Automatisierte Dokumenten­prozesse für mehr Mitarbeiterzufriedenheit und einen besseren Service

In diesem Artikel

Das Projekt auf einen Blick
Über Prima-Food
Ausgangssituation & Herausforderungen
Lösung
Erster Umsetzungsschritt
Reaktionen des Teams
Zweiter & dritter Umsetzungsschritt
Ausblick & weitere Vorhaben
Fazit

Das Projekt auf einen Blick

Firma	Prima-Food Holding GmbH
Branche	Lebensmittel-Großhandel für die Gastronomie
Firmensitz	Espelkamp und Rotenburg-Mulmshorn
Mitarbeitende	>150
Dokumentenarten	Liefer- und Bestellscheine, Rechnungen, Kostenbelege, Tourenprotokolle, Ablieferbelege etc.
Lösung	DocuWare (On-Premise)
Projektrahmen	Einrichtung eines digitalen Dokumentenarchivs und Digitalisierung von Belegprozessen mit DocuWare

Über Prima-Food

Die Prima-Food Holding GmbH ist ein Großhandel für Lebensmittel mit mehr als 150 Mitarbeitern, spezialisiert auf Kunden im Bereich Gastronomie.

Das Unternehmen hat Standorte in Espelkamp (nördlich von Bielefeld) und Rotenburg-Mulmshorn (zwischen Bremen und Hamburg). Von dort versorgt Prima-Food die Kunden aus Gastronomie, Freizeiteinrichtungen, Cafés, Bistros, usw. mit speziell für diesen Bereich ausgewählten Lebensmitteln, Verpackungsmaterialen und Reinigungsmitteln.

Ausgangssituation & Herausforderungen

Worauf es im täglichen Geschäft eines Lebensmittel-Großhandels ankommt

Die Kunden von Prima-Food bestellen tagesaktuell mit kurzen Lieferzeiten. Das erfordert Flexibilität und Zuverlässigkeit. Zugleich müssen die Frische der Produkte und die Qualität stimmen.
Hierfür ist es essentiell, dass Bestellabläufe schnell und reibungslos funktionieren – sowohl im Wareneinkauf als auch im Verkauf. Dabei fallen jeden Tag Hunderte von Belegen an mehreren Standorten an.
Mit dem Wachstum des Geschäftes stieg die Beleganzahl kontinuierlich und die papierbasierten Arbeitsabläufe wurden für Prima-Food eine zunehmende Herausforderung.
Daher entschloss sich das Management zur Digitalisierung und Automatisierung von Dokumentenprozessen.

Lösung

Digitalisierung und Automatisierung von papierbasierten Vorgängen

Als Björn Gräber, Geschäftsführer der Prima-Food, in das Familienunternehmen einstieg, war ihm schnell klar, dass die papierbasierten Abläufe für die weitere Entwicklung nicht optimal waren.
Die zwei Standorte hatten unterschiedliche Warenwirtschafts- und Finanzbuchhaltungssysteme und arbeiteten unabhängig voneinander. Wurde beispielsweise Ware an einem Standort angeliefert und die Rechnung am anderen Standort kontrolliert, musste man die Belege umständlich per Mail oder Fax hin und her schicken. Diese Arbeitsweise war überholt, unpraktisch und ineffizient.

Es galt, die Standorte näher zusammenzubringen und die Prozesse zu vereinheitlichen. Neben der Warenwirtschaft sollte auch die Finanzbuchhaltung harmonisiert werden. Die Basis bildete ein Abschied von Papier im Rahmen einer unternehmensweiten Digitalisierungsstrategie.

„Wir wollten Dokumente ortsunabhängig digital zur Verfügung stellen und nach unterschiedlichen Schlagwörtern sortierbar haben, idealerweise im Volltext suchen können“ so Björn Gräber.

Als Beispiel führt Gräber das Anlegen eines neuen Lieferantenstammblattes an: “Das war ein zeitaufwändiger Prozess. Zunächst mussten Mitarbeiter ein Dokument ausfüllen und anschließend ablegen. Hierbei war aber nur eine einzige Verschlagwortung möglich. Man musste sich also entscheiden, das Dokument nach Alphabet, Kundennummer oder PLZ abzulegen. Änderte ein Lieferant seinen Namen oder zog er um, waren Unterlagen schwierig wiederzufinden.”

