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XRechnung: Was ist das, was kann es und passt das zu mir?
von DI.UNIT Redaktion |Lesedauer ca. 10 Min.
XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen im B2G und seit 2025 auch im B2B relevant. Dieser Beitrag erklärt, was dahintersteckt, welche Anforderungen gelten und wann ZUGFeRD die bessere Wahl ist.
In diesem Artikel
Was ist eine XRechnung?
Wie funktioniert das XRechnungsformat?
Wann ist die XRechnung Pflicht?
Welche Anforderungen muss eine XRechnung erfüllen?
Für welche Unternehmen ist die XRechnung relevant?
Die Vorteile auf einen Blick
XRechnung vs. ZUGFeRD: Welches Format passt besser?
Wie unterstützt ein DMS bei der XRechnung?
Fazit
FAQ
So stellen Sie auf XRechnung & E-Rechnungen um
Die XRechnung ist das führende Format für den strukturierten elektronischen Rechnungsaustausch in Deutschland. Seit 2025 spielt sie auch im B2B-Bereich eine zentrale Rolle. Hier gibt’s die wichtigsten Infos – kompakt und verständlich.
Im Rahmen der E-Rechnungspflicht müssen deutsche Unternehmen seit Januar 2026 E-Rechnungen nicht nur empfangen, sondern schrittweise auch selbst versenden können.
Zwei Formate sind dabei zugelassen: die XRechnung und ZUGFeRD.
Welches Format zu Ihrem Unternehmen passt, hängt von Ihren Prozessen ab. Dieser Beitrag erklärt, was hinter der XRechnung steckt, wofür sie sich eignet und wann ZUGFeRD die bessere Wahl sein könnte.
Was ist eine XRechnung?
Eine XRechnung ist ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat auf Basis der Auszeichnungssprache XML (Extensible Markup Language) Basis, das strukturierte Rechnungsdaten enthält und maschinell verarbeitet werden kann. In Deutschland wird es insbesondere für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verwendet. Sie wurde als nationaler Standard entwickelt und setzt die europäische Norm EN 16931 für den elektronischen Rechnungsaustausch in Deutschland um.
Im Gegensatz zu einem PDF enthält eine XRechnung keine visuelle Darstellung, sondern ausschließlich strukturierte, maschinenlesbare Daten. Das bedeutet: Eine XRechnung kann von Buchführungssystemen direkt und ohne manuelle Eingabe verarbeitet werden. Für das menschliche Auge lesbar wird sie erst über ein Visualisierungsprogramm oder ein Dokumentenmanagement-System (DMS) wie DocuWare.
Wichtig: Der XRechnung-Standard wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) gepflegt und erhält alle sechs Monate ein Update. Unternehmen haben jeweils ein halbes Jahr Zeit, ihre Systeme auf die neue Version umzustellen.
Wie funktioniert das XRechnungsformat?
Die XRechnung basiert ausschließlich auf XML (Extensible Markup Language) – einem strukturierten Textformat, das Rechnungsdaten maschinenlesbar speichert. Anders als ein PDF enthält sie keine visuelle Darstellung, sondern ausschließlich Datenfelder: Rechnungsnummer, Absender, Empfänger, Positionen, Beträge, Steuern, Zahlungsbedingungen.
Der Aufbau folgt dem semantischen Datenmodell der EU-Norm EN 16931. Das bedeutet: Jedes Datenfeld hat einen fest definierten Platz und eine klare Bedeutung, unabhängig davon, welches System die Rechnung erstellt oder empfängt. ERP- und Buchhaltungssysteme können die Daten dadurch direkt auslesen, prüfen und verbuchen, ohne dass ein Mensch eingreifen muss.
Für die visuelle Darstellung – etwa zur Prüfung oder Archivierung – ist ein Visualisierungstool oder ein Dokumentenmanagement-System (DMS) wie DocuWare erforderlich, das die XML-Daten in eine lesbare Ansicht umwandelt.
Wann ist die XRechnung Pflicht?
