Digitale Workflows
E-Rechnung – Von 0% auf 80%: Das Potenzial der Automatisierung
von DI.UNIT Redaktion |Lesedauer ca. 9 Min.
Wie viel Effizienz steckt in Ihrem Rechnungsprozess? Erfahren Sie, warum manuelle Abläufe teuer sind – und wie Automatisierung Durchlaufzeiten verkürzt und Kosten spürbar senkt.
In diesem Artikel
Was die manuelle Rechnungsbearbeitung wirklich kostet
Der Automatisierungs-Effekt
Was macht man mit der gewonnen Zeit?
Warum sich die Automatisierung rechnet...
... und warum die meisten trotzdem bei 0% bleiben
Der nächste Schritt
Auf einen Blick
FAQ
So geht´s weiter
E-Rechnung empfangen? Gut. Aber schöpfen Sie das Potenzial wirklich aus? Macht sie Sie effizienter?
Viele Unternehmen haben ihre Hausaufgaben gemacht. Und merken dann: Der Aufwand ist nicht weniger geworden. Wir klären, warum das so ist und wo das echte Potenzial liegt.
Seit Januar 2025 können die meisten Unternehmen im B2B E-Rechnungen empfangen. Systeme wurden geprüft, Schnittstellen eingerichtet, Prozesse dokumentiert. Das war Arbeit. Und sie hat sich gelohnt.
Und trotzdem: In den Buchhaltungsabteilungen klingt es oft noch genauso wie vorher. Rückfragen per E-Mail. Freigaben, die niemand im Blick hat. Rechnungen, die irgendwo im Postfach warten. Die Frage, die sich stellt: Was hat die E-Rechnung eigentlich gebracht?
Der Frust entsteht weniger aus der Technik, sondern ist ein strukturelles Problem: Wer nur die Empfangspflicht erfüllt hat, hat das Format geändert, den Prozess nicht.
In diesem Fall wäre die Einführung der E-Rechnung eine verpasste Chance
Zumindest wenn man nicht den nächsten Schritt geht. Im Zuge der E-Rechnungspflicht ab 2027 wird eine strukturierte Verarbeitung jedoch unverzichtbar.
Denn: Unternehmen können durch eine durchgängige Automatisierung der Rechnungsverarbeitung bis zu 80 % Bearbeitungszeit pro Rechnung einsparen. Die Investition amortisiert sich häufig innerhalb von 6 bis 12 Monaten
Was die manuelle Rechnungsbearbeitung wirklich kostet
Eine Rechnung zu bearbeiten kostet mehr als die paar Minuten, die jemand braucht, um Daten ins System einzutippen. Die wahren Kosten stecken auf drei Ebenen:
1. Die direkten Kosten
Zeit ist Geld. Jede manuelle Erfassung, jede Rückfrage, jede Korrektur bindet Arbeitszeit. Bei 200 Rechnungen im Monat summiert sich das schnell zu mehreren Arbeitstagen pro Mitarbeiter.
2. Die versteckten Kosten
Verpasste Skontofristen, weil niemand den Überblick hatte. Fehler bei der Erfassung, die später aufwändig korrigiert werden müssen. Rechnungen, die irgendwo liegen bleiben, weil der zuständige Kollege im Urlaub ist. Diese Kosten tauchen in keiner Statistik auf, aber sie sind real.
3. Die Opportunitätskosten
Das ist der größte Posten: Zeit, die für administrative Routinen draufgeht, fehlt an anderer Stelle. Mitarbeiter, die Rechnungen erfassen, analysieren keine Zahlen. Führungskräfte, die Freigaben suchen, treiben keine strategischen Projekte voran.
Die E-Rechnung ändert an diesen drei Kostenblöcken: nichts. Zumindest nicht automatisch.
Viele dieser Probleme entstehen, weil Rechnungen nicht in einem strukturierten Dokumentenmanagement-System (DMS) verarbeitet werden oder weil durchgängige digitale Workflows fehlen.
Was ist Rechnungsautomatisierung?
