Digitale Workflows
E-Rechnung: Diese 5 Engpässe bremsen Ihren Rechnungsprozess aus – kennen Sie Ihren?
von DI.UNIT Redaktion |Lesedauer ca. 9 Min.
Fünf typische Engpässe bremsen in vielen Unternehmen den Rechnungsprozess aus. Dieser Beitrag zeigt, wo die größten Schwachstellen liegen und wie Sie Ihre Abläufe gezielt optimieren.
In diesem Artikel
Engpass 1: Daten, die immer noch von Hand erfasst werden
Engpass 2: Freigaben per E-Mail-Pingpong
Engpass 3: Niemand weiß, wo die Rechnung gerade liegt
Engpass 4: ERP und Rechnungssystem sprechen nicht miteinander
Engpass 5: Alles hängt an einer Person
Auf einen Blick
FAQ
So geht´s weiter
Seit Januar 2025 können die meisten mittelständischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen. Das Format stimmt, die Compliance ist erfüllt. Und trotzdem fragt sich manch einer in der Buchhaltung: Warum ist der Aufwand nicht weniger geworden?
Die Antwort ist unbequem, aber klar: Die E-Rechnung löst das Formatproblem. Sie löst nicht die Prozessprobleme dahinter. Und davon gibt es in den meisten Rechnungsabteilungen gleich fünf.
Die gute Nachricht: Alle fünf lassen sich beheben. Systematisch, messbar und ohne das ERP-System zu ersetzen.
Im Folgenden stellen wir Ihnen die fünf häufigsten Engpässe vor, die wir in unserer täglichen Arbeit mit mittelständischen Unternehmen immer wieder antreffen. Mit Symptomen, das Sie kennen werden. Und Lösungen, die tatsächlich helfen.
Engpass 1: Daten, die immer noch von Hand erfasst werden
Das Symptom: Die E-Rechnung kommt digital an. Dann öffnet jemand die Datei, liest die Werte ab und tippt sie ins System. Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Kostenstelle – alles manuell. Fehler passieren. Korrekturen kosten Zeit.
Das ist kein Einzelfall. In der Praxis zeigt sich immer wieder: E-Rechnungen können empfangen werden, aber der Rest des Prozesses läuft wie vorher – manuell, zeitaufwendig, fehleranfällig.
Die Lösung: KI-gestützte Datenextraktion liest strukturierte Rechnungen automatisch aus. Bei E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD werden die Daten direkt übernommen, weil sie bereits maschinenlesbar vorliegen. Systeme wie DocuWare Intelligent Indexing lernen dabei mit: Je mehr Rechnungen verarbeitet werden, desto präziser wird die Erkennung – auch bei nicht standardisierten Formaten.
Erreichbare Erkennungsquoten bei strukturierten Rechnungen: über 95 Prozent.
- Was das bedeutet: Rechnungsdaten stehen innerhalb von Sekunden im System, ohne Tipparbeit und ohne Tippfehler.
- Was das erspart: Bei 200 Rechnungen/Monat und 3–5 Minuten manueller Erfassung pro Rechnung läppert sich das schnell. Was das für Ihren Prozess konkret bedeutet, zeigt unser ROI-Rechner.
Engpass 2: Freigaben per E-Mail-Pingpong
Das Symptom: Die Rechnung liegt im Postfach. Muss aber noch von der Fachabteilung geprüft werden. Also: E-Mail an den Kollegen. Der ist im Urlaub. Weiterleiten an die Vertretung. Die fragt nach der Kostenstelle. Zurück zur Buchhaltung.
Inzwischen ist die Skontofrist abgelaufen.
Dieses Szenario ist in Unternehmen ohne digitalen Freigabe-Workflow der Standard, nicht die Ausnahme.
Die Lösung: Digitale Workflow-Systeme wie DocuWare oder JobRouter® routen Rechnungen automatisch an die zuständigen Personen. Basierend auf Regeln: Kostenstelle, Lieferant, Betragsgrenzen. Jeder Beteiligte sieht, was zu tun ist. Bei Verzögerung erinnert das System automatisch. Vertretungsregelungen sind hinterlegt.
Das Ergebnis: Transparenter Status statt E-Mail-Suche. Durchlaufzeiten halbieren sich typischerweise. Und niemand muss mehr fragen: “Wo liegt die Rechnung gerade?”
Engpass 3: Niemand weiß, wo die Rechnung gerade liegt
Das Symptom: “Wo ist Rechnung XY?” ist eine Dauerfrage in der Buchhaltung. Der Status muss manuell recherchiert werden. Skontofristen werden regelmäßig verpasst. Und am Monatsende fehlt der Überblick über offene Verbindlichkeiten. Dieser Engpass ist der teuerste und wird am häufigsten unterschätzt.
Unternehmen ohne automatisiertes Fristenmanagement nutzen Skontooptionen typischerweise nur zu 60 Prozent. Was das in Euro bedeutet, hängt von Ihrem Rechnungsvolumen und den vereinbarten Konditionen ab. Unser ROI-Rechner zeigt es konkret für Ihr Unternehmen.
Die Lösung: Ein Echtzeit-Dashboard zeigt, wie viele Rechnungen offen sind, wo sie sich im Prozess befinden und wer verantwortlich ist. Das System erkennt Fristen automatisch, priorisiert entsprechend und warnt rechtzeitig vor dem Ablauf.
- Transparenz: Jeder Verantwortliche sieht seinen Teil des Prozesses.
- Liquiditätsplanung: Offene Verbindlichkeiten sind jederzeit abrufbar.
