Digitale Workflows
E-Rechnung: Die Technik funktioniert, aber warum Integrationsprojekte trotzdem scheitern
von bob systemlösungen |Lesedauer ca. 9 Min.
Eine funktionierende Schnittstelle macht noch kein erfolgreiches Integrationsprojekt, auch nicht bei der E-Rechnung. Der Beitrag zeigt, warum Projekte an unklaren Rollen, und ungeklärten Anforderungen stocken – und was erfolgreiche Integration ausmacht.
In diesem Artikel
Warum Schnittstellen allein nicht reichen
Wo Integrationsprojekte ins Stocken geraten
Wer hält das Projekt zusammen?
Was erfolgreiche Integrationsprojekte brauchen
Drei typische Fehler in Integrationsprojekten
Woran Sie eine stabile Schnittstelle erkennen
Die größte Lücke: klare Verantwortung
Praxisbeispiel
Schnittstellenstrategie im Selbstcheck
Fazit
FAQ
Viele Unternehmen investieren in moderne ERP-, DMS- und Workflow-Lösungen. Technisch funktionieren die Systeme meist wie geplant. Trotzdem verzögern sich Projekte, Erwartungen werden nicht erfüllt oder Prozesse bleiben hinter ihren Möglichkeiten zurück.
Gerade bei der E-Rechnung zeigt sich: Nicht der Datenaustausch allein entscheidet über den Erfolg. ERP-System, Dokumentenmanagement, Buchhaltung und technische Integration müssen als Gesamtprozess zusammenspielen.
Aus zahlreichen Integrationsprojekten wissen wir, an welchen Punkten solche Vorhaben unnötig kompliziert werden – und was Unternehmen von Anfang an besser machen können.
Auf einen Blick
Warum Schnittstellen allein nicht reichen
Eine Schnittstelle überträgt Daten von einem System in ein anderes. Damit ist jedoch noch nicht sichergestellt, dass der gesamte Prozess funktioniert. In Integrationsprojekten greifen meist mehrere Systeme, Fachbereiche und Dienstleister ineinander. Das ERP liefert Daten, das Dokumentenmanagement verarbeitet Unterlagen, die Buchhaltung prüft Inhalte und die Schnittstelle sorgt für den Austausch.
Die Leser dieser Blogreihe wissen bereits, warum durchgängige Prozesse wichtig sind.
Problematisch wird es, wenn jeder Beteiligte nur den eigenen Bereich betrachtet.
Dann bleiben zentrale Fragen offen:
Technisch kann die Verbindung trotzdem stabil laufen. Im Gesamtprozess entstehen jedoch Lücken, manuelle Nacharbeiten und Verzögerungen. Genau dort beginnen viele Integrationsprojekte zu stocken.
Wo Integrationsprojekte ins Stocken geraten
Die Probleme entstehen selten an nur einer Stelle. Meist greifen mehrere kleine Versäumnisse ineinander.
Anforderungen werden zu spät geklärt
Im Projektstart stehen häufig Standardszenarien im Mittelpunkt. Sonderfälle wie Gutschriften, Teilrechnungen, abweichende Freigaben oder fehlende Stammdaten werden erst berücksichtigt, wenn die Umsetzung bereits weit fortgeschritten ist.
Verantwortlichkeiten bleiben unklar
ERP-Partner, DMS-Anbieter, Schnittstellenentwickler und Fachabteilungen bearbeiten jeweils ihren Teil. Offen bleibt jedoch, wer den Gesamtprozess steuert, Entscheidungen zusammenführt und Abhängigkeiten im Blick behält.
Getestet werden Systeme statt Abläufe
Eine erfolgreiche Datenübertragung belegt noch nicht, dass der Prozess im Alltag funktioniert. Entscheidend ist, ob auch Freigaben, Fehlerfälle, Rückfragen und manuelle Eingriffe vollständig durchgespielt wurden. Die technische Integration ist damit nur ein Teil des Projekts. Ebenso wichtig ist die Frage, wie Anforderungen, Entscheidungen und Tests über alle Beteiligten hinweg koordiniert werden.
