Vereinigte Lohnsteuerhilfe e.V.
Digitalisierung von Vertragsunterlagen mit Fokus auf Datenschutz
Lesedauer ca. 2 Min.
380.000 Dokumente digitalisiert – Effiziente Prozesse und verbesserter Datenschutz
In diesem Artikel
Über die Vereinigte Lohnsteuerhilfe e.V.
Ausgangssituation und Herausforderung
Lösung
Zwischenschritte
Fazit
| Organisation | Vereinigte Lohnsteuerhilfe e.V. |
|---|---|
| Branche | Lohnsteuerhilfeverein |
| Sitz | 67433, Neustadt an der Weinstraße |
| Mitarbeitende | Rund 120 in der Hauptverwaltung |
| Dokumentenarten | Vertragsunterlagen, Schriftverkehr |
| Lösung | Digitalisierung von Vertragsunterlagen mit Fokus auf Datenschutz |
| Projektrahmen | Digitalisierung von ca. 380.000 Vertragsdokumenten zur Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems |
Über die Vereinigte Lohnsteuerhilfe e.V.
Die Vereinigte Lohnsteuerhilfe e.V. (VLH) ist Deutschlands größter Lohnsteuerhilfeverein mit über einer Million Mitgliedern und rund 3.000 Beratungsstellen bundesweit. Seit der Gründung im Jahr 1972 unterstützt die VLH ihre Mitglieder bei der Erstellung der Einkommensteuererklärung und übernimmt die Kommunikation mit dem Finanzamt. Die Hauptverwaltung befindet sich in Neustadt an der Weinstraße und beschäftigt dort rund 120 Mitarbeitende.
Ausgangssituation und Herausforderung
In der Hauptverwaltung der VLH wurden die Vertragsunterlagen und der daraus resultierende Schriftverkehr von etwa 2.500 Beratungsstellen und 120 Regionalbevollmächtigten zentral archiviert. Diese physische Lagerung erschwerte einen schnellen und effizienten Zugriff auf die Dokumente. Um die Effizienz zu steigern, entschied sich die VLH für die Implementierung des Dokumentenmanagementsystems ELO.
Hierfür war die Digitalisierung von ca. 380.000 Dokumenten erforderlich.
Lösung
DI.UNIT übernahm die Digitalisierung der Dokumente. Die Akten wurden in verplombten Datenschutzcontainern transportiert und der gesamte Prozess unterlag strengen Sicherheitsvorkehrungen, um eine datenschutzkonforme Verarbeitung sicherzustellen.
Zwischenschritte
Während der Digitalisierung konnte die VLH über eine On-Demand-Lösung jederzeit auf benötigte Akten zugreifen. Nach Anfrage wurden die gewünschten Unterlagen innerhalb weniger Stunden digital bereitgestellt, sodass die Arbeitsprozesse der VLH ohne Unterbrechung fortgesetzt werden konnten.
Fazit
„Die Zusammenarbeit verlief zuverlässig und termingetreu“
Angela Lüttmann, Leiterin des Verwaltungsbereichs
Durch die professionelle Abwicklung des Projekts konnte die VLH ihre Effizienz steigern und den Zugriff auf wichtige Unterlagen deutlich verbessern.
