PHOENIX Pharmahandel GmbH & Co KG
Optimierung der Dokumentenverwaltung durch Digitalisierung
Lesedauer ca. 2 Min.
Von Papier zu Bytes – PHOENIX modernisiert seine Archivierung
| Firma | PHOENIX Pharmahandel GmbH & Co KG |
|---|---|
| Branche | Pharmazeutischer Großhandel |
| Sitz | 68199 Mannheim |
| Mitarbeitende | Rund 5000 in ganz Deutschland |
| Dokumentenarten | Über 1.000 Ordner mit sensiblen Unternehmensunterlagen |
| Lösung | Digitalisierung und sichere Aktenlagerung |
| Projektrahmen | Digitalisierung von über 1.000 Ordnern zur Schaffung von Büroflächen und Optimierung der Arbeitsprozesse |
Über PHOENIX Pharmahandel
Die PHOENIX Pharmahandel GmbH & Co KG wurde 1994 gegründet und ist seither Marktführer im pharmazeutischen Großhandel in Deutschland. Als Teil der PHOENIX group, einem der führenden Gesundheitsdienstleister in Europa, ist das Unternehmen in 25 Ländern aktiv und beschäftigt rund 29.000 Mitarbeitende. Mit einer europaweit einzigartigen Flächenabdeckung leistet die PHOENIX group einen wichtigen Beitrag zur umfassenden Gesundheitsversorgung.
Ausgangssituation und Herausforderung
In den Archivräumen der PHOENIX Pharmahandel GmbH & Co KG stapelten sich über 1.000 Ordner bis unter die Decke, was den verfügbaren Büroraum erheblich einschränkte.
Mitarbeitende mussten regelmäßig die engen Gänge des Archivs durchqueren, um benötigte Unterlagen zu holen, was zeitaufwendig und ineffizient war. Zudem stellte die manuelle Ablage von Dokumenten einen erheblichen Aufwand dar.
Lösung
Um den Büroraum effizienter zu nutzen und die Arbeitsprozesse zu optimieren, entschied sich PHOENIX für die Digitalisierung der umfangreichen Papierarchive. Frankenraster (heute DI.UNIT) übernahm die Digitalisierung von über 1.000 Ordnern.
Der Transport der sensiblen Unterlagen erfolgte in verschlossenen Containern unter strengen Sicherheitsvorkehrungen nach Buchdorf.
Innerhalb von acht Wochen wurden die Dokumente digitalisiert und nahtlos in das firmeneigene ECM-System integriert. Durch die Digitalisierung konnte der zuvor belegte Raum als modernes Büro genutzt werden, und Mitarbeitende hatten nun schnellen, digitalen Zugriff auf alle erforderlichen Unterlagen.
Fazit
Die Digitalisierung der Archive führte zu einer erheblichen Verbesserung der Arbeitsabläufe bei PHOENIX. Mitarbeitende können nun effizienter arbeiten, da benötigte Dokumente sofort digital verfügbar sind. Zudem wurde wertvoller Büroraum gewonnen, der zuvor durch Papierarchive blockiert war.
Die Zusammenarbeit mit DI.UNIT verlief reibungslos, und die hohen Sicherheitsstandards bei der Verarbeitung sensibler Daten wurden jederzeit eingehalten.
