Bioland e.V.
So geht auch die Landwirtschaft neue Wege.
Lesedauer ca. 2 Min.
Bioland e.V. optimiert seine Dokumentenverwaltung durch die Digitalisierung von 7.000 Verträgen.
| Organisation | Bioland e.V. |
|---|---|
| Branche | Ökologische Landwirtschaft |
| Sitz | 86152 Augsburg |
| Mitarbeitende | 6.200 Landwirte, Gärtner, Imker und Winzer |
| Dokumentenarten | Verträge und Briefe |
| Lösung | Digitalisierung der Geschäftsunterlagen |
| Projektrahmen | Digitalisierung von rund 7.000 Verträgen und Implementierung eines digitalen Workflows. |
Über Bioland e.V.
Bioland e.V. ist der bedeutendste Verband für ökologischen Landbau in Deutschland. 6.200 Landwirte, Gärtner, Imker und Winzer wirtschaften nach den Bioland-Richtlinien. Hinzu kommen mehr als 1.000 Partner aus Herstellung und Handel wie Bäckereien, Molkereien, Metzgereien und Gastronomie. Seit 45 Jahren entwickeln die Bioland-Mitglieder mit ihrem Verband eine ökologisch, ökonomisch und sozial verträgliche Alternative zur intensiven, von Industrie und Fremdkapital abhängigen Landwirtschaft. Ziel der täglichen Arbeit der Bäuerinnen und Bauern ist die nachhaltige Erzeugung hochwertiger und gesunder Lebensmittel.
Ausgangssituation und Herausforderung
Bioland e.V. verfügte über acht über die Republik verteilte Regionalgeschäftsstellen, jeweils mit eigener Verwaltung, Buchhaltung, Marketing und IT. Diese dezentrale Struktur führte zu ineffizienten Prozessen und erschwerte die Zusammenarbeit. Die analoge Archivierung von Dokumenten verursachte zudem zeitaufwendige Recherchen und einen erhöhten Platzbedarf. Es bestand die Notwendigkeit, Geschäftsprozesse zu optimieren und die Dokumentensicherheit zu verbessern.
Lösung
Durch die Digitalisierung der Geschäftsunterlagen wurden rund 7.000 Verträge und weitere relevante Dokumente in ein digitales Archiv überführt. Ankommende Briefe werden heute gleich beim Posteingang gescannt und stehen den zuständigen Mitarbeitern anschließend per Datenmanagementsystem (DMS) zentral zur Verfügung.
Dieser strukturierte digitale Workflow erleichtert den Zugriff auf die Dokumente, verkürzt Bearbeitungszeiten und sichert die langfristige Archivierung.
Ausblick
Mit der Einführung der digitalen Dokumentenverwaltung konnte Bioland e.V. einen tiefgreifenden Strukturwandel von regionalen zu fachlichen Verwaltungseinheiten vollziehen. Die bundesweite Zusammenarbeit ist so überhaupt erst möglich geworden. Die verbesserte Dokumentensuche und -verwaltung ermöglichen eine optimierte Zusammenarbeit und eine ressourcenschonende Arbeitsweise.
Fazit
„Die bundesweite Zusammenarbeit ist so überhaupt erst möglich geworden“
Maria Siegert -Bioland
Die Digitalisierung der Geschäftsunterlagen bei Bioland e.V. führte zu einer deutlichen Effizienzsteigerung und einer nachhaltigeren Verwaltung. Der neue digitale Workflow erleichtert den Zugriff auf Dokumente und verbessert die Prozessabläufe. Neben einem deutlichen Zuwachs an Vernetzung kann Bioland so auch viel Papier sparen.
