energie schwaben GmbH
Digitalisierung von Hausanschlussverträgen
Lesedauer ca. 2 Min.
100 % digitaler Zugriff auf Vertragsdokumente – Optimierte Workflows und weniger Aufwand
In diesem Artikel
Über das Unternehmen
Ausgangssituation und Herausforderung
Lösung
Fazit
| Firma: | energie schwaben GmbH |
| Branche: | Energieversorgung |
| Firmensitz: | 86199 Augsburg |
| Mitarbeitende: | ca. 400 |
| Dokumentenarten: | Hausanschlussverträge |
| Lösung: | Digitalisierung und Indizierung von Dokumenten |
| Projektrahmen: | Digitalisierung von ca. 25.000 Hausanschlussdokumenten mit komplexer Struktur |
Über das Unternehmen
Die energie schwaben GmbH (ehemals erdgas schwaben GmbH) ist ein regionaler Energiedienstleister mit Hauptsitz in Augsburg. Das Unternehmen versorgt Privatkunden, Unternehmen und öffentliche Einrichtungen in Bayerisch-Schwaben und angrenzenden Gebieten mit Erdgas, Bio-Erdgas, Bio-Strom und Wärme.
Mit rund 97.000 Erdgas-Hausanschlüssen und etwa 400 Mitarbeitenden an sechs Betriebsstellen stellt energie schwaben eine zuverlässige Energieversorgung sicher.
Ausgangssituation und Herausforderung
Bei insgesamt 97.000 Hausanschlüssen fielen im Laufe der Zeit zahlreiche Papierdokumente an, insbesondere Hausanschlussverträge. Für etwa 25.000 dieser Anschlüsse lagen die Dokumente in Papierform vor, die aufgrund unterschiedlicher Formulargenerationen und handschriftlicher Ergänzungen eine komplexe Struktur aufwiesen. Diese Vielfalt erschwerte die Verwaltung und den Zugriff auf relevante Informationen erheblich.
Lösung
Um die Effizienz der Dokumentenverwaltung zu steigern, entschied sich energie schwaben für eine Zusammenarbeit mit Frankenraster (heute DI.UNIT). Das Projekt umfasste die strukturierte Digitalisierung und Indizierung der Papierdokumente.
Die Indizierung erfolgte gemäß den Vorgaben von energie schwaben, wobei die Herausforderung darin bestand, dass für den gleichen Sachverhalt mehrere Generationen von Formularen mit unterschiedlichen Inhalten und handschriftlichen Ergänzungen vorlagen.
Da es bisher kein zuverlässiges Tool zur automatischen Handschriftenerkennung gab, wurden alle Einzeldokumente nach dem Scan manuell von den Mitarbeitenden von Frankenraster indiziert.
Fazit
Durch die Digitalisierung und strukturierte Indizierung der Hausanschlussdokumente konnte energie schwaben die Effizienz ihrer Dokumentenverwaltung erheblich steigern. Die digitalen Archiv- und Workflowsysteme, die bereits seit 2003 im Einsatz sind, können nun noch besser genutzt werden.
Die erfolgreiche Umsetzung dieses Projekts legt den Grundstein für mögliche zukünftige Digitalisierungsprojekte in Zusammenarbeit mit DI.UNIT.
„Von Beginn an hatten wir kompetente Ansprechpartner, die unser Problem mit den Altdaten und den vielen Formulargenerationen sofort verstanden und Lösungen bieten konnten.“
Dieter Kirmayer, Leiter Abrechnung/Systembetreuung