Die XRechnung ist seit November 2020 verpflichtend für alle Lieferanten, die Rechnungen an Bundesbehörden stellen. Für Landes- und Kommunalbehörden gelten eigene Regelungen, die in den meisten Bundesländern inzwischen ebenfalls die elektronische Rechnung vorschreiben.
Im B2B-Bereich gilt seit Januar 2025 die Empfangspflicht: Alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen müssen E-Rechnungen entgegennehmen können. Für den Versand gelten gestaffelte Fristen:
- Bis Ende 2026: Papier- und PDF-Rechnungen bleiben mit Zustimmung des Empfängers zulässig
- Ab Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden
- Ab Januar 2028: Versandpflicht gilt für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen
Die XRechnung erfüllt als XML-reines Format alle gesetzlichen Anforderungen – sowohl für den B2G- als auch den B2B-Bereich.
Welche Anforderungen muss eine XRechnung erfüllen?
Damit eine Rechnung als XRechnung gilt, muss sie folgende Bedingungen erfüllen:
- Sie wird ausschließlich als XML-Dokument ausgestellt, übermittelt und empfangen
- Sie enthält nur Informationselemente gemäß dem semantischen Datenmodell des Standards
- Sie ist eine valide Instanz der in der EN 16931-2 definierten XML-Schema-Definition
- Sie erfüllt die spezifizierten Geschäftsregeln nach Standard XRechnung
- Sie enthält alle Pflichtangaben: Rechnungsnummer und -datum, Lieferanten- und Empfängerdaten, Umsatzsteuer-ID, Rechnungspositionen, Gesamtbetrag, Zahlungsbedingungen und Bankverbindung
- Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber: Angabe der Leitweg-ID zur eindeutigen Weiterleitung an die zuständige Behörde
Für welche Unternehmen ist die XRechnung relevant?
Die XRechnung eignet sich besonders für Unternehmen, die:
- Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen (hier ist sie seit 2020 verpflichtend)
- über ERP-Systeme verfügen, die XML-basierte Formate direkt verarbeiten können
- vollständig automatisierte Rechnungsprozesse ohne manuelle Eingriffe anstreben
- im B2B-Bereich mit Partnern zusammenarbeiten, die ebenfalls auf strukturierte Formate setzen
Die Vorteile auf einen Blick
- Vollständige Automatisierung: Rechnungsdaten werden ohne manuelle Erfassung direkt ins Buchhaltungssystem übertragen
- Pflicht-Compliance: Die XRechnung erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen für den B2B- und B2G-Rechnungsaustausch in Deutschland
- Fehlerreduktion: Kein manuelles Abtippen, keine Übertragungsfehler, keine Dubletten
- Skontosicherung: Automatisierte Prozesse bedeuten schnellere Freigaben und zuverlässige Einhaltung von Zahlungsfristen
- Einheitlicher Standard: Eine Rechnungsversion für alle Empfänger, egal ob Behörde oder Geschäftspartner
- Zukunftssicherheit: Als nationaler Standard wird die XRechnung kontinuierlich weiterentwickelt und bleibt dauerhaft compliant
Wo stehen Sie in Ihrem Rechnungsprozess?
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XRechnung vs. ZUGFeRD: Welches Format passt besser?
Die XRechnung und ZUGFeRD sind beide zulässige E-Rechnungsformate. Sie unterscheiden sich jedoch grundlegend in Aufbau und Einsatzszenario.
Die XRechnung besteht ausschließlich aus XML und ist ohne Hilfsmittel nicht direkt lesbar. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Es kombiniert die maschinenlesbare XML-Datei mit einer für Menschen lesbaren PDF/A-3-Darstellung in einer einzigen Datei.
