DMS
Drei praktische Möglichkeiten, die Wirtschaftlichkeit eines DMS zu messen und zu steigern
Lesedauer ca. 4 Min.
Ein Dokumentenmanagement-System ist wirtschaftlich. Aber wie bewertet man den Nutzen und die Wirtschaftlichkeit eines digitalen DMS und wie kann man die positiven Effekte noch steigern? Der Beitrag zeigt drei praktische Möglichkeiten.
In diesem Artikel
Erstens: Zeit ist Geld
Zweitens: Bye bye manuell
Drittens: Einfache Rechnung, verblüffendes Ergebnis
Fazit
Unser Tipp: Erfahrungsberichte nutzen!
Ein Dokumentenmanagement-System (kurz DMS) ist praktisch, spart Zeit, Ressourcen und Aufwand – zusammengefasst: Es ist wirtschaftlich. Aber wie bewertet man den Nutzen und die Wirtschaftlichkeit eines digitalen DMS und wie kann man die positiven Effekte noch steigern?
Letztlich ist die Entscheidung, sich von Papier zu lösen und auf digitale Dokumente und Arbeitsabläufe zu setzen, auch immer eine Investition, die sich am Ende des Tages auch für Sie auszahlen muss.
Um die Effizienz und Wirtschaftlichkeit eines digitalen Dokumentenmanagements zu messen und zu steigern, gibt es diese folgenden drei Möglichkeiten:
Erstens: Zeit ist Geld
Sie können messen, wieviel Zeit und somit Geld Sie sparen, wenn Sie Ihre Dokumente digital speichern, suchen und verwalten. Im Durchschnitt werden Sie und Ihr Team rund 30 Prozent weniger Zeit benötigen, um die richtigen Dokumente zu finden, weiterzugeben und zu bearbeiten. Zudem benötigen die Dokumente weniger Platz, der auch Geld kostet. Ganz zu schweigen von den vielen Ordnern, Regalen, Heftrücken und so weiter, die Sie durch den Abschied vom Papier sparen.
Was ein Dokumentenmanagement-System ist und welche Vorteile es sonst noch hat, erfahren Sie hier
Zweitens: Bye bye manuell
Zweite Möglichkeit zur Bewertung der Wirtschaftlichkeit eines Dokumentenmanagement-Systems ist zu ermitteln, wie oft und wie lange Sie Daten von Dokumenten manuell erfassen.
Das Abtippen dieser Daten und die Weiterleitung von Papierbelegen kostet viel Zeit, die Sie mit einem DMS um bis zu 95 Prozent reduzieren können.
Je mehr Dokumente Sie und Ihr Team bearbeiten, desto höher also das Datenvolumen ist, desto höher ist auch die Zeitersparnis. Die bleibt Ihnen dann für wichtigere Aufgaben, als Daten abzutippen.
Drittens: Einfache Rechnung, verblüffendes Ergebnis
Das bringt uns zur dritten Möglichkeit der Effektivitätsmessung. Stellen Sie fest, wie oft es vorkommt, dass es Fehler oder Probleme bei der Datenerfassung von Dokumenten gibt und wie lange Sie im Durchschnitt benötigen, um diese Fehler zu beseitigen.
In verschiedenen Studien wurden beispielsweise die Kosten für die Bearbeitung von Papierrechnungen im Unternehmen auf rund 15 bis 40 Euro je Rechnung beziffert. Sie können diese Kosten für Ihr Unternehmen einfach auf Basis der folgende Angaben selbst näherungsweise ermitteln:
- Die Anzahl der Rechnungsbelege pro Monat.
- Die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Beleg.
- Der durchschnittliche Zeitbedarf für Suchen und Rückfragen bei einer Rechnung.
Das gilt auch für die entsprechenden Bestellungen und Lieferscheine und sonstigen Belege, die Sie für die Bearbeitung einer Rechnung brauchen. - Die Personalkosten je Stunde bei den Stellen, die mit der Rechnungsbearbeitung beschäftigt sind.
Wenn Sie zum Beispiel für die Prüfung bis zur Zahlung einer Rechnung im Schnitt rund 15 Minuten aufwenden und nochmal rund fünf Minuten für Rückfragen und Klärungen, würde die Bearbeitung bei einem Stundensatz von 48 Euro und 20 Minuten Bearbeitungszeit rund 16 Euro pro Stück kosten.
Bei 400 Rechnungen im Monat kommen da 6.400 Euro zusammen. Im Jahr sind das sogar 76.800,00 Euro und das nur für die Bearbeitung von Rechnungen!
Mit einem Dokumentenmanagement-System sparen Sie rund 40 bis 60 Prozent dieser Arbeitszeit.
Hier gibt es mehr Infos zur automatischen Verarbeitung von Eingangsrechnungen
Fazit
Diese Beispielrechnung zeigt, dass sich Projekte zur Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems sich in einem Zeitraum amortisieren, der deutlich unter einem Jahr liegt.
Das Wichtigste jedoch: Ihr Team und Ihre Kunden sind nach der Einführung eines digitalen DMS deutlich zufriedener und glücklicher!
Unser Tipp: Erfahrungsberichte nutzen!
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