DMS
Gesetzliche Anforderungen und Datenschutz – darauf sollten Sie bei einem DMS achten
Lesedauer ca. 3 Min.
Bei Unternehmen und in Verwaltungen ist Datenschutz und Rechtssicherheit elementar. Welche Rolle spielt ein digitales Dokumentenmanagement-System (kurz DMS) dabei, und welche rechtlichen und Datenschutzanforderungen muss das System eigentlich erfüllen?
In diesem Artikel
Sicher muss es sein
HGB und GOBD
Datenschutz
Beraten und planen
Unser Tipp: Erfahrungsberichte nutzen!
Bei Unternehmen und in Verwaltungen ist Datenschutz und Rechtssicherheit elementar, vor allem im Umgang mit Dokumenten.
Welche Rolle spielt ein digitales Dokumentenmanagement-System (kurz DMS) dabei, und welche rechtlichen und Datenschutzanforderungen muss das System eigentlich erfüllen?
Ein sehr spannendes Thema, das wir im Folgenden für Sie erläutern.
Sicher muss es sein
Ein digitales Dokumentenmanagement-System muss einige Anforderungen an Datenschutz und Rechtssicherheit erfüllen.
Das heißt, es muss den Gesetzen und Regeln entsprechen, wie man mit elektronischen Dokumenten umgehen darf und ihre Revisionssicherheit garantiert.
Von Revisionssicherheit spricht man, wenn digitale Daten und Dokumente so archiviert und verarbeitet werden, dass sie ordnungsgemäß, vollständig, sicher, unveränderlich und nachvollziehbar und mit Zugriffsschutz aufbewahrt und verarbeitet werden.
Zudem sind Aufbewahrungs- und Löschfristen zu beachten. Zu den Aufbewahrungsfristen und den gesetzlichen Grundlagen für einzelne Dokumente gäbe es so viel zu sagen, das würde den Umfang dieses Beitrags sprengen.
HGB und GOBD
Regeln hierzu findet man insbesondere im HGB, also im Handelsgesetzbuch, und in den Steuergesetzen, wie der Abgabenordnung oder dem Umsatzsteuergesetz.
Für steuerrelevante Dokumente, wie zum Beispiel Rechnungen, ist zudem die GOBD der Bundesfinanzverwaltung sehr wichtig und muss unbedingt von Ihnen beachtet werden.
„GOBD“ steht für Grundsätze zur Ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
Ein Titel, den sich wahrscheinlich nur eine Finanzverwaltung ausdenken kann… 🙂
Datenschutz
Zudem muss ein Dokumentenmanagement-System den Gesetzen entsprechen, die regeln, wie man mit personenbezogenen Daten umgehen muss. Dies sind Daten, die etwas über bestimmte Menschen aussagen. Die Regelungen umfassen zum Beispiel, wer diese Daten sehen darf oder wie man diese Daten schützen muss. Geregelt ist dies vor allem in der europäischen Datenschutzgrundverordnung und im Bundesdatenschutzgesetz.
Ein weiterer wichtiger Punkt betrifft die Frage, wie man mit personenbezogenen Daten und Dokumenten umgehen muss, die in einem anderen Land gespeichert sind: Zum Beispiel, ob man diese überhaupt dorthin schicken darf oder was man dabei beachten muss. Wenn die Dokumente zum Beispiel in der Cloud eines Anbieters gespeichert sind, dessen Server in den USA steht, dann nennt man das einen Drittland-Transfer, der datenschutzrechtlich nicht unbedenklich ist.
Beraten und planen
Um diese rechtlichen Bestimmungen bei der Auswahl eines Systems zu überprüfen, können Sie verschiedene Maßnahmen ergreifen, z. B. einen Experten oder eine Expertin hinzuziehen.
Es gibt Anbieter, die in Datenschutzfragen beraten. Es sollte ein Plan erarbeitet werden, der beschreibt, was Ihr Unternehmen mit den Dokumenten und Daten macht, wie es damit umgeht und welche Gründe es dafür gibt. Der Fachbegriff für diesen Plan ist „Verarbeitungsverzeichnis für personenbezogene Daten“.
Sie sollten zudem auch einen Test durchführen oder durchführen lassen, der prüft, ob das digitale Dokumentenmanagement-System auch sicher ist und was man gegebenenfalls verbessern kann.
Das nennt man Datenschutz-Folgenabschätzung.
Führende Dokumentenmanagement-Systeme, wie DocuWare, erfüllen selbstverständlich die Standards. So sind Sie auch im Bezug auf rechtliche Anforderungen des Datenschutzes und der Aufbewahrungsfristen bei einem digitalen Dokumentenmanagement-System auf der sicheren Seite.
Wichtige Hinweise und eine Checkliste zur Auswahl eines DMS finden Sie hier
Unser Tipp: Erfahrungsberichte nutzen!
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