Digitale Workflows
Personalakte digital: So behalten Sie Fristen & Datenschutz im Griff
Lesedauer ca. 9 Min.
Welche Unterlagen gehören in die Personalakte – und wie lange müssen sie archiviert? Im Beitrag erhalten Sie Tipps zu Fristen, Pflichten & digitaler Verwaltung – kompakt und verständlich.
In diesem Artikel
Was ist eine Personalakte?
Was gehört in die Personalakte - und was nicht?
Ist eine Personalakte Pflicht?
Gesetze & Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen
Datenschutz: Wer darf was – und wie lange?
Papier vs. digital – was gilt bei der Aufbewahrung der Personalakten?
Wie Digitalisierung und Automatisierung bei der Personalakte helfen
Fazit: Digital macht den Unterschied
So stellen Sie auf die digitale Personalakte um
Personalakten? Klingt erstmal nach Papierkram – ist aber für jedes Unternehmen ein Muss.
Denn bestimmte Unterlagen müssen Sie gesetzlich aufbewahren – digital oder analog.
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, welche Dokumente wie lange aufbewahrt werden müssen, worauf Sie beim
Datenschutz achten sollten und wie Ihnen digitale Lösungen die Arbeit erleichtern.
Von Bewerbungen bis Sozialversicherungsnachweisen: So bringen Sie Ordnung in den Akten-Dschungel.
Wichtig: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine rechtliche Beratung. Bei konkreten Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre Rechts- oder Steuerberatung!
Was ist eine Personalakte?
Die Personalakte sammelt alles Wichtige rund ums Arbeitsverhältnis: Verträge, Gehalt, Abwesenheiten, Abmahnungen, Nachweise – alles an einem Ort. Ziel: eine zentrale, strukturierte und sichere Verwaltung der Mitarbeiterdaten.
Übrigens: Mitarbeitende haben ein gesetzlich verankertes Recht auf Einsicht – und dürfen falsche Angaben korrigieren, Stellungnahmen hinzufügen oder sogar ein Betriebsratsmitglied zur Einsicht hinzuziehen (§ 83 BetrVG).
Was gehört in die Personalakte – und was nicht?
Eine gut geführte Personalakte enthält alle Informationen, die für das Arbeitsverhältnis wichtig sind – und nur diese. Alles andere hat darin nichts zu suchen. Hier ein Überblick, was rein darf – und was draußen bleiben muss:
Das gehört in die Personalakte:
- Personalstammdaten & Änderungsmitteilungen
- Bewerbungen & Weiterbildungen
- Verträge & Vertragsänderungen
- Gehalts- & Steuerunterlagen
- Zeugnisse & Zertifikate
- Urlaub & Abwesenheiten
- Schriftverkehr & Abmahnungen
Das gehört nicht in die Personalakte:
- Private Infos (Social Media, Religion, Parteizugehörigkeit)
- Alles, was nicht arbeitsrelevant ist
- Besonders geschützt: Gesundheitsdaten
Gesundheitsdaten und Atteste sollten nur gespeichert werden, soweit dies erforderlich und rechtlich zulässig ist. Sie sind besonders geschützt und getrennt bzw. mit eingeschränktem Zugriff zu verwalten.
Ist eine Personalakte Pflicht?
In der Privatwirtschaft: Nein – aber trotzdem sinnvoll.
Auch wenn Sie nicht verpflichtet sind, eine Personalakte zu führen, gibt es zahlreiche Dokumente, die Sie als Arbeitgeber aufbewahren müssen, und das zum Teil sogar verpflichtend digital.
Wichtig! Diese Fristen sollten Sie kennen:
Für Entgelt- und Sozialversicherungsunterlagen gilt eine besondere Regel. Die Pflicht zur elektronischen Führung besteht im Grundsatz bereits seit dem 1. Januar 2022. Wer sich davon befreien ließ, für den endet diese Ausnahme am 31. Dezember 2026.
Ab dem 1. Januar 2027 ist die digitale Aufbewahrung dieser Unterlagen für alle Arbeitgeber verpflichtend, eine Befreiung ist dann nicht mehr möglich.
Rechtsgrundlage ist die Beitragsverfahrensverordnung (BVV, § 8) in Verbindung mit § 28f SGB IV. Betroffen sind nicht alle HR-Dokumente, sondern die prüfungsrelevanten Entgelt- und Sozialversicherungsunterlagen, zum Beispiel Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Beitragsnachweise oder Meldungen zur Sozialversicherung.
Bitte beachten Sie, dass die Umsetzung dieser Vorgaben je nach Unternehmensgröße und -struktur variieren kann. Es ist daher ratsam, sich individuell beraten zu lassen, um den spezifischen Anforderungen gerecht zu werden.