- Skontonutzung: Steigt in der Praxis von 60 auf über 90 Prozent.
Engpass 4: ERP und Rechnungssystem sprechen nicht miteinander
Das Symptom: Daten werden doppelt erfasst. Erst im Rechnungssystem, dann nochmal im ERP. Fehleranfällig, zeitaufwendig und frustrierend für alle Beteiligten.
Die Buchhaltung ist nicht für Dateneingabe zuständig; und sollte es auch nicht sein müssen.
Die Lösung: Moderne Dokumentenmanagement-Systeme wie DocuWare bieten Standard-Schnittstellen zu gängigen ERP-Systemen: DATEV, SAP, Lexware, Microsoft Dynamics und andere.
Nach erfolgter Freigabe werden die Buchungsdaten automatisch übergeben.
Wichtig: Sie müssen Ihr ERP nicht ersetzen. Es geht darum, die Systeme sinnvoll zu verknüpfen. Das bestehende ERP bleibt der führende Buchungskreis – das DMS übernimmt die vorgelagerten Schritte: Eingang, Prüfung, Freigabe, Archivierung.
Das Ergebnis: Keine doppelte Erfassung mehr. Die Fehlerquote sinkt deutlich. Und der Weg von der Rechnungsannahme bis zur Verbuchung läuft durchgängig ohne Medienbruch.
Mehr zu den Integrationsmöglichkeiten von DocuWare finden Sie auf unserer Produktseite.
Engpass 5: Alles hängt an einer Person
Das Symptom: “Nur Frau Müller kennt sich aus.” Wenn sie im Urlaub ist oder krank wird, stockt der gesamte Rechnungsprozess. Neue Mitarbeitende brauchen Monate, um eingearbeitet zu werden. Und bei Personalwechsel geht Wissen verloren, das nirgendwo dokumentiert ist.
Das ist kein Organisationsversagen, es ist ein Systemversagen. Wenn Prozesse im Kopf einer Person statt im System abgebildet sind, ist das Unternehmen verletzlich.
Die Lösung: Digitale Workflows dokumentieren den Prozess im System. Vertretungsregelungen sind hinterlegt. Aufgaben und Zuständigkeiten sind transparent. Neue Mitarbeitende können sich schnell einarbeiten, weil der Prozess sichtbar und nachvollziehbar ist.
Das Ergebnis: Der Rechnungsprozess funktioniert unabhängig von einzelnen Personen. Und Wachstum wird skalierbar: Mehr Rechnungen bedeuten nicht automatisch mehr Personal.
Praxisbeispiel: Wachstum ohne zusätzliche Stellen
Dass Automatisierung tatsächlich hilft, Fachkräftemangel abzufedern, zeigt ein konkretes Beispiel: Die Unternehmensgruppe HD Kottmeyer ist seit Einführung der Automatisierung um das 3-4-fache gewachsen – ohne zusätzliches Personal in der Verwaltung einstellen zu müssen.
Wie das gelungen ist, lesen Sie hier
Auf einen Blick
- E-Rechnung “nur” empfangen zu können löst keinen der fünf Prozess-Engpässe.
- Manuelle Datenerfassung kostet Zeit und erzeugt Fehler: Automatische Daten-Extraktion hilft.
- E-Mail-Freigaben sind der häufigste Grund für verpasste Skontofristen.
- Fehlende Transparenz ist der teuerste Engpass: Skontopotenzial wird systematisch verschenkt.
- ERP-Integration ist möglich, ohne das bestehende System zu ersetzen.
- Personenabhängigkeit ist ein Systemfehler, kein Personalfehler und lässt sich beheben.
FAQ
Nein. In der Praxis hat sich ein schrittweises Vorgehen bewährt. Viele Unternehmen starten mit der automatischen Datenextraktion und dem digitalen Freigabe-Workflow, weil dort die schnellsten Ergebnisse erzielt werden. Welche Reihenfolge für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, hängt von Ihrem aktuellen Prozessstand ab.
In den meisten Fällen ja. DocuWare und JobRouter® bieten vorkonfigurierte Schnittstellen zu den gängigen ERP-Systemen (DATEV, SAP, Lexware, Microsoft Dynamics u.a.). Ihr bestehendes ERP bleibt der führende Buchungskreis – es wird ergänzt, nicht ersetzt.
Das hängt von der Komplexität ab. Viele Unternehmen sehen erste Effekte bereits nach wenigen Wochen. Erste Schritte wie die automatische Datenerfassung können bereits nach wenigen Wochen produktiv sein. Ein vollständig automatisierter Rechnungsprozess mit Dokumentenmanagement-System (DMS), Workflows und ERP-Integration ist in der Regel nach 2-3 Monaten einsatzbereit.
Unsere kostenfreie Checkliste hilft Ihnen dabei. In sieben Fragen sehen Sie, wo Ihr Prozess heute steht – und welche Schritte als nächstes sinnvoll sind.
Die Kosten hängen von Anforderungen, Systemlandschaft und gewünschtem Automatisierungsgrad ab. In vielen Fällen amortisiert sich die Investition durch Zeitersparnis, geringere Fehlerquoten und bessere Skontonutzung innerhalb weniger Monate.
Sie fragen sich: Wo steht unser Rechnungsprozess?
Unsere Checkliste hilft Ihnen, das in 5 Minuten herauszufinden und Ihren Prozess realistisch einzuordnen.
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Wir beraten Sie gerne – kostenlos und unverbindlich.
So geht´s weiter
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