Digitale Workflows
E-Rechnung: Fachkräftemangel? Oder Prozessproblem?
von DI.UNIT Redaktion |Lesedauer ca. 10 Min.
Der Fachkräftemangel trifft die Buchhaltung hart. Aber was, wenn das eigentliche Problem nicht fehlende Mitarbeiter sind, sondern ineffiziente Prozesse? Wie Automatisierung echte Entlastung bringt.
In diesem Artikel
Das Problem ist nicht neu. Aber es wird größer.
Lösung 1: Neue Stelle ausschreiben
Lösung 2: Automatisierung als Entlastung – nicht als Ersatz
Praxisbeispiel: Wachstum ohne zusätzliche Stellen
Was das für die Personalplanung bedeutet
Von der Erkenntnis zur Umsetzung
Die nächsten Schritte
Auf einen Blick
FAQ
So geht´s weiter
Stellen ausschreiben, die niemand antritt. Kolleginnen und Kollegen, die im Urlaub sind und trotzdem erreichbar bleiben müssen. Rechnungen, die warten, weil die Person, die sie freigibt, gerade anderes zu tun hat. Das kennen viele Finance-Abteilungen in Deutschland.
Der Fachkräftemangel ist real. Die Buchhaltung spürt ihn täglich. Aber was, wenn das eigentliche Problem nicht fehlende Köpfe sind, sondern wie die vorhandenen ihre Zeit verbringen?
Im Beitrag geht es um den versteckten Hebel, der aus Überlastung Entlastung macht. Und gar nicht so versteckt ist.
Das Problem ist nicht neu. Aber es wird größer.
Der Fachkräftemangel trifft die Buchhaltung härter als viele andere Bereiche. Die Arbeit wächst: durch steigende Belegvolumen, neue Anforderungen wie die E-Rechnungspflicht, mehr Prüf- und Dokumentationspflichten. Die Zahl der Menschen, die das erledigen, bleibt gleich oder schrumpft.
Der Arbeitsmarkt für erfahrene Buchhalter und Buchhalterinnen ist angespannt. Offene Stellen bleiben länger unbesetzt als noch vor wenigen Jahren. Und der Trend verstärkt sich: Viele erfahrene Buchhaltungskräfte gehen in den nächsten Jahren in Rente. Nachwuchs kommt. Doch nicht in dem Tempo, das nötig wäre.
Die Frage, die sich stellt: Was jetzt?
Lösung 1: Neue Stelle ausschreiben
Die naheliegende Antwort auf zu wenig Kapazität: mehr Menschen einstellen.
Das klingt vernünftig. Aber: Wer schon einmal eine offene Buchhaltungsstelle ausgeschrieben hat, weiß wie lange das dauern kann. Wochen, manchmal Monate. Und dann braucht eine neue Kraft Einarbeitungszeit: drei bis sechs Monate, bis sie eigenständig arbeitet. In dieser Zeit ist der Engpass noch da.
Hinzu kommt der Markt: Der Fachkräftemangel hat auch das Rechnungswesen erreicht. Laut aktuellem DIHK-Fachkräftereport können 36 Prozent der Unternehmen offene Stellen nicht besetzen. Gerade erfahrene Buchhalter und Buchhalterinnen sind knapp und der Trend verschärft sich.
Und selbst wenn die Stelle besetzt wird: Was passiert, wenn die neue Kraft krank wird, Urlaub hat, das Unternehmen verlässt? Die Abhängigkeit von einzelnen Personen bleibt. Der Prozess bleibt anfällig.
Mehr Personal ist keine schlechte Idee. Aber es löst das eigentliche Problem nicht: dass manuelle Rechnungsprozesse schlicht zu aufwendig sind.
Der versteckte Zeitfresser
Hier wird es interessant. Denn das Problem ist oft nicht die Menge der Arbeit, sondern die Art, wie sie erledigt wird. Ein Großteil der Arbeitszeit in der Buchhaltung entfällt auf manuelle, repetitive Routineaufgaben: Daten erfassen, Belege sortieren, Freigaben nachverfolgen, E-Mails beantworten.
