Grenzebach Maschinenbau GmbH
Digitale Personalakten sorgen für viel Erleichterungen im Arbeitsalltag
Lesedauer ca. 2 Min.
Strukturierte Digitalisierung mit 60 definierten Dokumentenklassen und einheitlicher Aktenführung
In diesem Artikel
Über Grenzebach
Herausforderung: Uneinheitliche Personalaktenverwaltung
Lösung: Strukturierte Digitalisierung mit Fokus auf Datenschutz
Fazit
| Firma | Grenzebach Maschinenbau GmbH |
|---|---|
| Branche | Maschinenbau und Automatisierung |
| Sitz | 86663 Asbach-Bäumenheim |
| Mitarbeitende | Ca. 1.600 weltweit |
| Dokumentenarten | Personalakten |
| Lösung | Digitalisierung der Personalakten mit einheitlicher Klassifizierung |
| Projektrahmen | Vereinheitlichung und Digitalisierung der Personalakten zur Optimierung der Personalverwaltung und Sicherstellung des Datenschutzes |
Über Grenzebach
Die Grenzebach Maschinenbau GmbH ist ein international tätiges Unternehmen im Bereich der industriellen Automatisierung. Gegründet 1960, hat sich das Familienunternehmen mit Hauptsitz in Asbach-Bäumenheim zu einem führenden Anbieter von Automatisierungslösungen für die Glas-, Baustoff- und Intralogistikbranche entwickelt. Mit rund 1.600 Mitarbeitenden weltweit bietet Grenzebach maßgeschneiderte Lösungen für verschiedene Industriezweige.
Herausforderung: Uneinheitliche Personalaktenverwaltung
Die Personalakten wurden an den deutschen Standorten individuell verwaltet, was zu Unterschieden in der Aktenführung zwischen dem Hauptsitz in Hamlar und den weiteren Standorten führte. Im Zuge der Digitalisierung sollten die Personalakten vereinheitlicht werden, um der Personalabteilung die Einsicht und Bearbeitung deutlich zu erleichtern. Zudem lag ein besonderes Augenmerk auf dem Datenschutz während des gesamten Prozesses. de.wikipedia.org
Lösung: Strukturierte Digitalisierung mit Fokus auf Datenschutz
Grenzebach entschied sich für die Zusammenarbeit mit Frankenraster (heute DI.UNIT) zur Digitalisierung der Personalakten. Das Projekt umfasste folgende Schritte:
- Zentralisierung der Akten: Die Akten der Tochtergesellschaften wurden zentral an den Hauptsitz in Hamlar geliefert, um eine effiziente Abholung durch DI.UNIT zu ermöglichen.
- Datenschutz-Schulung: DI.UNIT führte interne Schulungen durch, um die Arbeitsabläufe und das Sicherheitskonzept für Datenverarbeitungsprojekte detailliert zu erläutern. Eine Führung durch die einzelnen Abteilungen ermöglichte es den Auftraggebern, sich von der Arbeitsweise und den Sicherheitsvorkehrungen zu überzeugen.
- Digitalisierung und Klassifizierung: Die Dokumente wurden vorbereitet, gescannt und gemäß der von Grenzebach vorgegebenen Klassifizierungsliste in ca. 60 Dokumentenklassen eingeteilt. Dabei wurde auch die Personalnummer erfasst und mit der Personalstammdatenbank abgeglichen.
Fazit
Unsere Fragen zum Datenschutz wurden ausführlich beantwortet, wir fühlten uns von DI.UNIT (ehemals Frankenraster) gut beraten“
Michael Wolf – Leiter der Abteilung für Abrechnungen
Durch die enge Zusammenarbeit und die geografische Nähe konnte das Projekt nachhaltig und effizient umgesetzt werden. Die sensiblen, personenbezogenen Daten wurden professionell vom analogen ins digitale Zeitalter überführt, wodurch die Personalabteilung nun effizienter arbeiten kann.
