DMS
5 überzeugende Gründe, warum ein DMS für jede Organisation unverzichtbar ist
Lesedauer ca. 3 Min.
So unverzichtbar wie Wasser: Ein digitales Dokumentenmanagement-System. Gewagte These? Diese fünf Gründe sollten auch den größten Papier-Fan überzeugen!
In diesem Artikel
Kosten runter
Produktivität rauf
Ernten Sie ein Lächeln
DMS = mehr Datensicherheit
Schont die Nerven
Unser Tipp: Erfahrungsberichte nutzen!
Man kann es kaum glauben, aber in vielen Unternehmen und Amtsstuben sind Schreibtische und Schränke voll mit Papier und Aktenordnern.
Auch wenn viele vom Papier nicht lassen wollen – analoge Ablagen und die Suche nach Dokumenten fressen viel Zeit, die sinnvoller genutzt werden kann. Zudem kosten Papier, Ordner, Regale und die für die Archive benötigte Bürofläche eine Menge Geld.
Dabei könnte es doch so einfach sein, denn dieser Zustand wird mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System (kurz DMS) nachhaltig verbessert. Ein DMS ist ist für Unternehmen und Verwaltungen so unverzichtbar, wie Wasser für Pflanzen, Tiere und Menschen.
Diese fünf Gründe sollten auch den größten Papier-Fan überzeugen:
Kosten runter
Argument eins zahlt auf den Geldbeutel ein:
Ein elektronisches Dokumentenmanagement-System erspart erhebliche Kosten bei der Dokumentenverwaltung. Sie benötigen keine Aktenschränke und Ordner mehr, um Dokumente abzulegen. Sie sparen Zeit fürs Sortieren und Abheften. Zudem finden Sie und Ihr Team Informationen erheblich schneller und ersparen sich lästige und zeitaufwendige Kopien. Das senkt die Kosten für Papier, Drucker, Toner und Porto, und spart ganz nebenbei auch noch Ressourcen.
Platz für umfangreiche Papierarchive brauchen Sie mit einem DMS dann auch nicht mehr.
So gewinnen Sie buchstäblich Freiraum.
Sie lieben Zahlen und Fakten? So messen Sie die Wirtschaftlichkeit eines DMS
Produktivität rauf
Mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System greifen Sie schnell, sicher und von überall auf Geschäftsdokumente zu. Das beschleunigt den Informationsfluss und schafft Transparenz.
Alle Dokumente stehen an einem zentralen Ort bereit und jeder, der berechtigt ist, hat darauf Zugriff.
Ihr Team kann sich somit auf wichtige Aufgaben konzentrieren.
Ernten Sie ein Lächeln
Fach- und Führungskräfte vergeuden täglich viel Zeit bei der Suche nach Dokumenten und Informationen.
Ein Dokumentenmanagement-System löst dieses Problem. Dokumente zu erfassen, zu speichern, zu suchen, zu bearbeiten und zu teilen, wird erheblich vereinfacht und beschleunigt.
Wie das geht? Zum Bespiel durch zum Beispiel durch die Automatisierung von Workflows. Monotone Arbeitsschritte entfallen. Ihr Team wird es Ihnen danken!
Mit einem DMS wird Ihr Unternehmen und Ihre Organisation zudem moderner und attraktiver für die dringend benötigten Fachkräfte.
Mit diesem Guide stellen Sie sicher, dass Ihr Team das DMS lieben wird
DMS = mehr Datensicherheit
Mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System können Sie den Zugriff auf vertrauliche und sensible Daten viel besser kontrollieren. Über ein Rechte- und Zugriffssystem legen Sie einfach fest, wer die Informationen bearbeiten und weitergeben darf.
So hat zum Beispiel auf Personalverträge nur die die Personalabteilung und Führungskräfte Zugriff. Kaufverträge bleiben dem Vertrieb vorbehalten und so weiter.
Zudem können Sie mit einem DMS gesetzliche Vorschriften sehr einfach einhalten.
Schont die Nerven
Werden Geschäfts- oder kritische Unternehmensdokumente vernichtet, z. B. durch Brand oder Wasserschaden, bringt das einen Unternehmen schnell in eine existenzielle Krise.
Mit einem digitalen DMS können Sie Ihre Dokumente und Daten einfach an verschiedenen Orten außerhalb des Unternehmens aufbewahren. Im Schadensfall sind dann die Informationen schnell wiederhergestellt.
So wird Ihr Geschäft auch im Katastrophenfall nicht durch den Verlust kritischer Daten gefährdet und Ihr Unternehmen übersteht auch Worst-Case-Szenarien.
Lesen Sie hier, wie Sie Ihre auch digitale Dokumente nachhaltig schützen
Unser Tipp: Erfahrungsberichte nutzen!
Andere sind den Schritt zur Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems schon vor Ihnen gegangen. Profitieren Sie von diesen Erfahrungen!
In unserer Podcast-Reihe „DI.talk mit Gast“ sprechen Unternehmerinnen und Unternehmer über ihre Projekte, berichten von Hürden und Herausforderungen – und wie man sie gemeinsam meistert.
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