Und die wichtigste Frage: Wozu haben Sie ausgebildete Fachkräfte? Damit sie Daten abtippen?
Was in einem manuellen Rechnungsprozess die meiste Zeit frisst, ist selten die eigentliche Facharbeit. Es sind die Tätigkeiten dazwischen:
- Daten manuell übertragen
- Prüfungen doppelt durchführen
- Rückfragen per E-Mail stellen und auf Antworten warten
- Freigaben nachverfolgen
- Skontofristen im Blick behalten, die eigentlich das System überwachen sollte
Lösung 2: Automatisierung als Entlastung – nicht als Ersatz
Hier gerät schnell etwas durcheinander, das klar bleiben sollte: Automatisierung ersetzt keine Menschen. Sie befreit sie von Routineaufgaben. Der Unterschied ist nicht semantisch. Er ist praktisch.
Was das konkret bedeutet
Manuelle Erfassung → automatische Datenextraktion
Systeme wie DocuWare lesen Rechnungsdaten aus, egal ob PDF, E-Mail oder E-Rechnung. Die Fehlerquote sinkt, die Geschwindigkeit steigt.
E-Mail-Pingpong → digitale Workflows
Rechnungen werden automatisch an die richtige Person geroutet. Der Status ist jederzeit einsehbar. Erinnerungen gehen automatisch raus.
Excel-Listen → intelligentes Fristenmanagement
Das System erkennt Skonto-Fristen, priorisiert Zahlungen entsprechend und warnt rechtzeitig.
Medienbrüche → durchgängige Integration
Daten fließen nach Freigabe direkt ins ERP. Keine doppelte Erfassung, keine manuelle Übertragung, kein Abgleich mehr nötig.
Besondere Vorteile vollautomatisierter Rechnungsverarbeitung für das Team:
✅ Weniger Urlaubsstress: Rechnungen laufen durch, auch wenn jemand fehlt
✅ Keine Rückfragen-Flut: Klare digitale Freigabestrukturen ersetzen E-Mail-Ketten
✅ Skontofristen werden überwacht – automatisch, nicht durch Erinnerungsmails
✅ Neue Kraft einarbeiten? Einfacher, wenn der Prozess klar strukturiert ist und nicht im Kopf einzelner Personen steckt
✅ Fehler sinken: Manuelle Dateneingabe ist Fehlerquelle Nr. 1 –> fällt weg
Beispielrechnung
Ein mittelständisches Unternehmen mit 200 Eingangsrechnungen pro Monat braucht im manuellen Prozess rund 45 Minuten pro Rechnung. Das sind 150 Arbeitsstunden allein für Prüfen, Weiterleiten, Nachfassen, Buchen.
Vollautomatisiert sinkt der Aufwand auf 8 Minuten pro Rechnung. Nur noch für Ausnahmen und Freigaben, bei denen ein Mensch tatsächlich gebraucht wird.
Das ergibt eine Ersparnis von 120 Stunden pro Monat.
Stunden, die für echte Facharbeit zur Verfügung stehen, wie Auswertungen und Liquiditätsplanung.
Praxisbeispiel: Wachstum ohne zusätzliche Stellen
Dass Automatisierung tatsächlich hilft, Fachkräftemangel abzufedern, zeigt ein konkretes Beispiel: Die Unternehmensgruppe HD Kottmeyer ist seit Einführung der Automatisierung um das 3-4-fache gewachsen – ohne zusätzliches Personal in der Verwaltung einstellen zu müssen.
Wie das gelungen ist, lesen Sie hier
Was das für die Personalplanung bedeutet
Automatisierung und Personaleinsatz schließen sich nicht aus. Sie ergänzen sich.
Unternehmen, die ihren Rechnungsprozess automatisieren, berichten nicht von Stellenabbau, sondern davon, dass bestehende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter endlich die Arbeit erledigen können, für die sie ausgebildet wurden. Und dass neue Kräfte leichter einzuarbeiten sind, weil der Prozess nicht mehr im Kopf einzelner Personen steckt, sondern im System.
Das ist auch ein Argument für die Mitarbeiterzufriedenheit. Niemand geht in die Buchhaltung, um den ganzen Tag Daten abzutippen. Wer mit sinnvoller Arbeit beschäftigt ist, bleibt länger.