Wer hält das Projekt zusammen?
In vielen Integrationsprojekten gibt es für jeden Teilbereich einen Ansprechpartner, aber niemanden, der den gesamten Ablauf verantwortet.
Der ERP-Partner kümmert sich um das führende System, der DMS-Anbieter um Dokumente und Workflows, der Schnittstellenpartner um den Datenaustausch. Die Fachabteilung bringt ihre Anforderungen ein. Was häufig fehlt, ist eine Instanz, die diese Perspektiven zusammenführt.
Diese übergreifende Verantwortung umfasst vor allem:
- Anforderungen eindeutig festhalten
- Abhängigkeiten zwischen den Systemen erkennen
- Entscheidungen rechtzeitig herbeiführen
- Sonderfälle und Tests koordinieren
- den Gesamtprozess bis zum Go-live im Blick behalten
Fehlt diese Rolle, werden Lücken oft erst spät sichtbar. Dann funktionieren einzelne Komponenten, aber nicht das Zusammenspiel. Änderungen werden aufwendiger, Abstimmungen ziehen sich und Verantwortlichkeiten werden zwischen den Beteiligten hin- und hergeschoben.
Was erfolgreiche Integrationsprojekte brauchen
Erfolgreiche Integrationsprojekte beginnen deshalb nicht mit der technischen Umsetzung, sondern mit einem gemeinsamen Verständnis des Gesamtprozesses.
Dazu müssen die Beteiligten früh klären:
- welches System welche Aufgabe übernimmt
- welche Daten an welchen Stellen benötigt werden
- welche Ausnahmen und Sonderfälle berücksichtigt werden müssen
- wer Entscheidungen trifft
- wie fachliche und technische Tests aufgebaut werden
Entscheidend ist, dass diese Fragen nicht getrennt voneinander beantwortet werden. Technische Umsetzung, Prozessanforderungen und spätere Nutzung müssen zusammen gedacht werden.
Genau hier zeigt sich der Wert einer eingespielten Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Partnern. Als Schnittstellenpartner von DI.UNIT stimmen wir die technische Integration eng mit den Anforderungen aus Dokumentenmanagement, Workflows und Fachprozessen ab. So entsteht nicht nur eine funktionierende Verbindung zwischen Systemen, sondern ein Prozess, der auch im Alltag trägt.
Drei typische Fehler in Integrationsprojekten
1. Die Schnittstelle wird als reines IT-Projekt betrachtet
Häufig wird zunächst nur die technische Verbindung der Systeme betrachtet. Die Fachbereiche werden erst spät eingebunden.
Die Folge: Die Schnittstelle funktioniert technisch, unterstützt den tatsächlichen Prozess aber nur teilweise.
2. Verantwortlichkeiten enden an den Systemgrenzen
ERP-Partner, DMS-Partner und Fachabteilungen arbeiten jeweils in ihrem Bereich. Für den durchgängigen Gesamtprozess fühlt sich jedoch häufig niemand verantwortlich. Genau dort entstehen später die meisten Reibungsverluste.
3. Ausnahmefälle werden unterschätzt
Der Standardprozess ist meist schnell definiert. Die eigentliche Herausforderung liegt in Sonderfällen:
- Gutschriften
- Teilrechnungen
- Bestellbezug
- mehrstufige Freigaben
- Vertreterregelungen
- unterschiedliche Kreditorengruppen
Wer diese Szenarien nicht frühzeitig betrachtet, erlebt die Überraschungen oft erst im Echtbetrieb.
Woran Sie eine stabile Schnittstelle erkennen
Technisch betrachtet lassen sich viele Systeme miteinander verbinden. Der Unterschied zeigt sich jedoch im täglichen Betrieb. Problematische Integrationen funktionieren oft im Standardfall gut, geraten aber bei Ausnahmen, Prozessänderungen oder steigenden Belegmengen an ihre Grenzen.