Gesetze & Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen
Verschiedene Gesetze regeln, was Sie wie lange aufbewahren müssen:
- Abgabeordnung (AO) (§147) – für steuerlich relevante Unterlagen
- Handelsgesetzbuch (HGB) – z. B. für Lohnunterlagen (bis zu 10 Jahre)
- Einkommensteuergesetz (EStG) – betrifft u. a. Lohnabrechnungen und Arbeitsverträge
- Sozialgesetzbuch (SGB) – regelt Sozialversicherungsnachweise und Altersvorsorge
- Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) – z. B. §195: dreijährige Verjährungsfrist für arbeitsrechtliche Ansprüche
- Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG) – wichtig bei Bewerbungen zur Absicherung gegen Diskriminierungsklagen
- Bundesbeamtengesetz (BBG) – nur für Personalakten im öffentlichen Dienst relevant
Wie lange aufbewahren? – Die wichtigsten Fristen
Wichtig vorab: Bei Personalunterlagen mischen sich drei Dinge, die oft verwechselt werden: gesetzliche Aufbewahrungspflichten, Verjährungsfristen und praktische Empfehlungen. Es gibt keine einheitliche Frist für “die Personalakte” als Ganzes. Einzelne Dokumente unterliegen eigenen Regeln.
- Bewerbungen (bei Absage):
Keine feste gesetzliche Aufbewahrungsfrist. In der Praxis werden Unterlagen meist rund sechs Monate aufbewahrt, um sich gegen mögliche Ansprüche nach dem AGG abzusichern. Anschließend DSGVO-konform löschen. - Steuerlich relevante Unterlagen Buchungsbelege sind nach § 257 HGB grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Andere kaufmännische Unterlagen können sechs oder zehn Jahre unterliegen. Die konkrete Frist hängt vom Dokumententyp ab.
- Personalakte (nach Kündigung):
Keine allgemeine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung der gesamten Akte. Als Orientierung dient die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren. Einzelne Dokumente unterliegen besonderen gesetzlichen Fristen. - Entgelt- und Sozialversicherungsunterlagen
Keine pauschale Frist. Nach § 28f SGB IV sind Entgeltunterlagen grundsätzlich bis zum Ablauf des auf die letzte Sozialversicherungsprüfung folgenden Kalenderjahres aufzubewahren.
- Betriebliche Altersvorsorge
Hier wird oft Verjährung mit Aufbewahrung verwechselt. Ansprüche auf Leistungen aus der betrieblichen Altersversorgung verjähren nach 30 Jahren (§ 18a BetrAVG). Das ist keine automatische 30-jährige Aufbewahrungspflicht für sämtliche bAV-Unterlagen.
Was passiert bei einem Verstoß?
Wer Aufbewahrungsfristen ignoriert oder Unterlagen zu lange speichert, riskiert mehr als nur volle Aktenschränke:
- Bußgelder & Strafen – bei Verstößen gegen steuerliche oder datenschutzrechtliche Vorgaben
- Steuernachteil – das Finanzamt kann schätzen, wenn Unterlagen fehlen
- Rechtsrisiken – fehlende Nachweise erschweren die Verteidigung im Streitfall
- Probleme bei Prüfungen – z. B. durch die Rentenversicherung
- DSGVO-Verstoß – wer Daten zu lange speichert, verstößt gegen Datenschutzregeln
Unser Tipp: Legen Sie regelmäßig fest, was gelöscht werden kann und was bleiben muss. Das schafft rechtliche Sicherheit und hält die Akte schlank.
Datenschutz: Wer darf was – und wie lange?
Personalakten enthalten sensible Daten. Logisch, dass hier strenge Datenschutzregeln gelten. Ob digital oder auf Papier: Der Zugriff muss klar geregelt sein.
Zugriff darf nur haben, wer einen legitimen dienstlichen Zweck hat; geregelt wird das über ein angemessenes Berechtigungskonzept. Die betroffene Person hat ein Einsichtsrecht und darf ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen.
Orientierung bietet Artikel 5 DSGVO:
Dieser Artikel definiert zentrale Prinzipien wie Rechtmäßigkeit, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung, Integrität und Vertraulichkeit. Für eine rechtssichere Verwaltung von Personalakten ist es essenziell, diese Grundsätze zu beachten:
- Verarbeitung nur, wenn rechtmäßig & nachvollziehbar
- Nur, was dem Zweck dient („so viel wie nötig, so wenig wie möglich“)
- Speicherung nur so lange wie erforderlich
- Korrekte, aktuelle Daten
- Schutz vor unbefugtem Zugriff
Papier vs. digital – was gilt bei der Aufbewahrung der Personalakten?
Die gute Nachricht: Es sind beide Varianten erlaubt, also sowohl die analoge als auch die digitale Personalakte, solange die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.