Von der Erkenntnis zur Umsetzung
Die Erkenntnis, dass Prozesse ineffizient sind, ist das eine. Die Umsetzung das andere. Viele Unternehmen wissen, dass Automatisierung sinnvoll wäre. Aber wissen nicht, wo sie anfangen sollen.
Der Weg zur Automatisierung lässt sich in vier Schritte gliedern:
1. Realitätscheck: Wo stehen Sie wirklich?
Bevor etwas verändert wird, braucht es Klarheit über den Ist-Zustand. Welche Prozesse laufen gut? Wo entstehen Verzögerungen? Welche Aufgaben kosten am meisten Zeit?
2. Vision: Was ist Ihr Ziel?
Automatisierung ist kein Selbstzweck. Die Frage ist: Was soll am Ende anders sein? Kürzere Durchlaufzeiten? Weniger Fehler? Mehr Zeit für Analyse? Ein klares Ziel hilft, die richtigen Prioritäten zu setzen.
3. Lücken schließen
Jetzt geht es an die Technologie. Welche Systeme braucht es? Wie werden sie integriert? Welche Schnittstellen sind nötig? Dieser Schritt ist technisch, aber nicht kompliziert – wenn die Anforderungen klar sind.
4. Umsetzen und verankern
Die beste Technologie bringt nichts, wenn das Team sie nicht nutzt. Schulung, Akzeptanz und kontinuierliche Verbesserung sind entscheidend. Automatisierung ist kein Projekt mit Enddatum, sondern ein Prozess, der wächst.
Diese vier Schritte sind kein theoretisches Konstrukt. Sie sind der Weg, den Unternehmen in der Praxis gehen, von der ersten Analyse bis zur voll automatisierten Rechnungsverarbeitung.
Die nächsten Schritte
Der Fachkräftemangel wird nicht verschwinden. Aber die Art, wie Unternehmen damit umgehen, macht den Unterschied. Wer wartet, bis die perfekte Fachkraft kommt, wartet lange. Wer die vorhandenen Ressourcen effizienter einsetzt, gewinnt sofort.
Die gute Nachricht: Sie müssen nicht alles auf einmal ändern. Schon kleine Schritte – wie die Automatisierung der Rechnungserfassung oder digitale Freigabeprozesse – bringen spürbare Entlastung.
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Auf einen Blick
- Der Fachkräftemangel wirkt sich auch in der Buchhaltung aus
- Ein Großteil der Buchhaltungs-Arbeitszeit entfällt auf manuelle Routineaufgaben
- Beispiel: 200 Rechnungen/Monat = 120 Stunden Ersparnis durch Automatisierung
- Automatisierung ersetzt keine Menschen, sondern befreit sie für Facharbeit
- Vier Schritte führen von der Analyse zur Umsetzung
FAQ
Die Investition amortisiert sich in den meisten Fällen innerhalb von 6 bis 12 Monaten. Danach wird jede eingesparte Stunde zum Gewinn. Zudem lassen sich viele Systeme schrittweise einführen – Sie müssen nicht alles auf einmal investieren.
Nein. Automatisierung verschiebt Tätigkeiten. Statt Daten einzutippen, analysieren Mitarbeiter*innen in der Buchhaltung Zahlen. Statt Rechnungen weiterzuleiten, steuern sie Liquidität. Die Arbeit wird wertvoller, nicht weniger.
Das hängt von der Komplexität ab. Viele Unternehmen sehen erste Effekte bereits nach wenigen Wochen. Erste Schritte wie die automatische Datenerfassung können bereits nach wenigen Wochen produktiv sein. Ein vollständig automatisierter Rechnungsprozess mit Dokumentenmanagement-System (DMS), Workflows und ERP-Integration ist in der Regel nach 2-3 Monaten einsatzbereit.
Moderne Systeme wie DocuWare sind auf Benutzerfreundlichkeit ausgelegt. Mit der richtigen Schulung und Begleitung kommen auch Teams ohne IT-Hintergrund gut zurecht. Entscheidend ist, das Team von Anfang an einzubinden.
So geht´s weiter
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