Heute wird dies mit DocuWare digital in einem Bruchteil der Zeit erledigt und eine passgenaue Indexierung ermöglicht es allen Teammitgliedern, das Dokument in Sekundenschnelle zu finden.

DocuWare mit DI.UNIT – passgenaue Beratung und Umsetzung

Zur Digitalisierungsstrategie von Prima-Food gehörte die Auswahl einer Software, um Einkauf, Vertrieb, Logistik und Buchhaltung, etc. digital miteinander zu verbinden.

Prima-Food hatte zum damaligen Zeitpunkt die Buchhaltungssoftware erneuert und wurde über diesen Dienstleister auf DocuWare aufmerksam.
Die Beratung war jedoch sehr einseitig auf Buchhaltungsprozesse ausgelegt.
Mit DI.UNIT fand Prima-Food einen Partner der dem Unternehmen die gesamten Potenziale von DocuWare aufzeigte.

DI.UNIT zählt zu den besten DocuWare Partnern weltweit mit Erfahrung aus Hunderten Software-Projekten.

„Bei DI.UNIT hatten wir sofort das Gefühl: Hier versteht man unsere Probleme genau. Wir haben uns gut aufgehoben gefühlt – sowohl bei der Beratung, als auch bei der Umsetzung“ erklärt Björn Gräber.

Damals wie heute ist die Nutzung einer Cloud kein Thema für Prima-Food. Dennoch ist das Unternehmen froh, in DI.UNIT einen Anbieter zu haben, der DocuWare sowohl On-Premise (Installation vor Ort auf eigenem Server) als auch als Cloud-Lösung (Nutzung über DocuWare-Cloud-Server) anbietet.
So steht diese Möglichkeit für eine zukünftige Nutzung bereit. Auch eine hybride Nutzung wäre möglich.
Außerdem war es der Geschäftsführung wichtig, digitale Workflows selbst erstellen zu können.
DocuWare bietet die Möglichkeit, ohne tiefgehende Programmierkenntnisse, Prozesse selber modular zusammenzubauen.

Bei DI.UNIT hatten wir sofort das Gefühl: Hier versteht man unsere Probleme genau. Wir haben uns gut aufgehoben gefühlt – sowohl bei der Beratung, als auch bei der Umsetzung.

Björn Gräber
Geschäftsführer Prima-Food

Erster Umsetzungsschritt

Das erste Projekt steht fest: Eingangslieferscheine und -rechnungen

Das erste gemeinsame Projekt von Prima-Food und DI.UNIT startete beim größten Belegfluss – den Eingangslieferscheinen und -rechnungen.
„Wir haben uns erstmal auf ein Thema fokussiert und das würde ich auch jedem raten so zu tun, da es sonst zu viele Baustellen auf einmal werden“ erinnert sich Björn Gräber.

Die Implementierung von DocuWare und erste digitale Schritte

Grundlage für den ersten Projektschritt war die genaue Definition des Workflows. Nach einer knapp dreiwöchigen Testphase konnten die Mitarbeitenden schon mit dem neuen digitalen und automatisierten Workflow starten.

„Wir konnten relativ schnell anfangen mit DocuWare zu arbeiten und erste Erfolg verzeichnen“ bemerkt Björn Gräber. Ein Glücksfall für das Unternehmen in der Zeit der Corona-Pandemie:
„Durch die Einführung von DocuWare im Herbst 2019 konnten wir während der Coronapandemie von heute auf morgen einen Laptop bereitstellen und viele Mitarbeitende ins Homeoffice schicken. Keiner musste Akten mit nach Hause nehmen, die woanders wieder gefehlt hätten“ berichtet Björn Gräber

Analoger versus digitaler Eingangsrechnungsflow

Der alte Prozess bei der Eingangsrechnungsbearbeitung verdeutlicht, wo die Vorteile des digitalen Workflows liegen: Früher wurden Bestellung, Lieferschein und Eingangsrechnung ausgedruckt und zusammengeheftet. Diese Akte wanderte von Tisch zu Tisch durch die Abteilungen, bei Unstimmigkeiten auch mehrmals. Ein langwieriger und intransparenter Prozess.