Papierunterlagen:
Wenn eine Originalunterschrift vorliegen muss (z. B. bei Kündigungen oder Verträgen mit Wettbewerbsverbot), bleibt Papier Pflicht.
Digitale Unterlagen:
Viele Dokumente dürfen eingescannt und dann digital archiviert werden. Stichwort: „ersetzendes Scannen“.
Bitte beachten Sie aber unbedingt diese Regeln:
- Bestimmte steuer- und handelsrechtliche Unterlagen, die digital entstanden sind, müssen auch digital aufbewahrt werden.
- Was im Original nötig ist, muss im Original bleiben!
Wie Digitalisierung und Automatisierung bei der Personalakte helfen
Die digitale Personalakte bringt Ordnung, Effizienz und Sicherheit – und macht Schluss mit Papierchaos.
Ein gutes Dokumentenmanagementsystem (DMS) übernimmt vieles automatisch:
✅ Alles an einem Ort
Alle Personaldokumente zentral gespeichert – schnell gefunden, einfach verwaltet.
🌍 Zugriff von überall
Ob im Büro oder mobil: Berechtigte greifen jederzeit sicher auf Akten zu. Jeder Zugriff wird protokolliert.
🔒 Datenschutz inklusive
Klare Rollen und Berechtigungen sorgen dafür, dass sensible Daten geschützt bleiben – DSGVO-konform.
📌 Klare Prozesse
Genehmigungen, Feedback oder Anträge? Laufen digital und reibungslos – für HR, Führungskräfte und Mitarbeitende.
⏱️ Fristen im Griff
Automatische Erinnerungen helfen, wichtige Termine einzuhalten – z. B. Löschfristen oder Vertragsverlängerungen.
💸 Zeit, Platz & Kosten sparen
Digitale Prozesse reduzieren den Verwaltungsaufwand und senken langfristig die Kosten.
Fazit: Digital macht den Unterschied
Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten rund um Personalakten sind komplex, aber beherrschbar. Wer weiß, welche Fristen gelten und welche Unterlagen relevant sind, reduziert nicht nur rechtliche Risiken, sondern schafft auch Klarheit und Struktur im HR-Alltag.
Mit der richtigen digitalen Lösung wird daraus kein bürokratischer Kraftakt, sondern ein smartes System, das Ihr Team entlastet.
Besonders die digitale Personalakte ist ein echter Gamechanger: Sie sorgt für mehr Effizienz, bessere Übersicht und deutlich weniger Papierkram. Gleichzeitig hilft sie dabei, Datenschutzanforderungen und gesetzliche Vorgaben zuverlässig einzuhalten.
Einen übersichtlichen 10-Punkte-Plan zur Digitalisierung Ihrer Personalakten finden Sie hier
Kurz gesagt: Wer frühzeitig auf digitale Lösungen setzt, macht sein Unternehmen nicht nur rechtssicher, sondern auch zukunftsfähig.
FAQ – Fragen & Antworten digitale Personalakte
Die häufigsten Fragen zur digitalen Personalakte für Ihren Überblick. Zu konkreten rechtlichen wenden Sie sich bitte an Ihre Rechts- oder Steuerberatung.
Alle Unterlagen mit direktem Bezug zum Arbeitsverhältnis: Stammdaten, Verträge, Gehalts- und Steuerunterlagen, Zeugnisse, Urlaub und Abwesenheiten, Schriftverkehr. Nicht hinein gehören Krankheitsgründe, Atteste und private Informationen.
Nach einer Kündigung mindestens drei Jahre ab Ende des Kalenderjahres. Einzelne Unterlagen unterliegen längeren Fristen, Steuerunterlagen sechs bis zehn Jahre, Dokumente zur betrieblichen Altersvorsorge bis zu 30 Jahre.
Orientierung gibt Artikel 5 DSGVO mit Grundsätzen wie Zweckbindung, Datenminimierung und Speicherbegrenzung. Zugriff dürfen nur Personalverantwortliche, die betroffene Person selbst und gegebenenfalls ein Betriebsratsmitglied erhalten.
In der Privatwirtschaft zwar nein. Einzelne Unterlagen wie Entgelt- und Sozialversicherungsnachweise müssen Sie aber unabhängig davon aufbewahren, ab 2027 verpflichtend digital.
Ja. Analoge und digitale Personalakten sind zulässig, solange die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Was digital entstanden ist, muss digital aufbewahrt werden; wo ein Original nötig ist, bleibt Papier Pflicht.
So stellen Sie auf die digitale Personalakte um
Die Umstellung auf Ihre digitalen Personalkaten kein Hexenwerk.
Mit den richtigen Werkzeugen, wie Digitalisierungsplattformen, kann der Umstieg in wenigen Wochen gelingen
Wir unterstützen Sie bei der Analyse der Prozesse und Umstellung:
