Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik (BGHW)
Erfolgreiche Digitalisierung von Papierakten
Lesedauer ca. 2 Min.
Über 2 Millionen Blatt digitalisiert. Die BGHW modernisiert ihre Aktenverwaltung
In diesem Artikel
Über die BGHW
Ausgangssituation und Herausforderung
Lösung
Fazit
| Organisation | Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik (BGHW) |
|---|---|
| Branche | Gesetzliche Unfallversicherung |
| Sitz | 68161 Mannheim |
| Mitarbeitende | Rund 1.800 an 9 Standorten |
| Dokumentenarten | Papierakten mit sensiblen Sozialdaten |
| Lösung | Digitalisierung von Papierakten mit anschließender Einlagerung |
| Projektrahmen | Digitalisierung von über 2 Millionen Blatt zur Einführung einer elektronischen Vorgangsbearbeitung |
Über die BGHW
Die Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik (BGHW) ist Trägerin der gesetzlichen Unfallversicherung für Unternehmen des Handels und der Warenverteilung in Deutschland. Mit rund 1.800 Mitarbeitenden an neun Standorten betreut sie ca. 4,1 Millionen Versicherte in rund 410.000 Unternehmen.
Ausgangssituation und Herausforderung
Die BGHW verfügte über ein umfangreiches und stetig wachsendes Volumen an Papierunterlagen, die an verschiedenen Standorten aufbewahrt wurden. Dies erschwerte den standortübergreifenden Zugriff auf Dokumente und beeinträchtigte die Effizienz interner Abläufe.
Zudem beinhalteten die Akten sensible Sozialdaten, deren Schutz höchste Priorität hatte. Um eine elektronische Vorgangsbearbeitung einzuführen, war die Digitalisierung von über 2 Millionen Blatt erforderlich. Das Projekt war zudem zeitkritisch und erforderte einen Dienstleister, der den Umfang im gesetzten Zeitrahmen verarbeiten konnte.
Lösung
Die BGHW entschied sich für die Zusammenarbeit mit Frankenraster (heute DI.UNIT), da das Unternehmen über umfangreiche Erfahrung im Umgang mit sensiblen Akten verfügte und die erforderlichen Sicherheitsstandards erfüllte.
DI.UNIT ist nach ISO/IEC 27001 für Informationssicherheits-Management und nach DIN ISO 9001 für Qualitätsmanagement zertifiziert.
Die Akten wurden von Frankenraster am Standort der BGHW abgeholt und in verschlossenen Metallcontainern zum Firmensitz in Buchdorf transportiert. Dort erfolgte die Dokumentenvorbereitung, der Scan-Prozess und die Nachbereitung der digitalisierten Unterlagen gemäß den individuellen Vorgaben der BGHW.
Die digitalisierten Dateien wurden anschließend in das Dokumenten-Management-System der BGHW übernommen. Die physischen Unterlagen wurden im hochsicheren Aktenlager von Frankenraster eingelagert, das mit modernster Brandschutz- und Überwachungstechnik ausgestattet ist.
Fazit
Trotz des extrem kurz bemessenen Zeitrahmens hat Frankenraster das Projekt zuverlässig, termingetreu und qualitativ hochwertig umgesetzt. Die BGHW ist sehr zufrieden mit der angebotenen Lösung und hat bereits mehrere Projekte erfolgreich mit Frankenraster durchgeführt.
Auch für die Zukunft ist eine weitere Zusammenarbeit geplant.
