Unfallkasse Post und Telekom (UK PT)
Gesundheitswesen optimiert die Dokumentenverwaltung
Lesedauer ca. 2 Min.
3,8 Millionen Blatt digitalisiert – Effiziente und sichere Dokumentenprozesse
In diesem Artikel
| Organisation | Unfallkasse Post und Telekom (UK PT) heute BG Verkehr |
|---|---|
| Branche | Gesetzliche Unfallversicherung |
| Sitz | 72072 Tübingen |
| Versicherte | ca. 1.750.000 |
| Dokumentenarten | Ordner, Akten, Bilder, Zeichnungen, inklusive Übergrößen |
| Lösung | Digitalisierung des gesamten Aktenbestandes |
| Projektrahmen | Digitalisierung von 3.874.490 Blatt zur effizienten digitalen Archivierung und schnellen Zugriffsmöglichkeit |
Über die Unfallkasse Post und Telekom
Die Unfallkasse Post und Telekom (UK PT) war seit 1995 der gesetzliche Unfallversicherungsträger für die rund 400.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der aus der ehemaligen Deutschen Bundespost hervorgegangenen Aktiengesellschaften, ihre Tochterunternehmen und weiterer Einrichtungen. Im Januar 2016 fusionierte die UK PT mit der Berufsgenossenschaft für Transport und Verkehrswirtschaft zur heutigen Berufsgenossenschaft Verkehrswirtschaft Post-Logistik Telekommunikation (BG Verkehr).
Ausgangssituation und Herausforderung
Die UK PT verfügte über einen umfangreichen Aktenbestand, bestehend aus Ordnern, Akten, Bildern und Zeichnungen in verschiedenen Formaten, einschließlich Übergrößen. Um einen schnellen und bequemen digitalen Zugriff auf alle Akten zu ermöglichen und die Effizienz der Arbeitsprozesse zu steigern, entschied sich die UK PT für die Digitalisierung des gesamten Papieraktenbestandes durch einen externen Dienstleister.
Lösung
Nach einer öffentlichen Ausschreibung fiel die Wahl auf Frankenraster (heute DI.UNIT), da das Unternehmen das stimmigste und wirtschaftlichste Angebot unterbreitete. Der Projektablauf umfasste folgende Schritte:
- Verpackung und Transport: Die zu digitalisierenden Unterlagen wurden vom Kunden in Containern verpackt und von DI.UNIT abgeholt. Der komplette Transport wurde exakt dokumentiert.
- Vorbereitung der Dokumente: Aufgrund der Vielzahl unterschiedlicher Vorlagenarten und Formate wurden die Dokumente nicht nur aus den Ordnern gelöst und entklammert, sondern auch entfaltet und je nach Größe und Format dem jeweiligen Scanner zugeordnet.
- Digitalisierung: Ein zügiges Scannen aller Vorlagen in optimaler Qualität wurde durch die gründliche Vorarbeit ermöglicht.
- Datenaufbereitung und -übergabe: Nach dem Scannen wurde der Datensatz für den Kunden ausgelesen, mit den Originalen abgeglichen und auf einer Festplatte gespeichert, die an den Kunden übergeben wurde.
- Archivierung und Vernichtung: Die Originale wurden bis zur Vernichtungsfreigabe bei DI.UNIT eingelagert und entsprechend geltender Datenschutzrichtlinien vernichtet.
Der Gesamtumfang des Projektes umfasste 3.874.490 Blatt.
Fazit
Die Zusammenarbeit mit DI.UNIT verlief insgesamt sehr gut. Das Unternehmen ging auf die Wünsche der UK PT ein und zeigte sich in allen Belangen kooperativ und kompetent. Das Projekt lief problemlos ab, und die UK PT würde sich wieder für DI.UNIT entscheiden.