Stabile Schnittstellen zeichnen sich dagegen durch andere Eigenschaften aus:
Transparenz
Fehler müssen nachvollziehbar sein. Anwender und Administratoren müssen erkennen können, warum ein Vorgang nicht verarbeitet wurde.
Verlässliche Datenübergabe
Dokumente, Metadaten, Statusinformationen und Buchungsdaten müssen konsistent zwischen den Systemen ausgetauscht werden.
Erweiterbarkeit
Fehler müssen nachvollziehbar sein. Anwender und Administratoren müssen erkennen können, warum ein Vorgang nicht verarbeitet wurde.
Support und Weiterentwicklung
Eine Integration ist kein einmaliges Projekt. Sie muss gepflegt, weiterentwickelt und an neue Anforderungen angepasst werden können. Offene Kommunikation und langfristige Betreuung sind deshalb genauso wichtig wie die technische Umsetzung.
Die größte Lücke: klare Verantwortung
Nach vielen Integrationsprojekten zwischen DocuWare und SAP Business One haben wir eine Beobachtung gemacht:
Die größten Herausforderungen entstehen selten durch die Schnittstelle selbst. Sie entstehen zwischen den Projektbeteiligten.
Bei einer typischen Integration arbeiten mindestens vier Parteien zusammen. Für jede Lösung gibt es einen Verantwortlichen. Was jedoch häufig fehlt, ist ein Verantwortlicher für das Gesamtprojekt.
| SAP-B1-Partner: verantwortet SAP B1 | DocuWare-Partner: verantwortet DocuWare | Endkunde: verantwortet Fachprozesse | Schnittstellenanbieter: verantwortet Schnittstelle |
Doch wer verantwortet die Zusammenarbeit aller Beteiligten?
Genau an dieser Stelle entstehen viele Verzögerungen. Nicht weil die Technik nicht funktioniert. Sondern weil Entscheidungen, Verantwortlichkeiten und Informationen zwischen mehreren Partnern abgestimmt werden müssen.
Diese Fragen sind selten technische Fragen. Es sind Projektfragen.
Aus unserer Sicht beginnt erfolgreiche Integration deshalb bereits vor der technischen Umsetzung.
Gemeinsam mit dem jeweiligen DocuWare-Partner übernehmen wir in vielen Projekten bewusst die Rolle des partnerübergreifenden Koordinators. Wir bringen ERP-Partner, DMS-Partner, Key User und Fachabteilungen regelmäßig an einen Tisch und sorgen dafür, dass alle Beteiligten entlang eines gemeinsamen Projektplans arbeiten.
Dazu gehören unter anderem:
- regelmäßige Abstimmungstermine mit allen Projektbeteiligten
- Workshops mit Key Usern
- strukturierte Go-Live-Vorbereitung
- Partner-Only-Termine für technische und organisatorische Themen
- Begleitung der Produktivsetzung
- Nachbereitung und Optimierung nach dem Go-Live
Unsere Erfahrung zeigt:
Eine technisch perfekte Schnittstelle allein macht noch kein erfolgreiches Projekt.
Erst wenn alle Beteiligten gemeinsam auf dasselbe Ziel hinarbeiten, entsteht der Nutzen, den Unternehmen von ihrer Digitalisierung erwarten. Deshalb betrachten wir Projektkoordination nicht als Nebenthema, sondern als wesentlichen Bestandteil einer erfolgreichen Integration.
Praxisbeispiel
Integration von DocuWare und SAP Business One
Ein typisches Beispiel aus dem Mittelstand ist die Integration von DocuWare und SAP Business One. Der Ausgangspunkt ist häufig ein Unternehmen, das Rechnungen bereits digital empfängt, die weitere Bearbeitung jedoch noch teilweise manuell organisiert. Durch die Integration werden Dokumente, ERP-Daten und Workflow-Informationen miteinander verbunden. Eingangsrechnungen werden automatisiert erfasst, in digitale Freigabeprozesse überführt und nach erfolgreicher Prüfung direkt im ERP weiterverarbeitet.