Mehr zur E-Rechnung erfahren Sie in unserer Beitragsreihe, zum Beispiel hier
Die XRechnung ist die richtige Wahl, wenn:
- Ihre IT-Infrastruktur XML-Formate direkt verarbeiten kann
- Sie vollständige Prozessautomatisierung anstreben
- Sie regelmäßig Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen
- Ihre Geschäftspartner technisch für den Empfang von XML-Dateien gerüstet sind
ZUGFeRD ist die richtige Wahl, wenn:
- Sie und Ihre Geschäftspartner Rechnungen auch manuell einsehen und bearbeiten müssen
- Sie bestehende PDF-Prozesse schrittweise um eine XML-Komponente erweitern möchten
- Sie international tätig sind und mit dem EU-kompatiblen Format Factur-X arbeiten
- Sie als kleineres Unternehmen noch nicht über die technischen Ressourcen für rein XML-basierte Rechnungen verfügen
In der Praxis unterstützt ein Dokumentenmanagement-System (DMS) wie DocuWare beide Formate gleichermaßen. Die Formatfrage stellt sich damit weniger als technische Hürde, sondern als strategische Entscheidung: Wie weit möchten Sie Ihren Prozess automatisieren?
Wie unterstützt ein DMS bei der XRechnung?
Seit Januar 2026 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) übernimmt dabei den gesamten Prozess:
- Automatischer Eingang: XRechnungen werden direkt aus dem E-Mail-Postfach oder über Schnittstellen wie Peppol erfasst und erkannt
- Visualisierung: Die maschinenlesbare XML-Datei wird im Viewer lesbar dargestellt, ähnlich einem PDF
- Datenextraktion: Alle relevanten Rechnungsfelder werden automatisch ausgelesen und als Indexdaten gespeichert
- Workflow-Steuerung: Prüfung, Freigabe und Buchung laufen in einem definierten, GoBD-konformen Prozess ab
- Revisionssichere Archivierung: Die XRechnung wird im Originalformat unveränderlich archiviert, inklusive vollständiger Bearbeitungshistorie
Ein DMS sorgt damit nicht nur für die Erfüllung der gesetzlichen Pflicht, sondern macht den gesamten Rechnungseingang effizienter, transparenter und prüfungssicher.
Fazit
Die XRechnung ist der nationale Standard für den strukturierten Rechnungsaustausch in Deutschland. Sie bietet maximale Automatisierung, klare Compliance und Zukunftssicherheit – setzt aber voraus, dass Systeme und Prozesse für die Verarbeitung von XML-Daten gerüstet sind. Wer diesen Schritt mit einem DMS geht, profitiert nicht nur von der Pflichterfüllung, sondern von einem durchgängig digitalisierten Rechnungsprozess.
Viel Erfolg beim Digitalisieren!
FAQ
Die XRechnung ist ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat in Deutschland. Sie basiert auf der Auszeichnungssprache XML und enthält strukturierte Rechnungsdaten, die automatisch von Software verarbeitet werden können.
Die XRechnung wird vor allem für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland verwendet. Behörden können Rechnungen in diesem Format automatisiert verarbeiten und in ihre Verwaltungssysteme übernehmen.
Für Rechnungen an viele öffentliche Auftraggeber ist die Nutzung der XRechnung verpflichtend. Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht gewinnt das Format zusätzlich im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen an Bedeutung.
Die XRechnung besteht ausschließlich aus strukturierten XML-Daten und ist für Menschen nicht direkt lesbar. ZUGFeRD kombiniert hingegen eine sichtbare PDF-Rechnung mit eingebetteten XML-Daten.
Der Standard wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) gepflegt und erhält alle sechs Monate ein Update. Unternehmen haben jeweils ein halbes Jahr Zeit, ihre Systeme auf die neue Version umzustellen und die geänderten Anforderungen zu implementieren.
Die Leitweg-ID ist eine 15-stellige Identifikationsnummer, die bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zwingend angegeben werden muss. Sie stellt sicher, dass die Rechnung korrekt an die zuständige Behörde weitergeleitet wird, zum Beispiel über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE).
Beide Formate sind im Rahmen der E-Rechnungspflicht zugelassen. Die Wahl hängt von Ihren Prozessen und Geschäftspartnern ab. Eine ausführliche Entscheidungshilfe finden Sie in unserem Beitrag: ZUGFeRD – Das smarte Format für elektronische Rechnungen.
So stellen Sie auf XRechnung &
E-Rechnungen um
Die Umstellung auf XRechnung und E-Rechnungen kein Hexenwerk.
Mit den richtigen Werkzeugen, wie Digitalisierungsplattformen, kann der Umstieg in wenigen Wochen gelingen
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