Gebrüder Zepf Medizintechnik Betriebs GmbH & Co. KG
Effiziente Archivlösung für Langzeitaufbewahrung
Lesedauer ca. 2 Min.
Aufbau eines elektronischen Archivs sorgt für effizienteren Zugriff auf wichtige Dokumente
In diesem Artikel
Über Gebrüder Zepf
Ausgangssituation und Herausforderung
Lösung
Fazit
| Firma | Gebrüder Zepf Medizintechnik Betriebs GmbH & Co. KG |
|---|---|
| Branche | Medizintechnik |
| Sitz | 78589 Dürbheim |
| Mitarbeitende | Ca. 50 |
| Dokumentenarten | 500 Aktenordner mit wichtigen Dokumenten |
| Lösung | Physische Einlagerung mit Elementarschutz und Digitalisierung ausgewählter Akten |
| Projektrahmen | Sicherstellung der 30-jährigen Aufbewahrungspflicht durch sichere Lagerung und Aufbau eines elektronischen Archivs durch Digitalisierung |
Über Gebrüder Zepf
Die Gebrüder Zepf Medizintechnik Betriebs GmbH & Co. KG ist ein mittelständisches Familienunternehmen mit Sitz in Dürbheim, Baden-Württemberg. Seit 1949 produziert das Unternehmen hochwertige chirurgische Instrumente und hat sich als reiner Lohnproduzent auf höchste Qualität in Schneidfähigkeit und Langlebigkeit spezialisiert.
Ausgangssituation und Herausforderung
Als Hersteller von medizinischen Instrumenten ist Gebrüder Zepf verpflichtet, wichtige Dokumente und Unterlagen für 30 Jahre aufzubewahren. Diese langfristige Aufbewahrung stellte das Unternehmen vor Herausforderungen hinsichtlich Lagerplatz und Schutz der Dokumente vor Elementarschäden wie Feuer, Wasser und Diebstahl.
Zudem sollte ein elektronisches Archiv aufgebaut werden, um den Zugriff auf bestimmte Unterlagen zu erleichtern.
Lösung
Gebrüder Zepf entschied sich, die 500 Aktenordner bei einem externen Dienstleister sicher einlagern zu lassen und einen Teil der Unterlagen digitalisieren zu lassen. Auf Empfehlung des ELO Business-Partners Comretix fiel die Wahl auf Frankenraster (heute DI.UNIT). Der Projektablauf umfasste:
- Transport und Lagerung: Die Ordner wurden in geschlossenen Containern abgeholt und der gesamte Transport dokumentiert. Die Lagerung erfolgte in einer modernen Halle mit Brandschutz- und Brandmeldeanlage, konstanter Temperatur und Luftfeuchtigkeit sowie Videoüberwachung.
- Digitalisierung: Zunächst wurden 100 Ordner digitalisiert, wobei der Inhalt eines Ordners jeweils eine Datei darstellt. Als Indexdaten wurde die Ordnerrückenbeschriftung erfasst, um eine schnelle digitale Recherche zu ermöglichen. Die digitalisierten Daten wurden auf einem Datenträger bereitgestellt.
- On-Demand-Service: Bei Bedarf können weitere Ordner angefordert und innerhalb kürzester Zeit digital zur Verfügung gestellt werden, wobei die Übermittlung online bereits ab 15 Minuten erfolgen kann.
Fazit
Durch die Zusammenarbeit mit DI.UNIT konnte Gebrüder Zepf sowohl die sichere physische Lagerung der Dokumente als auch den Aufbau eines elektronischen Archivs realisieren.
Die Möglichkeit, Unterlagen bei Bedarf schnell digital abrufen zu können, optimiert die internen Prozesse und gewährleistet gleichzeitig den Schutz sensibler Daten.
„Wir würden uns wieder für die DI.UNIT (ehemals Frankenraster) entscheiden.“
Markus Lippoth – Assistenz der Geschäftsführung
