DMS
Was ist ein Dokumentenmanagement-System?
Lesedauer ca. 3 Min.
Was ist das eigentlich, dieses Dokumentenmanagement-System (kurz DMS), von dem alle reden? Was bringt es Ihnen und Ihrem Team? Wir beantworten Ihnen diese Fragen im Betrag.
In diesem Artikel
Dokumente verwalten und teilen
Dokumente schnell finden und versionieren
Platz, Kosten und Ressourcen sparen
Bessere und leichtere Zusammenarbeit
Sicherheit und Datenschutz
Kundenservice
Also...
Unser Tipp: Erfahrungsberichte nutzen!
Dokumentenmanagement-System: Diesen etwas sperrigen Begriff haben Sie bestimmt auch schon mal gehört. Aber was ist das eigentlich, ein Dokumentenmanagement-System (kurz DMS)?
Wofür brauchen Unternehmen das, was bringt es Ihnen und Ihrem Team und warum ist es so wichtig für Wirtschaft und Verwaltungen?
Diese Fragen klären wir im Beitrag.
Dokumente verwalten und teilen
Ein digitales Dokumentenmanagement-System ist eine Software, die Ihnen hilft, Dokumente zu speichern und zu verwalten. Diese Dokumente sind zum Beispiel Rechnungen, Formulare, Lieferscheine, Verträge oder Briefe, aber auch E-Mails, Zeichnungen, Rundschreiben oder Bedienungsanleitung. Auch Videos oder Sprachaufnahmen lassen sich mit modernen Dokumentenmanagement-Systemen digital erfassen, ablegen, gemeinsam bearbeiten, verteilen und archivieren.
Dokumente schnell finden und versionieren
DMS hilft Ihnen, sehr schnell Dokumente zu finden, indem es diese mit sogenannten Meta- oder Index-Daten wie Titel, Autor, Datum oder weiteren Schlagwörtern versieht. So sind Ihre Informationen gut geordnet und über die Index-Felder schnell aufgerufen.
Außerdem können Sie mit einem DMS die Versionierung von Dokumenten nachverfolgen und deren rechtssichere Aufbewahrung gewährleisten.
Platz, Kosten und Ressourcen sparen
Warum ist digitales Dokumentenmanagement-System sonst noch wichtig für Unternehmen?
Neben den technischen Aspekten gibt es noch sehr handfeste Gründe: Durch die Digitalisierung Ihrer Dokumente und des Managements durch das DMS sparen Sie Geld und Ressourcen, weil Sie weniger Papier, Tinte und Toner brauchen. Zudem gewinnen Sie wertvollen Platz, den Sie sonst für die Archivierung von Papierdokumenten, den Ordnern oder in Hängeregistraturen benötigen.
Bessere und leichtere Zusammenarbeit
Mit einem DMS arbeiten Sie und Ihr Team besser mit anderen zusammen, weil man die Dokumente leichter austauschen und auch ändern kann.
Außerdem können Sie mit einem Dokumentenmanagement-System die Qualität und Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse verbessern, indem Sie diese automatisiert standardisieren und so schneller machen. Beste Beispiele dafür sind der Rechnungseingang, z. B. in der Kreditorenbuchhaltung oder das Bewerbermanagement in der Personalabteilung.
Sicherheit und Datenschutz
Mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System erhöhen Sie auch die Sicherheit Ihrer Dokumente und können rechtliche Vorgaben, wie den Datenschutz oder die Nachvollziehbarkeit von Änderungen an Dokumenten besser einhalten.
Kundenservice
Last but not least machen Sie Ihre Kunden glücklicher, weil Sie und Ihr Team ihnen mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System schneller und besser helfen können und Sie Ihren Service verbessern.
Diese Checkliste hilft Ihnen bei der Auswahl des passenden DMS
Also…
- Mit einem digitalen DMS arbeiten Unternehmen also besser und effizienter als mit Papier.
- Es ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitaler Transformation und verschafft Ihnen einen entsprechenden Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen.
Unser Tipp: Erfahrungsberichte nutzen!
Andere sind den Schritt zur Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems schon vor Ihnen gegangen. Profitieren Sie von diesen Erfahrungen!
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