Digitale Personalakte: Der einfache 10-Punkte-Plan zur Digitalisierung

In diesem Artikel

1. Welche Ziele verfolgen Sie mit der digitalen Personalakten?
2. Was gehört in die digitale Personalakte?
3. Welche Software für die digitale Personalakte?
4. Wie werden Personalakten digital?
5. Wer darf auf die digitale Personalakte zugreifen?
6. Wie schützt man die digitale Personalakte?
7.  Personalakten nach der Digitalisierung
8. Rechtlichen Grundlagen bei der Digitalisierung von Personalakten
9. Wie lange muss man die digitale Personalakte aufbewahren?
10. Digitale Personalakten - erfinden Sie das Rad nicht neu
So klappt's mit der digitalen Personalakte!

Sie möchten die digitale Personalakte einführen, um sich von Papier befreien? Um Personaldokumente schneller finden und bearbeiten? Und um endlich mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben in der Personalarbeit gewinnen?
Die Einführung einer digitalen Personalakte ist ein wichtiger und richtiger Schritt. Und auf jeden Fall eine gute Entscheidung!

Doch: Wie soll die Einführung von digitalen Personalakten umgesetzt werden?

Die Einführung von digitalen Personalakten hört sich an wie ein kompliziertes, monatelanges Projekt, für das spezialisierte Software und viel IT-Know-how nötig ist. Zum Glück ist es viel einfacher, als man denkt.

Um Ihre Personalakten zu digitalisieren, brauchen Sie im Grunde nur den folgenden ultimativen 10-Punkte-Plan umsetzen:

1. Welche Ziele verfolgen Sie mit der digitalen Personalakten?

Stellen Sie sich am Anfang die Frage: Was soll die Einführung von digitalen Mitarbeiterakten Ihnen und Ihrer Organisation bringen?

Wollen Sie zum Beispiel:

Behalten Sie Ihre Ziele nicht für sich. Schreiben Sie Ihre Ziele auf.
Sammeln Sie überzeugende Gründe und Argumente für die Digitalisierung der Personalunterlagen. Und zwar nicht nur aus Sicht der Personalabteilung. Sprechen Sie auch mit Mitarbeitenden, Führungskräften und der Unternehmensleitung.  So schaffen Sie erstens eine hohe Akzeptanz für digitale Personaldokumente.

Bei Ihren Gesprächen und Recherchen lernen Sie selbst eine Menge hinzu. Das stärkt Ihr Experten-Know-how.
Zudem erfahren Sie frühzeitig, was den Mitarbeitenden, den Führungskräften und der Unternehmensleitung bei digitalen Personalakten wichtig ist. So können Sie auch mögliche Einwände bereits bei der Vorbereitung berücksichtigen. Win-win für alle!

So ist der erste Punkt auch gleichzeitig der wichtigste.
Wenn das Ziel klar ist, ist es einfach, den richtigen Kurs zu setzen.

2. Was gehört in die digitale Personalakte?

Ganz einfach: Alles, was auch in die Papierakte gehört. Grundsätzlich unterscheiden sich digitale Akten und Papierakten nämlich nicht.
Da es keine Vorschriften über die Form von Personalakten gibt (Ausnahme: Öffentlicher Dienst § 106 BBG), können Sie diese auch vollständig digital führen.
Doch Vorsicht: Beweispflichtige Dokumente sollten Sie besser im Original aufbewahren! Denn für einige Dokumente ist rechtlich die Schriftform verlangt.

Wichtige Beispiele:

• Arbeitsrechtliche Kündigungen oder Aufhebungsverträge (§ 623 BGB)
• Nachvertragliche Wettbewerbsverbote (§ 74 Abs. 1 HGB)
• Befristung von Arbeitsverträgen (§ 14 Abs. 4 TzBfG)
• Arbeitnehmerüberlassungsvertrag (§ 12 Abs. 1 Satz 1 AÜG)

Benötigen Sie diese Dokumente in Streitfällen, werden diese bei Gericht nur mit Originalunterschrift als Beweismittel zugelassen. Gleichwohl können und sollten Sie eine Kopie in die digitale Personalakte aufnehmen.

Die Inhalte Ihrer digitalen Personalakten definieren Sie somit ganz einfach:
Sichten Sie Ihre Papierakten und definieren Sie Dokumententypen und –merkmale.
Erstellen Sie für jedes Aktenregister eine Überschrift und notieren Sie die Dokumententypen, die Sie in den Registern finden.
Grob lassen sich drei Gruppen unterscheiden:

• Auf Mitarbeitende bezogene Dokumente (z. B. Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag, Zeugnisse)
• Dokumente zu Sozialversicherungs- und Steuerangelegenheiten (z. B. Steuer- und Versicherungsnachweise)
• Kopien amtlicher Urkunden (z. B. Führerschein, Weiterbildungsnachweise)

3. Welche Software für die digitale Personalakte?

Haben Sie sich schon mit der Auswahl einer passenden Software beschäftigt? Oder haben Sie das Thema aufgrund der vielen Anbieter erst mal beiseitegelegt? Verständlich.

Dabei ist die Antwort auf die Frage, welche Software Sie für die Digitalisierung Ihrer Personalakten benötigen, zunächst so simpel wie unbefriedigend: Es kommt drauf an.
Nämlich auf die Anforderungen, die Sie an die Arbeit mit einer digitalen Personalakte stellen, zum Beispiel digitale Verwaltung von Bewerbungen, digitale Urlaubsanträge, Onboarding-Prozesse oder ein strukturierter Talentpool.

Erstellen Sie Ihre Liste mit individuellen Anforderungen. Beziehen Sie dabei Personalabteilung, IT und weitere Fachabteilungen ein. Und natürlich haben Sie den Betriebsrat ebenso an Bord wie Ihren Datenschutzbeauftragten.

Die konkreten Prüffragen zur Softwareauswahl (Schnittstellen, mobiler Zugriff, Datenschutz, Cloud, Revisionssicherheit) haben wir für Sie in der Checkliste digitale Personalakte zusammengestellt.

Grundsätzlich sind Ihre digitalen Personaldokumente in einem System für Dokumentenmanagement (DMS) sehr gut aufgehoben.

Marktführende Systeme wie DocuWare erfüllen alle oben genannten Anforderungen, sind einfach zu bedienen und sind in der Cloud praktisch „aus der Steckdose“ verfügbar.
Da braucht es meist keine unübersichtliche und teure HR-Spezialsoftware.

Weiterer Vorteil einer DMS: Es profitieren auch andere Abteilungen von der Lösung. Ob im Vertrieb, im Einkauf, der Technik oder der Finanzbuchhaltung.

Übrigens: Mehr dazu, welche Abteilungen von einem DMS profitieren, erfahren Sie hier

Aber: Fangen Sie klein an! Befreien Sie sich zunächst vom Papier und nutzen Sie ein digitales Archiv. Weiten Sie die Einsatzbereiche und Integrationen aus, wenn Sie bereit sind. Und aktivieren Sie dann mit wenigen Klicks digitale Workflows.

4. Wie werden Personalakten digital?

Wenn Sie Ihre Personalakten digitalisieren wollen, müssen Sie zunächst eine grundlegende Entscheidung treffen:
Wollen Sie Ihre Dokumente selbst einscannen oder durch einen Dienstleister scannen lassen?

Option 1: Sie scannen selbst

Wenn Sie eine kleine Belegschaft verwalten, ist das machbar. Achten Sie jedoch auf hochwertige Scanner mit Texterkennung. Dokumente, die nicht durchsuchbar sind, nützen wenig. Und unterschätzen Sie den Aufwand nicht: Heftklammern, Büroklammern, geöste Dokumente oder Eselsohren – praktisch keine Akte lässt sich unvorbereitet einscannen. Da kommen schnell viele Stunden zusammen.

Option 2: Sie beauftragen einen Dienstleister

Ab 50 bis 100 Akten sollten Sie einen Profi einbinden. Das beschleunigt den Prozess erheblich. Ein professioneller Scandienstleister gibt Ihnen zudem wertvolle Tipps zu Datenschutz, rechtlichen Anforderungen und Aufbewahrungsfristen. Er kümmert sich um Logistik, Volltextdurchsuchbarkeit, Speicheroptimierung, Verschlüsselung und die datenschutzkonforme Vernichtung der Papierunterlagen.

