INTERSPORT Deutschland eG
Digitalisierung der Personalakten in der Bekleidungsbranche
Lesedauer ca. 2 Min.
Integration in SAP-HR-System – Verbesserte Lesbarkeit und Datenqualität
| Firma | INTERSPORT Deutschland eG |
|---|---|
| Branche | Sportfachhandel |
| Sitz | 74072 Heilbronn |
| Mitarbeitende | Rund 450 in der Zentrale |
| Dokumentenarten | Ca. 500 Personalakten |
| Lösung | Digitalisierung der Personalakten mit on-Demand-Service |
| Projektrahmen | Digitalisierung von etwa 500 Altakten zur Verbesserung der Lesbarkeit und Integration in das SAP-HR-System |
Über INTERSPORT Deutschland
Die INTERSPORT Deutschland eG ist eine der bekanntesten und beliebtesten Marken im Sporthandel. Gegründet 1956 von 15 Unternehmern in Heilbronn, hat sich INTERSPORT zur erfolgreichsten mittelständischen Verbundgruppe im Sportfachhandel entwickelt. Seit 2013 bildet sie gemeinsam mit den Märkten in Österreich, Ungarn, Tschechien und der Slowakei einen Fünf-Länder-Verbund mit mehr als 1.800 Geschäften und einem Gesamtumsatz von 3,53 Milliarden Euro im Jahr 2018.
Ausgangssituation und Herausforderung
In der Firmenzentrale in Heilbronn sorgen etwa 450 Mitarbeitende dafür, dass die Händler im INTERSPORT-Verbund den bestmöglichen Service erhalten. Dabei fallen in der Personalverwaltung entsprechende Mengen an Dokumenten an, die es zu verwahren und zu pflegen gilt.
INTERSPORT Deutschland nutzt hierfür das HR-Abrechnungssystem von SAP. Eine Herausforderung war die Integration der Personalakten, da diese teilweise nicht den Vorgaben des Programms entsprachen oder die selbst importierten Akten eine zu geringe Qualität aufwiesen. Dies war vor allem bei Altakten der Fall. An manchen Stellen waren die Dokumente aufgrund ihres Alters kaum oder nur sehr schwer lesbar, was den HR-Mitarbeitenden die Arbeit erschwerte und oft den Ablauf des Tagesgeschäfts störte.
Lösung
INTERSPORT Deutschland entschied sich für die Digitalisierung aller 500 Altakten. Bei der Suche nach einem geeigneten Dienstleister waren neben einem qualitativ guten Ergebnis und einer zuverlässigen Durchführung des Projekts die Gewährleistung der Sicherheit entscheidende Punkte, da es sich bei Personalakten um sensible, streng vertrauliche Daten handelt. Aufgrund der Datensicherheit und der Zertifizierungen in diesem Bereich fiel die Wahl auf Frankenraster (heute DI.UNIT).
Mit dem On-Demand-Service von DI.UNIT wurden die benötigten Dokumente innerhalb kürzester Zeit digital zur Verfügung gestellt.
Fazit
„Serviceorientiert – verbindlich- schnell.“
Andrea Larkens – Personalleitung
Hervorzuheben ist die sehr gute persönliche Betreuung mit gleichbleibendem Ansprechpartner.
Nach Abschluss des Projekts stehen dem Unternehmen alle Dokumente als voll durchsuchbare PDF-Dateien zur Verfügung, was das lästige Blättern durch die Unterlagen und den damit verbundenen Zeitaufwand eliminiert.
Sollte INTERSPORT dennoch einmal eine Originalakte benötigen, hält DI.UNIT diese gut geschützt im hauseigenen Hochsicherheitsarchiv bereit.