Rechnungsautomatisierung bedeutet, dass eingehende Rechnungen digital und regelbasiert verarbeitet werden – vom Eingang über die Prüfung und Freigabe bis zur Buchung im ERP-System. Manuelle Schritte wie Datenerfassung, Weiterleitung oder Nachfragen entfallen weitgehend.
Das Ergebnis: kürzere Durchlaufzeiten, weniger Fehler und deutlich geringerer Aufwand pro Rechnung.
Im Zusammenhang mit der E-Rechnung wird die Rechnungsautomatisierung zunehmend zum bedeutenden Faktor, da strukturierte Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD eine effiziente, medienbruchfreie Verarbeitung ermöglichen.
Der Automatisierungs-Effekt
Wer Rechnungsprozesse konsequent automatisiert, spart nicht nur ein bisschen Zeit. Die Zahlen sind eindeutig: Bis zu 80 Prozent weniger Aufwand pro Rechnung sind realistisch.
Was heißt das konkret? Ein Beispiel verdeutlicht das:
Ein Unternehmen arbeitet heute so:
- Rechnungen kommen per E-Mail, Post oder Portal rein
- Jemand tippt die Daten ins System
- Die Rechnung wird per E-Mail an die zuständige Abteilung weitergeleitet
- Dort wird sie geprüft, freigegeben (oder zurückgeschickt)
- Buchhaltung erfasst die Daten nochmal im ERP
- Zahlung wird manuell angestoßen
Zeitaufwand pro Rechnung: etwa 45 Minuten.
Bei 200 Rechnungen im Monat ist das fast eine Vollzeit-Fachkraft, die nichts anderes macht.
Nach Automatisierung sieht es so aus:
- Rechnungen kommen zentral an (egal welches Format)
- KI liest die Daten automatisch aus
- System leitet die Rechnung digital an den richtigen Freigeber
- Freigabe erfolgt mit einem Klick, Status ist jederzeit sichtbar
- Daten fließen automatisch ins ERP
- Skonto-Fristen werden systemseitig überwacht
Zeitaufwand pro Rechnung: etwa 8 Minuten.
Bei 200 Rechnungen/Monat ist das eine Zeitersparnis von gut drei Arbeitswochen. Jeden Monat.
Berechnen Sie hier Ihr individuelles Einsparpotenzial
Was macht man mit der gewonnen Zeit?
Die interessante Frage ist nicht nur, wie viel Zeit gespart wird, sondern wofür diese Zeit genutzt werden kann.
Drei Szenarien, die wir in der Praxis sehen:
Szenario 1: Wachstum ohne zusätzliches Personal
Das Unternehmen wächst, die Rechnungszahl steigt – aber die Buchhaltung kommt trotzdem klar. Statt eine neue Stelle zu schaffen, wird die gewonnene Zeit genutzt, um mehr Volumen zu verarbeiten. Das spart nicht nur Personalkosten, sondern macht auch schneller skalierbar.
Szenario 2: Fokus auf Wertschöpfung
Die Buchhaltung macht endlich das, wofür sie da sein sollte: Zahlen analysieren, Liquidität steuern, Entscheidungsgrundlagen liefern. Statt Rechnungen zu erfassen, werden Kennzahlen interpretiert. Statt Freigaben hinterherzulaufen, werden Budgets überwacht.
Szenario 3: Entlastung des Teams
Die Mitarbeiter arbeiten nicht mehr 120 Stunden im Monat Überstunden oder haben endlich Zeit für Projekte, die vorher liegen geblieben sind. Das erhöht nicht nur die Zufriedenheit, sondern auch die Qualität der Arbeit.
Welches Szenario am besten passt, hängt vom Unternehmen ab. Der Punkt ist: Die Zeit ist da. Die Frage ist nur, was man daraus macht.
Warum sich die Automatisierung rechnet…
Automatisierung ist keine Zauberei. Sie ist eine Investition. Und wie bei jeder Investition stellt sich die Frage: Lohnt sich das? Die Antwort: Ja.
In den meisten Fällen amortisiert sich die Investition innerhalb von 6 bis 12 Monaten. Danach wird jeder eingesparte Euro zum Gewinn.