Viele Unternehmen beginnen mit dem Rechnungseingangsworkflow und schaffen dadurch sehr schnell messbare Verbesserungen. Im nächsten Schritt werden Bestellprozesse, Wareneingänge und Procure-to-Pay-Abläufe integriert, um den Digitalisierungsgrad schrittweise auszubauen.
Schnittstellenstrategie im Selbstcheck
Kommen E-Rechnungen direkt in den richtigen Ablauf?
Beginnt der Prozess mit manueller Ablage, Weiterleitung oder Zuordnung?
Sind Dokument und ERP-Kontext miteinander verbunden?
Oder müssen Informationen aus mehreren Systemen zusammengesucht werden?
Finden Freigaben im System statt?
Oder laufen sie außerhalb des Prozesses über E-Mail, Telefon oder Einzelabstimmungen?
Ist der Bearbeitungsstand jederzeit erkennbar?
Oder kostet schon die Frage nach dem Status unnötig Zeit?
Lässt sich der Prozess mit wachsendem Volumen mittragen?
Oder hängt er stark an einzelnen Personen und manuellen Zwischenschritten?
Gibt es eine klare Projektverantwortung über alle beteiligten Partner hinweg?
Oder entstehen regelmäßig Abstimmungslücken zwischen ERP-Partner, DMS-Partner, Fachabteilungen und Dienstleistern?
Wer mehrere dieser Fragen nicht eindeutig mit „Ja“ beantworten kann, hat häufig kein Formatproblem – sondern ein Integrations- und Prozessproblem.
Fazit
Die E-Rechnung ist ein wichtiger Meilenstein. Der eigentliche Nutzen entsteht jedoch erst durch durchgängige Prozesse.
Unternehmen erzielen die schnellsten Mehrwerte meist durch einen digitalen Rechnungseingangsworkflow.
Wer anschließend den Procure-to-Pay-Prozess integriert und dabei Technologie mit professioneller Projektkoordination verbindet, schafft die Grundlage für nachhaltige Digitalisierung.
Unsere Erfahrung zeigt dabei immer wieder:
Die erfolgreichsten Projekte sind nicht zwangsläufig diejenigen mit der komplexesten Technik.
Erfolgreich sind die Projekte, in denen Verantwortlichkeiten klar geregelt sind, alle Beteiligten an einem Strang ziehen und jemand den Überblick über das Gesamtprojekt behält.
Denn erfolgreiche Schnittstellen verbinden nicht nur Systeme.
Sie verbinden Menschen, Prozesse und Informationen.
FAQ
Weil sie zunächst nur den Eingang digitalisiert. Der eigentliche Aufwand entsteht häufig danach – bei Zuordnung, Prüfung, Freigabe, Verbuchung und Ablage.
Sie verbinden die Informationen und Prozessschritte, die zusammengehören. Erst dadurch wird aus einer digitalen Rechnung ein durchgängiger Vorgang.
Zum Beispiel daran, dass Daten mehrfach erfasst werden, Freigaben per E-Mail laufen oder Statusinformationen nicht auf Anhieb sichtbar sind.
Weil Dokumente und Buchungskontext im Alltag nicht getrennt voneinander funktionieren. Unternehmen brauchen beides gleichzeitig: den Beleg und die relevanten Prozess- und ERP-Daten.
Nein. Gerade im Mittelstand entsteht schnell spürbarer Nutzen, wenn manuelle Zwischenschritte reduziert und Verantwortlichkeiten im Prozess klar abgebildet werden.
Eine zentrale Rolle sollte alle Beteiligten koordinieren – Fachbereich, Key User, ERP- und DMS-Partner sowie weitere Dienstleister. Entscheidend ist, dass Verantwortlichkeiten, Entscheidungen, Tests und Go-live zusammengeführt werden. Fehlt diese übergreifende Koordination, entstehen schnell Abstimmungslücken und Verzögerungen, obwohl die Technik funktioniert.
Wo stehen Sie in Ihrem Rechnungsprozess?
Unsere kostenfreie Checkliste zeigt in 7 Fragen, auf welcher Stufe Sie sich heute befinden. Und welche Schritte als nächstes sinnvoll sind.
