Stadtwerk Tauberfranken
Energieversorgung digital gedacht
Lesedauer ca. 2 Min.
Wie profitiert das Stadtwerk Tauberfranken langfristig von der digitalen Archivierung?
| Organisation | Stadtwerk Tauberfranken |
| Branche | Energieversorgung |
| Sitz | 97980 Bad Mergentheim |
| Hausanschlüsse | ca. 10.000 im ganzen Gebiet |
| Dokumentenarten | Kunden-, Verwaltungs- und Hausanschlussakten |
| Lösung | Digitalisierung von rund 56.000 Akten |
| Projektrahmen | Verbesserung der Effizienz und Zugänglichkeit durch Digitalisierung der Aktenbestände |
Über das Stadtwerk Tauberfranken
Das Stadtwerk Tauberfranken ist ein regionaler Energieversorger mit Sitz in Bad Mergentheim. Es versorgt die Region zuverlässig mit Strom, Gas, Wasser und Wärme und engagiert sich für nachhaltige Energielösungen.
Ausgangssituation
Die Kunden-, Verwaltungs- und Hausanschlussakten des Stadtwerks lagen bisher ausschließlich in Papierform vor. Bei Kundenanfragen mussten die entsprechenden Akten manuell aus dem Archiv geholt werden, was zeitaufwändig war und den Service verzögerte.
Herausforderung
Die manuelle Handhabung der umfangreichen Papierakten führte zu ineffizienten Prozessen und verlängerten Reaktionszeiten bei Kundenanfragen. Zudem bestand das Risiko von Verlust oder Beschädigung der physischen Dokumente.
Lösung
Um die Akten in eine platzsparende digitale Form zu überführen, wurden die Dokumente von Frankenraster (heute DI.UNIT) in Bad Mergentheim abgeholt und in gesicherten Transportbehältern nach Buchdorf gebracht.
Dort wurden die rund 56.000 Akten für die Digitalisierung vorbereitet, indem sie von Klammern, Notizzetteln und Gummiringen befreit wurden.
Nach der Digitalisierung wurden die Dokumente indiziert, sodass die Suche nach Kunden- oder Vertragsnummer im elektronischen System des Stadtwerks Tauberfranken genügt, um die gewünschten Informationen mit wenigen Klicks anzuzeigen.
Die Daten wurden verschlüsselt übertragen und die physischen Akten sicher zurückgeliefert.
Fazit
Durch die Digitalisierung profitieren sowohl Kunden als auch Mitarbeiter des Stadtwerks. Telefonische Auskünfte können nun ohne Wartezeiten erteilt werden, und Mitarbeiter können auch von entfernten Arbeitsplätzen auf die benötigten Unterlagen zugreifen.
„Die Zusammenarbeit war professionell und angenehm“
Boris Limbrunner – Teamleiter IT