Der größte Hebel liegt dabei gar nicht unbedingt in den Personalkosten, sondern in der Skalierbarkeit. Ein manueller Prozess stößt irgendwann an Grenzen.
Mehr Rechnungen bedeuten mehr Aufwand, mehr Fehler, mehr Stress. Ein automatisierter Prozess skaliert nahezu beliebig. 500 Rechnungen im Monat?
Kein Problem. 1.000? Auch kein Problem.
Das macht Automatisierung nicht nur zu einer Effizienzmaßnahme, sondern zu einer strategischen Entscheidung.
… und warum die meisten trotzdem bei 0% bleiben
Wenn Automatisierung so viel bringt, warum machen es dann nicht alle?
Drei Gründe, die wir immer wieder hören:
1. “Wir haben die E-Rechnung doch umgesetzt”
Stimmt. Aber E-Rechnung empfangen zu können, heißt nicht automatisch, dass der Prozess automatisiert ist. Das Format ist nur der erste Schritt. Entscheidend ist, was danach passiert.
2. “Wir haben keine Zeit dafür”
Das ist das Paradoxon: Gerade wenn die Zeit knapp ist, scheint ein Optimierungsprojekt unmöglich. Aber genau dann wäre es am wichtigsten. Die gute Nachricht: Mit der richtigen Begleitung dauert die Einführung nicht Monate, sondern Wochen.
3. “Das ist zu komplex”
Verständlich. Wer täglich im Prozess steckt, sieht oft nicht, wo man ansetzen kann. Aber: Automatisierung muss nicht alles auf einmal bedeuten. Schon kleine Schritte – wie die automatische Datenerfassung oder digitale Freigaben – bringen spürbare Entlastung.
Der nächste Schritt
Die E-Rechnung ist da. Die Frage ist: Was machen Sie daraus?
Wer beim Minimum stehenbleibt, verschenkt Potenzial. Wer den Prozess konsequent digitalisiert, gewinnt Zeit, Geld und Flexibilität.
Wie viel Potenzial in Ihrem Rechnungsprozess steckt, können Sie ganz einfach herausfinden.
Mit unserem ROI-Rechner sehen Sie in wenigen Minuten, wie viel Zeit und Kosten Sie durch Automatisierung einsparen können.
Und wenn Sie wissen möchten, wo genau Ihr Prozess heute steht: Unsere kostenfreie Checkliste zeigt in 7 Fragen, ob Ihr Rechnungsprozess zukunftssicher ist oder ob Sie noch Luft nach oben haben.
Auf einen Blick
- E-Rechnung empfangen ist Pflicht, aber bringt allein keine Effizienz
- Rechnungen kosten auf drei Ebenen: direkt, versteckt, Opportunität
- Automatisierung spart bis zu 80% Aufwand pro Rechnung
- Amortisation von Automatisierungssystemen in 6-12 Monaten
- Der größte Hebel: Skalierbarkeit
FAQ
Bis zu 80 Prozent. Eine manuelle Rechnungsbearbeitung dauert im Durchschnitt etwa 45 Minuten – vom Eingang über die Erfassung und Freigabe bis zur Buchung. Nach konsequenter Automatisierung reduziert sich dieser Aufwand auf etwa 8 Minuten pro Rechnung.
In den meisten Fällen innerhalb von 6 bis 12 Monaten. Die genaue Amortisationszeit hängt vom Rechnungsvolumen und den aktuellen Prozesskosten ab. Mit unserem ROI-Rechner können Sie Ihr individuelles Einsparpotenzial berechnen.
Nein. Moderne Dokumentenmanagementsysteme wie DocuWare lassen sich über Standard-Schnittstellen mit bestehenden ERP-Systemen (DATEV, Lexware, SAP etc.) verbinden. Sie ergänzen Ihr ERP, ersetzen es aber nicht.
Mit der richtigen Begleitung dauert die Einführung nicht Monate, sondern Wochen. Die genaue Dauer hängt von der Komplexität Ihrer Prozesse und der Anzahl der Schnittstellen ab. Viele Systeme lassen sich schrittweise einführen, d. h. Sie müssen nicht alles auf einmal umstellen.
So geht´s weiter
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