Geiger Unternehmensgruppe
Personalakten digitalisiert für Platzersparnis
Lesedauer ca. 3 Min.
Über 2.000 Personalakten digitalisiert – Effizientere Verwaltung und standortübergreifender Zugriff
In diesem Artikel
Über die Geiger Unternehmensgruppe
Ausgangssituation und Herausforderung
Lösung
Fazit
| Firma | Geiger Unternehmensgruppe |
|---|---|
| Branche | Bauwesen |
| Sitz | 87561 Oberstdorf |
| Mitarbeitende | Rund 4.000 |
| Dokumentenarten | Über 2.000 Personalakten |
| Lösung | Digitalisierung der Personalakten mit anschließender physischer Einlagerung |
| Projektrahmen | Digitalisierung von über 2.000 Personalakten zur standortübergreifenden Verfügbarkeit und Platzersparnis am Hauptstandort |
Über die Geiger Unternehmensgruppe
Die Geiger Unternehmensgruppe ist ein familiengeführtes Bauunternehmen mit Hauptsitz in Oberstdorf im Landkreis Oberallgäu. Gegründet 1923 von Wilhelm Geiger, hat sich das Unternehmen zu einem vielseitigen Firmenverbund mit rund 4.000 Mitarbeitenden und circa 100 Standorten in Deutschland und Europa entwickelt. Die Geschäftsbereiche umfassen Hoch- und Tiefbau, Umwelttechnik, Baustoffgewinnung, Abfallentsorgung sowie zahlreiche weitere Bau- und Sanierungsleistungen.
Ausgangssituation und Herausforderung
Die Personalabteilung der Geiger Unternehmensgruppe befindet sich zentral am Hauptstandort in Oberstdorf und ist unter anderem zuständig für die Rekrutierung neuer Mitarbeitender, die Betreuung und Abrechnung bestehender Mitarbeitender sowie deren Weiterbildung.
Da die Kolleginnen und Kollegen immer öfter dezentral arbeiten und häufig an einem der Nebenstandorte tätig sind, benötigen sie von dort aus Zugriff auf die bisher hauptsächlich in Oberstdorf gelagerten Akten. Um von jedem der 50 Standorte Zugriff auf die Personalakten zu haben, entschied sich die Geiger Unternehmensgruppe für eine Digitalisierung der gesamten Personalakten, allein am Verwaltungsstandort Oberstdorf weit über 2.000 Akten.
Hinzu kamen einige Einzeldokumente aus diversen Ordnern, die besonders oft benötigt werden. Eine weitere Schwierigkeit bestand darin, dass einige Akten nicht am Hauptstandort, sondern extern gelagert waren.
„Es gibt Experten, die das besser und schneller können als wir selbst“
Lösung
Bei der Wahl eines geeigneten Partners zur Umsetzung des Projekts entschied sich die Geiger Unternehmensgruppe für Frankenraster (heute DI.UNIT).
Digitalisiert wurden Akten in unterschiedlichsten Zuständen. Teilweise waren die Dokumente sehr alt, umfangreich oder bestanden aus diversen Papierqualitäten.
Ebenso vielfältig war die Art der Unterlagen. Neben den reinen Personalakten mit besonders hoher Sensibilität wurden auch strengst vertrauliche Unterlagen der obersten Führungsebene und laufende Personalbelege verarbeitet.
Gemeinsam wurde neben dem Scanprozess auch eine Indexierung entwickelt, die zum einen eine leichte Auffindbarkeit der Dokumente und zum anderen die Steuerung der Zugriffsberechtigungen erlaubt. So konnten alle Dateien optimal zum Einpflegen in das bereits genutzte Dokumentenmanagementsystem DocuWare vorbereitet werden.
Fazit
Durch die Digitalisierung hat die Geiger Unternehmensgruppe nun von jedem Standort aus Zugriff auf alle verarbeiteten Dokumente und ist somit bei der Arbeit nicht mehr an einen bestimmten Arbeitsplatz gebunden.
Alle Akten wurden direkt nach der Digitalisierung im Hochsicherheitsarchiv der DI.UNIT gelagert. Der dadurch frei gewordene Platz im Firmengebäude wurde dringend benötigt und kann nun anderweitig genutzt werden.
Heide Holzäpfel, Personalreferentin der Unternehmensgruppe Geiger, betonte die sehr gute Betreuung durch DI.UNIT und die professionelle Umsetzung des Projekts.