Mit dem neuen digitalen Workflow spart Prima-Food Wege, Mühe und umständliche Kommunikation.
Bestellungen werden digital als PDF in DocuWare abgelegt und können direkt von jedem Prozessbeteiligten eingesehen werden.

Der Mitarbeitende im Wareneingang scannt den Lieferschein einfach ein und legt ihn, verschlagwortet mit der Lieferscheinnummer in DocuWare ab.

Die wird vom angebundenen Warenwirtschaftssystem direkt ausgelesen und mit dem neuen Dokument über die Indexfelder verknüpft.

Der Papierbeleg kommt in einen Karton und bleibt noch ein paar Wochen im Archiv, bevor er vernichtet wird.

Die Rechnungen – jede Woche an die 250 – kommen von vielen Lieferanten bereits digital.
Da die Rechnungen teilweise schon mit Indexdaten geliefert und automatisch abgelegt werden bzw. über die Funktion „Automatic Indexing“ vorindiziert werden, ist der Ablageprozess sehr effizient.

„Jeder Beleg kann dank der Digitalisierung sofort bearbeitet werden. Dadurch ist der Be- und Abarbeitungszeitraum, also die Durchlaufzeit von Belegen viel, viel kürzer geworden“

Björn Gräber
Geschäftsführer Prima-Food

Durch der Ablage startet ein Workflow und der Mitarbeitende bekommt einen direkten Verweis auf den passenden Lieferschein oder sonstigen dazugehörigen Beleg. So sind alle Informationen per Klick verfügbar, können direkt verglichen und auch digital abgestempelt werden.
Falls etwas nicht passt, werden digital Aufgaben an den oder die Verantwortliche vergeben. Das alles funktioniert standortübergreifend, im Homeoffice und unterwegs.

„Jeder Beleg kann dank der Digitalisierung sofort bearbeitet werden. Dadurch ist der Be- und Abarbeitungszeitraum, also die Durchlaufzeit von Belegen viel, viel kürzer geworden“ freut sich Björn Gräber.

Reaktionen des Teams

Wie die Veränderung bei den Mitarbeitenden von Prima-Food ankam

Grundsätzlich ist die Digitalisierungsstrategie und die Einführung von DocuWare bei den Mitarbeitenden von Prima-Food gut angekommen, auch weil jeder bereits in der Einführungsphase informiert wurde. Einige Kolleg*innen haben die Vorteile der Software sofort erkannt, andere waren zurückhaltender oder führten den gewohnten analogen Prozess zur Sicherheit noch eine Weile fort – nach dem Motto „doppelt hält besser“.

Die Geschäftsführung hat dieser Umgewöhnungsphase Raum gegeben, weil sie überzeugt war, dass sich der digitale Workflow aufgrund der zahlreichen Vorteile durchsetzen wird. Das gegenseitige Vertrauen war eine zusätzliche Basis für die positive Gestaltung der Veränderung. Vorhandene Ängste wurden durch den täglichen Umgang mit der Software schnell abgebaut.
„Die Umstellung braucht seine Zeit bei den Mitarbeitenden, die muss man ihnen auch geben. Mittlerweile ist die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung bei uns komplett akzeptiert. Es gibt keine analogen Prozesse mehr. Digitale Prozesse sind viel einfacher und flexibler“ resümiert Björn Gräber.

Digitalisierung als Chance in Zeiten von Fachkräftemangel

Ein weiterer wichtiger positiver Effekt der DocuWare-Einführung war die Entlastung der Mitarbeitenden. Im Zuge der Wachstumsstrategie hätte Prima-Food weitere Stellen aufbauen müssen – eine Herausforderung in Zeiten des Fachkräftemangels.
Mit der Vereinfachung der Abläufe und der Fokussierung der Mitarbeitenden auf die wichtigen Aufgaben war das nicht mehr nötig.

