Auto Staiger GmbH
Optimierung der Dokumentenverwaltung durch professionelle Archivierung
Lesedauer ca. 2 Min.
1,3 Kilometer Akten archiviert – Effiziente Prozesse durch professionelle Archivierung
In diesem Artikel
Über Auto Staiger
Ausgangssituation und Herausforderung
Lösung
Fazit
| Firma | Auto Staiger GmbH |
|---|---|
| Branche | Automobilhandel |
| Sitz | 70435 Stuttgart |
| Standorte | 32 in ganz Nord-Württemberg |
| Dokumentenarten | Personalakten, Buchhaltungsbelege, Neuwagenakten, Kundendienstrechnungen, Unterlagen über den Verkauf von Gebrauchtwagen |
| Lösung | Logistik, Lagerung und On-Demand-Service für rund 15.000 Ordner |
| Projektrahmen | Abholung und Einlagerung von ca. 1,3 Kilometern Akten aus sechs Standorten zur sicheren Archivierung mit jederzeitiger Zugriffsmöglichkeit während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist |
Über Auto Staiger
Auto Staiger ist seit seiner Gründung im Jahr 1898 fest im Großraum Stuttgart, Fils- und Remstal verwurzelt. Mit Standorten in Stuttgart, Leinfelden-Echterdingen, Esslingen, Waiblingen, Göppingen und Schwäbisch Gmünd hat sich das Unternehmen über mehr als 115 Jahre einen hohen Bekanntheitsgrad in der Region erarbeitet. Als einer der ältesten Opel-Händler der Welt ist die Traditionsmarke mit dem Blitz eng mit den Autohäusern von Auto Staiger verbunden. Im August 2014 wurde das Unternehmen von der AVAG Holding SE aus Augsburg übernommen, was ein neues Kapitel in der Unternehmensgeschichte einleitete.
Ausgangssituation und Herausforderung
Durch die Übernahme von Auto Staiger durch die AVAG Holding im Jahr 2014 entstand die Notwendigkeit, rund 1,3 Kilometer Akten aus sechs Standorten abzuholen und so einzulagern, dass benötigte Dokumente während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren jederzeit wiedergefunden werden können.
Die Herausforderung bestand darin, eine effiziente Logistik für die Abholung und Einlagerung der umfangreichen Dokumentenbestände zu organisieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass auf einzelne Dokumente bei Bedarf schnell zugegriffen werden kann.
Lösung
Frankenraster (heute DI.UNIT) übernahm die gesamte Logistik, Lagerung und den On-Demand-Service für die rund 15.000 Ordner.
Das Logistik-Team verpackte die Akten in bereitgestellte Kartonagen und Transportbehälter und transportierte sie in das Hochsicherheitsarchiv in Buchdorf. Vor der Einlagerung wurde jeder Ordnerrücken fotografiert und ein Archivverzeichnis erstellt, um eine schnelle Auffindbarkeit zu gewährleisten.
Bei Bedarf können autorisierte Ansprechpartner einzelne Dokumente oder Akten anfordern, die dann digitalisiert und per sicherem SFTP-Download zur Verfügung gestellt werden.
Fazit
Die Zusammenarbeit mit DI.UNIT verlief reibungslos und effizient. Durch die professionelle Abwicklung konnten die umfangreichen Dokumentenbestände sicher archiviert werden, wobei der Zugriff auf einzelne Dokumente jederzeit gewährleistet ist.
Reinhard Kaller, Projektverantwortlicher der AST-Verwaltungs-GmbH, zeigte sich zufrieden mit dem Einsatz des Logistik-Teams und betonte die hervorragende Zusammenarbeit.
