Gebäudedienstleister wächst mit digitalem Dokumentenmanagement

In diesem Artikel

Das Projekt auf einen Blick
Über Unternehmensgruppe HD Kottmeyer
Ausgangssituation & Herausforderungen
Lösung
Umsetzung
Reaktionen des Teams
Fazit

Das Projekt auf einen Blick

Firma	Unternehmensgruppe HD Kottmeyer
Branche	Gebäudedienste, Oberflächenveredelung und Betonelemente
Firmensitz	Harsewinkel (Kreis Gütersloh), 3 Standorte in Deutschland
Mitarbeitende	einige hundert Mitarbeitende an den Standorten
Dokumentenarten	E-Mails, Eingangsrechnungen, Sonderaufträge, Arbeitsnachweise, Ausgangsrechnungen, Sammelrechnungen, Dienstpläne, Lohnbelege, Zeitnachweise, diverse Bescheide der Behörden
Lösung	DocuWare On-Premise mit mehreren Mandanten
Projektrahmen	Einrichtung eines zentralen digitalen Dokumenten- und E-Mail-Archivs mit DocuWare, schrittweiser Ausbau des Systems für Posteingang, Eingangsrechnungen, Buchhaltung, Auftragsabwicklung und HR

Über Unternehmensgruppe HD Kottmeyer

Als sich im Jahre 1979 der Gebäudereinigungsmeister Hans-Dieter Kottmeyer mit seiner Frau Paula selbstständig machte, konnte er noch nicht ahnen, dass sich sein Unternehmen rund 45 Jahre später zu einer Unternehmensgruppe mit einigen hundert Mitarbeitenden in fünf Unternehmen und drei Geschäftsbereichen entwickeln sollte.
Nach dem Prinzip „Reinigen – Sanieren – Schützen“ gehören zum Dienstleistungsportfolio der Unternehmensgruppe HD Kottmeyer heute Gebäudereinigung, Schädlingsbekämpfung und Desinfektionsservice, Parkettbearbeitung, Estrich-Veredelung und Naturstein-Sanierung sowie – seit 2018 – die Produktion von hochwertigen Betonfertigteilen.

Ausgangssituation & Herausforderungen

Zunahme von Eingangsrechnungen per E-Mail

Als Frank Mannefeld, IT-Leiter bei HD Kottmeyer, Mitte 2010 in das Unternehmen einstieg, war es seine Aufgabe, die Buchhaltung, die bislang ausschließlich beim Steuerberater erledigt wurde, im Unternehmen aufzubauen und die erforderlichen Strukturen hierfür zu schaffen. Das Unternehmen wuchs stetig und seine Strukturen mussten entsprechend angepasst werden.

Dominierte Anfang der 2010er-Jahre noch das Papier bei der Bearbeitung von Einkaufsvorgängen und Eingangsrechnungen, nahm im weiteren Verlauf der Anteil von Rechnungen, der per E-Mail ins Haus kam, immer weiter zu. Dies führte Frank Mannefeld im Jahr 2017 zu ganz praktischen Fragen im Rahmen der Buchhaltung: Müssen die E-Mails auch aufbewahrt werden? Dürfen die Eingangsrechnungen ausgedruckt werden, um sie dann zu bearbeiten? Wie sind die E-Mails und die Eingangsrechnungen gesetzeskonform zu verarbeiten? Da immer mehr Rechnungen per E-Mail ins Unternehmen kamen, galt es hier eine gute und rechtskonforme Lösung zu finden.

Zudem war es für Kottmeyer wichtig, dass die angebotenen Dienstleistungen schnell und effizient erbracht und abgerechnet werden. Jeden Tag fielen an den Standorten unzählige Aufträge, Arbeitsnachweise und Dienstpläne an, die Abläufe waren durchgängig papierbasiert. Mit steigendem Geschäftsvolumen wurden papierbasierte Abläufe zunehmend langsam und ineffizient.

