DMS
So wird Ihr Team das Dokumentenmanagement-System lieben – der Guide zum Erfolg
Lesedauer ca. 3 Min.
Ein motiviertes Team ist der Schlüssel zur Effektivität eines Dokumentenmanagement-Systems - mit diesem Guide überzeugen Sie Mitarbeitende, Kolleginnen und Kollegen.
In diesem Artikel
Tipp 1: Erklären, erklären, erklären
Tipp 2: Schulung und Teilhabe
Tipp 3: Anwenderfreundlich soll es sein
Tipp 4: Motivation
Tipp 5: Mit gutem Beispiel voran & verlässlicher Support
Extra-Tipp: Erfahrungsberichte nutzen!
Unbestritten: Ein DMS, also ein Dokumentenmanagement-System, ist eine tolle Sache.
Es spart Zeit, Kosten und Platz, es verbessert die Produktivität, die Qualität und die Sicherheit der Dokumente. Ein DMS fördert die Zusammenarbeit und die Mobilität des Teams und unterstützt die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben und Standards.
Aber: Alle diese Vorteile nützen nichts, wenn Ihr Team das DMS nicht akzeptiert oder nicht richtig nutzt. Unsere Projekterfahrungen zeigen, dass es gar nicht so kompliziert ist, Mitarbeitende von einem Dokumentenmanagement-System zu überzeugen.
Dieser Leitfaden in fünf einfachen Schritten unterstützt Sie dabei, alle mitzunehmen und so das System effektiv zu nutzen.
Tipp 1: Erklären, erklären, erklären
Kommunizieren Sie schon vor Projektstart, was digitales Dokumentenmanagement-System ist, welche Ziele mit der Einführung verfolgt werden und wie es funktioniert. Gehen Sie dabei unbedingt darauf ein, welche Vorteile vor allem die Anwenderinnen und Anwender bei der Nutzung haben und gehen nicht nur allgemein auf den Nutzen für das Unternehmen ein.
Fragen Sie sich:
- Wie erleichtert das Dokumentenmanagement-System konkret die Arbeit meines Teams?
- Wie erweitert es die Kompetenzen und wie steigert es die Zufriedenheit der Mitarbeitenden?
Tipp 2: Schulung und Teilhabe
Das DMS ist nur so gut, wie die Menschen, die es nutzen. Deshalb ist es so sehr wichtig, möglichst alle oder bei großen Teams möglichst viele im Team von Anfang an in den Einführungsprozess einzubeziehen und ihnen den Mehrwert und die Vorteile des DMS zu erklären.
Außerdem sollten Sie regelmäßig Schulungen anbieten, damit sich das Team mit dem DMS vertraut machen kann. So bauen Sie mögliche Ängste oder Widerstände schon im Vorfeld ab.
Hier finden Sie zusätzliche Tipps zur Einführung eines DMS
Tipp 3: Anwenderfreundlich soll es sein
Ein Dokumentenmanagement-System sollte so gestaltet sein, dass es den Bedürfnissen und Gewohnheiten der Nutzerinnen und Nutzer entspricht. Zudem sollte es sich möglichst nahtlos in die bestehende Programmlandschaft und den gewohnten Arbeitsgewohnheiten des Teams einfügen.
Das betrifft zum Beispiel die Benutzeroberfläche, die Funktionalitäten, die Geschwindigkeit und die Zuverlässigkeit des Systems. Ein gutes DMS sollte intuitiv zu bedienen sein und vor allem für diejenigen, die es verwenden und bedienen, einen hohen Nutzen bieten.
Diese Checkliste hilft Ihnen bei der Auswahl des passenden DMS
Tipp 4: Motivation
Motivieren Sie alle im Team immer wieder zur Nutzung des Dokumentenmanagement-Systems.
Überlegen Sie, welche Anreize Sie geben können, um die Software für digitales Dokumentenmanagement auch zu verwenden.
Erfahrungsgemäß wirken die Aussicht auf ein leichteres Leben und Belohnungen besser als Anordnungen „top down“.
Tipp 5: Mit gutem Beispiel voran & verlässlicher Support
Unterstütze Sie Ihr Team bei der Umstellung auch dadurch, dass Sie mit gutem Beispiel voran gehen. Organisieren Sie eine Ansprechperson (oder bei großen Teams mehrere), die bei Fragen oder Problemen schnell hilft.
Sorgen Sie gerade in den ersten Tagen nach der Einführung für einen kompetenten und gut erreichbaren Support.
Extra-Tipp: Erfahrungsberichte nutzen!
Andere sind den Schritt zur Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems schon vor Ihnen gegangen. Profitieren Sie von diesen Erfahrungen!
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