar sind.
Die Verschlüsselung sollte sowohl auf dem elektronischen Archiv als auch bei der Übertragung der Daten erfolgen. So wird verhindert, dass unbefugte Zugriff auf die Daten erhalten, sie einsehen oder manipulieren können.
Dritte Maßnahme: Loslassen
Datenschutz bedeutet zum einen Schutz Ihrer Unternehmensdaten, zum anderen aber auch der Schutz der Daten von „betroffenen“ Personen.
Sie müssen – und dürfen! – nicht alle Daten und Dokumente aufbewahren. Löschen Sie regelmäßig und zeitnah Daten, die Sie nicht mehr benötigen und nicht archivieren müssen. Diese Löschung ist bei einigen Dokumenten sogar Pflicht, zum Beispiel bei Bewerbungsunterlagen nach Abschluss des Bewerbungsprozesses. Achten Sie darauf, dass keine Reste der Daten auf dem Speichermedium verbleiben oder gar wiederhergestellt werden können.
Weitere Infos, worauf Sie beim Datenschutz und gesetzlichen Anforderungen noch achten sollten
Weitere Maßnahmen und intelligente Systeme
Wie erwähnt, dies sind nur die wichtigsten Maßnahmen. Zu den weiteren gehören ein wirksamer Zutrittsschutz für die Räume, in denen Ihre Computer oder Server stehen, zum Beispiel durch Schlösser, Alarmanlagen oder auch eine Videoüberwachung. Dann sollten die Archive, mit denen Sie die Dokumente verwalten, nur den Personen zugänglich sein, die auch Zugang haben dürfen. Dies können Sie mit speziellen Passwörtern oder auch Chipkarten erreichen.
Führende Dokumentenmanagement-Systeme (kurz DMS), wie DocuWare unterstützen Sie perfekt bei der Umsetzung dieser Anforderungen. So erleben Sie keine Überraschungen und schützen Ihr Geschäft wirksam vor Dokumenten- oder Datenverlust.
Was ein Dokumentenmanagement-System ist und welche Vorteile es hat, erfahren Sie hier
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