Lesen Sie hier, worauf Sie bei der Auswahl eines Scandienstleisters für Personalakten achten sollten.

Beispiel gefällig? 
Als Digitalisierungsspezialist scannen wir jährlich viele Kilometer Akten. Das Ergebnis: Viele digitale Dokumente, über die unsere Kunden genau dort verfügen können, wo sie diese benötigen. Mit genau den Informationen, die sie für Ihre tägliche Arbeit brauchen.
Sie benötigen auch die entsprechende Software? Als Full-Service-Dienstleister stellen wir Ihnen selbstverständlich auch die passende Software zur Verfügung.

5. Wer darf auf die digitale Personalakte zugreifen?

Klar: Die persönlichen Daten der Mitarbeitenden müssen streng vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Egal, ob digital auf Ihrem Server, in der Cloud oder in einer Papierakte.
Vielleicht denken Sie, dass nur die Personalabteilung Zugriff haben sollte. Grundsätzlich richtig.
Andererseits: Wie wäre es, wenn:

• die Belegschaft Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen aus der digitalen Personalakte abrufen könnte?
• Mitarbeitende bestimmten Nachweispflichten über digitale Workflows automatisch nachkommen könnten (Beispiel: Nachweis über den Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis)
• Urlaubs- bzw. Abwesenheitsanträge automatisch in der Personalakte landen?
• aus Bewerberdaten automatisch eine Personalakte generiert wird, ohne manuelle Erfassung?
• Mitarbeitende ihre Personalstammdaten selbstständig ändern, zum Beispiel nach einem Umzug?

Diese Liste könnte man noch weiter fortführen. Wichtig ist dabei: Nur mit einem entsprechenden Rechte- und Rollenkonzept können Sie alle diese digitalen Workflows umsetzen.

Voraussetzung ist, dass Zugriffsrechte dokumentengenau einzelnen Rollen oder Personen zugewiesen werden. So kann jede Person nur auf die Dokumente zugreifen, für die sie berechtigt ist. Das hilft zugleich, die Vorgaben des Datenschutzes genau einzuhalten.

Fazit: Ihre digitale Personalakte sollte über ein detailliertes Rollen- und Rechtekonzept bis auf Dokumentenebene verfügen!

6. Wie schützt man die digitale Personalakte?

Wie gut sind Ihre Personalakten aus Papier gegen Diebstahl oder Elementarschäden wie Feuer oder Überschwemmungen geschützt?

Oder anders gefragt: Wahrscheinlich haben Sie von jeder Personalakte eine Kopie angelegt und diese Kopien lagern Sie zumindest einige hundert Meter entfernt von Ihrem Standort, oder?
Und im Fall eines Brandes oder einer Überschwemmung können Sie immer noch auf Ihre Papierkopien zugreifen, nicht wahr?

Kennen Sie eine Organisation, die dies genau so umgesetzt hat?

Das ist bei digitalen Personalakten anders: Im Rahmen des Datensicherungskonzeptes wird auch von Ihren digitalen Personalakten regelmäßig, meist täglich, ein Backup erstellt.

Moderne Cloudsysteme sichern praktisch permanent den Daten- und Dokumentbestand auf weiteren Servern, die räumlich weit voneinander entfernt sind. Dies geschieht natürlich vollautomatisch.
So brauchen Sie sich über einen möglichen Verlust Ihrer Personalakten keine Gedanken mehr zu machen.

7.  Personalakten nach der Digitalisierung

Papierakten nach dem Scannen aufzubewahren ergibt wenig Sinn, oder?
Sie würden weiterhin Lagerplatz benötigen und hätten zwei Versionen derselben Akte, digital und in Papier.

Daher unsere Empfehlung: Vernichten Sie die Akten nach dem Scannen. Die digitale Personalakte kann die Papierakte nämlich eins zu eins ersetzen.

Was Sie dabei unbedingt beachten sollten:

• Beachten auch bei der Vernichtung die Vorschriften der DSGVO.
• Setzen Sie auch bei der Vernichtung auf entsprechend zertifizierte Dienstleister.
• Prüfen Sie nach dem Scannen Ihre digitalen Personalakten auf Vollständigkeit.
• Lassen Sie die Papierakten übergangsweise datenschutzkonform einlagern, bis die Prüfung abgeschlossen ist.
• Prüfen Sie, ob und für welche Dokumente ggf. eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist besteht (mehr dazu in Punkt 9).

