Stadtverwaltung Konstanz
Platzersparnis und verbesserter Zugriff für die Stadtverwaltung
Lesedauer ca. 2 Min.
So gelingt der Zugriff auf über 6000 extern gelagerte Akten.
| Organisation | Stadtverwaltung Konstanz |
|---|---|
| Branche | Baurecht und Denkmalamt |
| Dokumentenarten | Gebäudestatikakten |
| Anzahl Dokumente | über 6.150 |
| Lösung | Einlagerung der Akten im Hochsicherheitsarchiv mit On-Demand-Digitalisierung |
| Projektrahmen | Sicherung und Optimierung des Zugriffs auf umfangreiche Gebäudestatikakten durch externe Archivierung und bedarfsgerechte Digitalisierung |
Über die Stadtverwaltung Konstanz
Die Stadt Konstanz liegt am Bodensee und verbindet den Charme einer historischen Stadt mit den Vorzügen einer pulsierenden Großstadt. Sie bietet ihren Bewohnern und Besuchern eine hohe Lebensqualität durch die Kombination von Kultur und Natur. Zudem profiliert sich Konstanz als attraktiver Wirtschaftsstandort für neue Technologien, insbesondere in den Bereichen Biotechnologie, Kommunikationstechnik und Solarenergie.
Ausgangssituation
Beim Baurechts- und Denkmalamt der Stadt Konstanz wurden umfangreiche Gebäudestatikakten eingelagert, die je nach Art und Umfang der Gebäudestruktur viele Aktenordner füllen konnten. Diese Akten wurden selten benötigt, beanspruchten jedoch wertvollen Archivraum.
Herausforderung
Die Herausforderung bestand darin, den Zugriff auf diese umfangreichen Akten zu verbessern und gleichzeitig Platz in den Archivräumen zu schaffen. Zudem durften diese Akten nach landesrechtlicher Vorgabe noch nicht vernichtet werden, was eine vollständige Digitalisierung und anschließende Einlagerung erforderlich machte.
Lösung
„Durch die gute Beratung von DI.UNIT (ehemals Frankenraster) haben wir eine bessere Lösung gefunden.“
Bastian Geske – Projektleiter Dokumentenmanagement
Durch die Beratung von FRANKENRASTER (heute DI.UNIT) wurde entschieden, die über 6.150 Statikakten im Hochsicherheitsarchiv in Buchdorf einzulagern und einzelne Akten erst bei Bedarf zu digitalisieren (On-Demand-Service). Diese Methode optimierte den Zugriff und schaffte gleichzeitig wertvollen Platz in den Archivräumen.
Fazit
Die Zusammenarbeit mit DI.UNIT führte zu einer effizienten Lösung für die Archivierung und den Zugriff auf die Statikakten der Stadt Konstanz. Durch die bedarfsgerechte Digitalisierung konnten Arbeitsprozesse optimiert und Archivräume freigegeben werden.
Die Stadt Konstanz zeigte sich sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit und empfahl DI.UNIT bereits weiter.