„Durch die Umstellung auf DocuWare konnten wir eine Mitarbeiterstelle einsparen, die wir sonst hätten aufbauen müssen. In Zeiten von Fachkräftemangel ein angenehmer Nebeneffekt der Digitalisierung.“

„Die Umstellung braucht seine Zeit bei den Mitarbeitenden, die muss man ihnen auch geben.
Mittlerweile ist die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung bei uns komplett akzeptiert. Es gibt keine analogen Prozesse mehr. Digitale Prozesse sind viel einfacher und flexibler“

Björn Gräber
Geschäftsführer Prima-Food

Zweiter & dritter Umsetzungsschritt

Kostenrechnungen im digitalen Workflow

Im zweiten Projektschritt richtete Prima-Food einen Workflow für Kostenrechnungen ein.
Digitale Rechnungen werden durch eine Integration in Outlook direkt in DocuWare eingebunden, analoge Dokumente werden eingescannt und ebenfalls dort abgelegt.
Je nach Thema und Rechnungshöhe wird das Dokument automatisiert einem Mitarbeitenden in der Buchhaltung zugewiesen oder zusätzlich von der Geschäftsführung freigegeben. Die Rechnung wird digital kontiert und in die Finanzbuchhaltung exportiert.
„Das Schöne ist, sowohl in der Warenwirtschaft als auch in der Finanzbuchhaltungs-Software, gibt es die Möglichkeit eine Belegnummer zu markieren, dann öffnet sich das Dokument und ich muss nichts mehr suchen,“ berichtet Björn Gräber.

Auch das Qualitätsmanagement geht digital

Neben dem Wareneingang und der Buchhaltung profitiert auch das Qualitätsmanagement bei Prima-Food von DocuWare. Meldet ein Kunde Mängel, wird der Vorfall digital erfasst und zum QM-Beauftragten gesandt. Der klassifiziert, bewertet und prüft das Dokument in DocuWare und veranlasst die nächsten Schritte, z. B. die Reklamation beim Lieferanten.
Alle relevanten Informationen werden digital beim Dokument erfasst und so weitergegeben.

Ausblick & weitere Vorhaben

Umstellung auf revisionssichere Ausgangsrechnungen

Nach den guten Erfahrungen arbeitet Prima-Food weiter an der Umstellung auf digitale Workflows.
Aktuell wird der Ausgangsrechnungsprozess digital und revisionssicher umgebaut.

Digitalisierung für den Kundenworkflow – App ist in Planung

Auch der Workflow rund um den Kunden soll weiter verbessert werden. Hierfür plant das Management Neukunden vor Ort über Tablets digital zu registrieren und Bestandkunden Lieferungen digital quittieren zu lassen. Das erspart manuelles Abtippen oder das Einscannen von Belegen.
Zudem ist eine Kunden-App in Planung, die es Kunden ermöglicht, Belege bei Verlust einfach selbst über ein Kundenlogin nochmal herunterzuladen.

„In der Gastronomie ist der Personalmangel groß, oft ist die Buchhaltung ausgelagert. So eine App ist ein guter Service und hilft, dass auch die Kunden einen besseren Workflow haben“ erklärt Björn Gräber das Vorhaben.

Fazit

Die Einführung von DocuWare hat Prima-Food geholfen, über zwei Standorte hinweg – und trotz der Corona-Einschränkungen – zu einer Einheit zusammenzuwachsen.
Heute sind in Espelkamp und Mulmshorn die Dokumentenberge von einst nicht mehr vorstellbar.
Die Mitarbeitenden haben digitale Postkörbe, in dem die Dokumente nach Fälligkeiten sortiert sind.
Im digitalen Archiv sind alle Informationen übersichtlich verschlagwortet und werden über unterschiedliche Suchmöglichkeiten einfach gefunden. Rechnungen, Belege etc. können mit individuellen Berechtigungen jederzeit abteilungsübergreifend und ortsunabhängig eingesehen werden.

Durch die Digitalisierung wurden auch die Kundenbeziehungen, der Service und die Zusammenarbeit mit Lieferanten gestärkt und vereinfacht.
Darüber hinaus kann Björn Gräber jeden nur ermutigen: „Wartet nicht, fangt an zu digitalisieren! In meinen Augen hat jeder den Bedarf zu digitalisieren, ob man das jetzt Dokumente digitalisieren nennt oder seine Prozesse optimieren. Es gibt genug Dokumente und Prozesse. Sucht euch eine Sache aus und legt los.“

„Wartet nicht, fangt an zu digitalisieren!“

Björn Gräber
Geschäftsführer Prima-Food

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