Lösung

Digitales Archiv und Digitalisierung der papierbasierten Vorgänge

Für Frank Mannefeld stand fest: Für das weitere Wachstum der Gruppe und die Bewältigung des zunehmenden Dokumentenaufkommens war es sehr wichtig, ein digitales Dokumentenmanagement-System in der Kottmeyer-Gruppe einzuführen.

Einsatz von DocuWare – powered by DI.UNIT

Bei der Auswahl der entsprechenden Software, um papierbasierte Prozesse wie die Eingangsrechnungsverarbeitung in der Buchhaltung und im Einkauf zu digitalisieren, setzte Kottmeyer auf die mehrfach ausgezeichnete Lösung DocuWare und holte sich mit DI.UNIT einen erfahrenen Partner für die Umsetzung mit an Bord. In DI.UNIT fand Kottmeyer einen Partner, der zum einen das Potenzial von DocuWare aufzeigte und zum anderen ein wichtiger Sparringspartner war, um die papierbasierten Abläufe bei Kottmeyer Schritt für Schritt zu digitalisieren.

Kottmeyer entschied sich für eine on Premise Lösung von DocuWare (Installation vor Ort auf eigenem Server). Wichtiges Kriterium bei der Auswahl war die einfache Bedienung der Software sowie die Möglichkeit, das System selbst anpassen zu können. Zudem hat Mannefeld überzeugt, dass DocuWare einfach an die bestehenden ERP- und Finanzsysteme angebunden werden konnte.

„Wir brauchen keine offenen Rechnungsordner mehr, da die Integration von DocuWare in unser ERP-System sehr einfach gelungen ist – ohne komplizierte Wissenschaft.“

Frank Mannefeld
IT-Leiter HD Kottmeyer

Umsetzung

E-Mail-Archiv und digitale Rechnungsverarbeitung

Die Umsetzung der Digitalisierung erfolgte auch bei Kottmeyer nach dem Grundsatz „Schrittweise vorgehen – im Einkauf und der Buchhaltung beginnen.“ Ein Grundsatz, der sich bei vielen erfolgreichen Digitalisierungsprojekten bewährt hat.

Im ersten Schritt wurde das DocuWare-System als zentrales Dokumentenarchiv aufgesetzt. Dokumententypen und Indexfelder wurden festgelegt und im weiteren Verlauf wurden dann alle Eingangsrechnungen eingescannt und in DocuWare abgelegt. Per E-Mail eingehende Eingangsrechnungen werden aus Outlook in DocuWare übernommen, ausgelesen und in die weitere Prüfung und Freigabe gegeben. Früher wurden Bestellungen, Lieferscheine und Eingangsrechnungen manuell zusammengetragen und ggf. auch zusammengeheftet. Die Rechnungsprüfung erfolgte komplett manuell, der papierbasierte Workflow war langsam und fehleranfällig.

Heute kommen die Eingangsrechnungen überwiegend per E-Mail. Sie landen in einem öffentlichen Ordner in Outlook, der durch DocuWare überwacht wird. Die Buchhaltung übernimmt die Rechnungen und legt sie in DocuWare in einem Rechnungsbriefkorb ab. DocuWare liest die Rechnungsdaten mittels Intelligent Indexing aus und übernimmt die formale Prüfung gemäß § 14 (1) UstG – alles vollautomatisch.

„Die Lernfähigkeit des Systems ist schon beeindruckend.“ erinnert sich Frank Mannefeld. Neue Kreditoren erkennt das System bereits nach 3-5 Durchläufen sicher.

Anschließend wird durch die Buchhaltung die Rechnungsprüfung und Zahlungsfreigabe initiiert. In Abhängigkeit von Kreditor und Geschäftsvorfall werden die zuständigen Personen über den Eingang einer neuen Rechnung informiert und per Aufgabe aufgefordert, die Prüfung und Freigabe vorzunehmen.

Mit diesem digitalen Arbeitsablauf spart Kottmeyer viel Zeit, unnötige Rückfragen werden vermieden. Auch Übertragungsfehler gehören der Vergangenheit an, da die Rechnungen vom System ausgelesen werden. Zudem werden alle mit der Eingangsrechnung verknüpften Dokumente und E-Mails in DocuWare abgelegt und können von jedem Teammitglied mit entsprechender Berechtigung eingesehen werden. Alle Informationen sind auf einen Klick verfügbar und können direkt verglichen werden. Die von der papierbasierten Arbeit gewohnten Bearbeitungsstempel werden digital auf den Belegen angebracht.

