Stadt Vaihingen an der Enz
Effiziente Digitalisierung sensibler Unterlagen
Lesedauer ca. 2 Min.
Welche Vorteile bringt der schnelle Zugriff auf digitalisierte Daten für die Effizienz der Verwaltungsprozesse?
In diesem Artikel
Über die Stadt Vaihingen an der Enz
Ausgangssituation und Herausforderung
Lösung
Fazit
| Organisation | Stadt Vaihingen an der Enz |
| Branche | Öffentliche Verwaltung |
| PLZ | 71665 |
| Mitarbeitende | Ca. 600 |
| Dokumentenarten | Mikrofiche-Jackets, Rollfilme, Ausländerakten, Personalakten |
| Lösung | Digitalisierung von 248 Mikrofiche-Jackets, 9 Rollfilmen und 8.000 Ordnern mit Ausländer- und Personalakten |
| Projektrahmen | Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems zur Verbesserung der Zugänglichkeit und Effizienz in der Verwaltung |
Über die Stadt Vaihingen an der Enz
Vaihingen an der Enz ist eine Große Kreisstadt im Landkreis Ludwigsburg in Baden-Württemberg mit etwa 30.000 Einwohnern. Die Stadt liegt rund 24 km von Stuttgart entfernt und ist bekannt für ihren Weinanbau.
Ausgangssituation und Herausforderung
Die Stadtverwaltung Vaihingen an der Enz verfügte über eine Vielzahl von Altakten, darunter Mikrofiche-Jackets, Rollfilme, Ausländerakten und sehr alte Personalakten. Der Zugriff auf diese Daten war für die Mitarbeiter der Personal- und Organisationsabteilung umständlich und zeitaufwändig.
Ziel war es, durch Digitalisierung einen schnellen und einfachen Zugriff auf die Daten zu ermöglichen und die Effizienz der Verwaltungsprozesse zu steigern.
Lösung
Die Stadt entschied sich, Frankenraster (heute DI.UNIT) mit der Digitalisierung der sensiblen Unterlagen zu beauftragen. Im Jahr 2014 wurden 248 Mikrofiche-Jackets und 9 Rollfilme digitalisiert.
2019 folgte die Digitalisierung von 8.000 Ordnern mit Ausländer- und Personalakten. Besonderes Augenmerk lag dabei auf der Einhaltung hoher Datenschutzstandards und dem sorgfältigen Umgang mit fragilen Dokumenten.
Fazit
Durch die erfolgreiche Digitalisierung konnte die Stadt Vaihingen an der Enz ihre Verwaltungsprozesse optimieren und den Zugriff auf wichtige Dokumente erleichtern.
Die Zusammenarbeit mit DI.UNIT verlief reibungslos und zur vollsten Zufriedenheit der Stadtverwaltung. Thomas Werner, Projektverantwortlicher der Stadt Vaihingen, fasste das Ergebnis des Projektes mit DI.UNIT zusammen: „gut, schnell und zuverlässig.“ Auch weitere Projekte werden in Zukunft gemeinsam angegangen.
„Wir sind mit dem Ergebnis sehr zufrieden. Falls wir wieder einen Auftrag zur Digitalisierung von Akten zu vergeben haben, würden wir uns wieder an die FRANKENRASTER GmbH wenden.“
Melanie Klaiber – Personal- und Organisationsabteilung