Entnehmen Sie der Papierakte auch unbedingt die Dokumente, die Sie in Papierform erhalten wollen oder müssen! (siehe Punkt 2, beweispflichtige Dokumente). Viele Unternehmen heben zum Beispiel alle Arbeitsverträge im Original auf.

8. Rechtlichen Grundlagen bei der Digitalisierung von Personalakten

Vorab: Bitte verwechseln Sie die nachfolgenden Informationen nicht mit einer Rechtsberatung (das können, wollen und dürfen nicht).
Lassen Sie sich zu Rechtsfragen bei einem Digitalisierungsprojekt von Ihrer Rechtsabteilung oder einem Rechtsanwalt beraten.

Grundsätzlich (und verkürzt) gilt: Privatwirtschaftliche Unternehmen müssen keine Personalakten führen. Auch die Form ist frei. Ob Sie die Personalakten somit in Aktenordnern, Hängemappen oder digital führen, bleibt Ihnen überlassen.
Die Anforderungen an eine digitale Personalakte sind dieselben wie an eine Papierakte.

Was bedeutet das konkret?

• Wenn Sie Ihre Personalunterlagen digitalisieren (lassen), sorgen Sie dafür, dass alle Dokumente digitalisiert werden.
• Beim Scannen verarbeiten Sie personenbezogene Daten von Beschäftigten. Halten Sie bitte die Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) ein.
• Übertragen Sie einem Dienstleister die Digitalisierung, ist dieser Auftragsverarbeiter gemäß 28 DSGVO. Mit ihm schließen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) (worauf Sie ein guter Dienstleister immer hinweisen wird).
• Das IT-System, in dem Sie Ihre digitalen Personalakten verwalten, muss ebenfalls den Grundsätzen für die Verarbeitung personenbezogener Daten entsprechen.
• Beachten Sie auch ggf. bestehende Aufbewahrungs- und Löschfristen (siehe hierzu Punkt 9)

9. Wie lange muss man die digitale Personalakte aufbewahren?

Für digitale Personalakten gilt dasselbe wie für Papierakten: Laut Gesetz gibt es keine allgemeine Verpflichtung, die gesamte Personalakte nach dem Ausscheiden von Beschäftigten aufzubewahren.

Aber Achtung! Für einzelne Dokumente aus der Personalakte kann es Aufbewahrungsfristen geben, zum Beispiel für steuerlich relevante Dokumente, Beitragsnachweise für die Sozialversicherung oder Nachweise über die Mindestlohnzahlung. Hinzu kommen Fristen, die sich aus Ausschluss- oder Verjährungsfristen ergeben.

Personalakten sollten also erst dann gelöscht werden, wenn alle gegenseitigen Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis erfüllt sind.

Umgekehrt gilt: Akten einfach gar nicht zu löschen, ist keine Option. Denn Sie dürfen personenbezogene Daten nur so lange speichern, wie es für die Verarbeitung erforderlich ist. Gerade sensible Daten sollten Sie nicht länger aufbewahren als nötig.

10. Digitale Personalakten – erfinden Sie das Rad nicht neu

Brummt Ihnen der Kopf? Fragen Sie sich, wie Sie die großen Berge an Personalakten jemals digitalisiert bekommen? Da können wir Sie beruhigen: Für erfahrene Dienstleister ist das Tagesgeschäft.

Unser Tipp: Sprechen Sie mit Unternehmen, die diesen Weg schon gegangen sind. Sie brauchen das Rad nicht neu zu erfinden.

Wenn Sie mehr wissen möchten zum Thema Digitales Personalmanagement:

Hören Sie in unseren DI.talk-Podcast rein!

Oder sprechen Sie uns einfach an. Wir beraten Sie unabhängig und dem Know-how aus mehr als 2.500 Digitalisierungsprojekten

Mehr zu den Themen Digitalisierung und smarten Workflows finden Sie zudem in unserem Blog.

Viel Erfolg beim Digitalisieren!