Digitale Auftragsverarbeitung und automatische Archivierung der Ausgangsrechnungen

Schritte zwei und drei bei Kottmeyer umfassten dann die Digitalisierung von Sonderaufträgen und Dienstplänen sowie Leistungsscheinen und Zeiterfassungen. Mit der Digitalisierung dieser Dokumente ergaben sich zwei wesentliche Effekte: Zum einen wurden die Suchzeiten nach Informationen erheblich minimiert, da sämtliche Dokumente nach der Digitalisierung jetzt im Volltext durchsuchbar sind. Zum anderen konnten die Projektleiter nun auch vor Ort beim Kunden auf die Dokumente via Smartphone oder Tablet zugreifen, was die Auskunftsfähigkeit enorm verbesserte und die Bearbeitungszeiten deutlich verkürzte.

„Wir haben drei Prozesse in drei Monaten komplett umgestellt.“

Frank Mannefeld
IT-Leiter HD Kottmeyer

Reaktionen des Teams

Wie die Mitarbeitenden mit den Veränderungen umgehen

Die Einführung von DocuWare wurde bei den Mitarbeitenden von Kottmeyer nicht nur gut angenommen, vielmehr wurde die Einführung und Ausweitung der Lösung auch auf andere Arbeitsbereiche vom Team aktiv eingefordert.

Die Teams waren schnell überzeugt und niemand möchte mehr in die alten (Papier) Zeiten zurück. Vor allem die einfache Integration der Lösung in das vorhandene ERP-System, schnelle und komfortable Suchen und die einfache Bedienung des Systems gaben hierbei den Ausschlag.

„Die haben das doch schon eingeführt – wann können wir denn endlich damit arbeiten?“ berichtet Frank Mannefeld über die Reaktionen im Team.

Automatisierung – Grundlage für Wachstum in Zeiten des Fachkräftemangels

Durch die Digitalisierung und die Automatisierung von Routinetätigkeiten, wie zum Beispiel die Übernahme und formale Prüfung von Eingangsrechnungen oder das Auslesen der Rechnungsdaten, kann das Buchhaltungsteam von Kottmeyer heute ein Vielfaches des Belegaufkommens verarbeiten, wie noch vor einigen Jahren. Die Mitarbeitenden wurden durch das digitale Dokumentenmanagement zeitlich erheblich entlastet und konnten dadurch auch die wachstumsbedingte erhebliche Zunahme des Beleganfalls einfach bewältigen.

So betreuen zwei Mitarbeitende in der Lohnbuchhaltung heute mehrere Hundert Beschäftigte – so geht eine effektive Lohnabrechnung! Eine Produktivitätssteigerung von nahezu 300 %, die durch die Einführung von DocuWare sowie dem konsequenten Abschied von Papier möglich wurde.

„Wir sind seit der Einführung von DocuWare rund 3-4 mal so groß geworden, brauchten jedoch durch die Digitalisierung in der Verwaltung keine zusätzlichen Mitarbeitenden einstellen.“

Frank Mannefeld
IT-Leiter HD Kottmeyer

Fazit

Die Einführung von DocuWare führte zu einer deutlichen Zeitersparnis und Qualitätsverbesserung. Die Poste wird heute durchgehend digital verarbeitet, die Dokumente sind indexiert, im Volltext auslesbar und werden mit wenigen Mausklicks gefunden. Alle Informationen sind im digitalen Archiv schnell verfügbar und übersichtlich angeordnet. Im Ergebnis konnte die Kottmeyer-Gruppe um mehr als das dreifache wachsen, ohne zusätzliches Personal in der Verwaltung einstellen zu müssen.

So kommt auch Frank Mannefeld zu dem Fazit: „Die Digitalisierung ist in einem überschaubaren Rahmen möglich und bringt so unglaublich viel.“

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