Digitale Workflows
E-Rechnung – Was jetzt wirklich zählt: Formate, Pflichten, Praxis
von DI.UNIT Redaktion |Lesedauer ca. 11 Min.
Die E-Rechnung ist Pflicht, aber kein Selbstläufer. Ab 2027 müssen Unternehmen E-Rechnungen auch versenden können. Wer jetzt handelt, spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern nutzt die Pflicht als Chance zur echten Prozessautomatisierung.
In diesem Artikel
Was ist eine E-Rechnung und was nicht?
Zur Orientierung: Die aktuelle Rechtslage
Warum viele Unternehmen trotzdem nicht entlastet sind
Der eigentliche Hebel liegt eine Stufe weiter
Was auf dem Spiel steht
2025 ist nicht das Ende – es ist der Startpunkt
Auf einen Blick
FAQ
So geht´s weiter
Die E-Rechnungspflicht ist seit Januar 2025 Realität. Die meisten Unternehmen haben ihre Hausaufgaben gemacht, Systeme angepasst, Empfang gesichert. Pflicht erfüllt. Und trozdem merken sie jetzt: Der Aufwand ist kaum weniger geworden.
Warum das so ist, was eine E-Rechnung ist und was wirklich zählt, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Seit 1. Januar 2025 müssen B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. 2025/26 gilt eine Übergangsphase, ab 2027 (Umsatz > 800.000 €) kommt die Pflicht, E-Rechnungen auch auszustellen. Die erste Aufregung ist also vorbei. Die Arbeit wird aber nicht weniger.
Seit dem Beginn der Pflicht haben zwar schon viele Unternehmen reagiert: Systeme geprüft, Schnittstellen eingerichtet, Mitarbeitende informiert. Und trotzdem läuft es in vielen Buchhaltungsabteilungen noch genauso wie vorher: Rückfragen per E-Mail, Rechnungen die irgendwo im Postfach warten, Freigaben die niemand im Blick hat.
Woran liegt das? Eine Umfrage des Verbands elektronische Rechnung (VeR) unter mehr als 1.000 Fach- und Führungskräften liefert eine ernüchternde Antwort: Während 62 Prozent der Unternehmen bereits strukturierte E-Rechnungen empfangen können, setzen nur 24 Prozent auch auf eine vollständig digitale Weiterverarbeitung.
Das heißt: Drei von vier Unternehmen haben die Pflicht erfüllt, aber das Potenzial noch nicht gehoben.
Was ist eine E-Rechnung und was nicht?
Noch immer herrscht Verwirrung darüber, was genau eine E-Rechnung ausmacht. Das hartnäckigste Missverständnis: Ein PDF ist keine E-Rechnung.
Sie ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Beispiele für anerkannte Formate sind XRechnung (Pflicht bei öffentlichen Auftraggebern) und ZUGFeRD, das sich im B2B-Bereich etabliert hat.
Beide Formate erfüllen den europäischen Standard EN 16931 und garantieren damit Struktur, Lesbarkeit und rechtliche Konformität.
Der entscheidende Unterschied zum PDF: Beträge, Lieferantendaten, Positionen und Fälligkeiten sind nicht nur sichtbar, sondern strukturiert hinterlegt. Beispielsweise Buchhaltungs- oder ERP-Systeme können sie lesen, prüfen und vollautomatisch weiterverarbeiten, ohne dass jemand die Daten manuell eintippen muss.
Ein klassisches PDF kann das nicht. Auch wenn es digital verschickt wird.
Das klingt nach einer technischen Kleinigkeit. Ist es aber nicht.
Zur Orientierung: Die aktuelle Rechtslage
| Datum | Phase | Was gilt |
| Januar 2025 | Empfangspflicht | Alle Unternehmen im B2B müssen E-Rechnungen empfangen können |
| 2025 – 2026 | Übergangsphase | Versand per Papier/PDF noch erlaubt (mit Zustimmung des Empfängers) |
| Januar 2027 | Versandpflicht I | Unternehmen mit >800.000 € Jahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden |
| Januar 2028 | Versandpflicht II | Alle B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden |
Warum viele Unternehmen trotzdem nicht entlastet sind
Die strukturierte Rechnung erleichtert den Eingang. Sie ersetzt aber keinen klar definierten Prozess dahinter. Denn nach dem Rechnungseingang stellen sich dieselben Fragen wie vorher: Wer prüft? Wer gibt frei? Wo liegt die Rechnung gerade? Was passiert, wenn die zuständige Person im Urlaub ist?
Wenn diese Fragen nicht klar geregelt sind, bleibt der Aufwand nahezu gleich, egal wie modern das Format ist.
Der VeR-Report legt offen, dass viele Unternehmen zwar erste technische Voraussetzungen geschaffen haben, jedoch noch keine durchgängige Integration in ihre Prozesse realisiert haben.
Das ist kein Einzelfall. Rund 80 Prozent der Unternehmen hatten laut KPMG-Umfrage Ende 2024 bereits Maßnahmen zur Umsetzung ergriffen, in der Regel aber ausschließlich mit dem Fokus auf die Empfangsbereitschaft.
Die Pflicht ist erfüllt. Der Prozess bleibt der gleiche.
Der eigentliche Hebel liegt eine Stufe weiter
Strukturierte Rechnungsdaten sind kein isoliertes IT- oder Compliance-Thema. Sie sind die Grundlage für das, was wirklich entlastet: einen durchgängig automatisierten Rechnungsprozess.
Das bedeutet konkret: Rechnungen werden nicht nur empfangen, sondern automatisch ausgelesen, geprüft und regelbasiert weitergeleitet. Freigaben laufen digital und transparent, mit klar definierten Zuständigkeiten. Daten fließen direkt ins ERP-System, ohne Medienbruch und ohne Doppelerfassung. Fristen und Skonto werden systemseitig überwacht.
Erfahren Sie hier, wie ein vollautomatisierter Rechnungsprozess konkret aussieht
Die Zahlen sprechen für sich:
✅ 60–80 % weniger Kosten pro Rechnung Unternehmen, die vollständig automatisieren, sparen laut aktuellen Studien 60 bis 80 Prozent der Kosten für die Rechnungsverarbeitung.
✅ 30 statt 5 Rechnungen pro Stunde bei strukturierter Verarbeitung
✅ 120 Stunden Zeitersparnis pro Monat (bei 200 Rechnungen/Monat) Aus 45 Minuten werden 8 Minuten pro Rechnung. Bei 200 Rechnungen im Monat entspricht das einer dreistelligen Stundenersparnis – Monat für Monat!
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Was auf dem Spiel steht
Wer den Prozess nicht automatisiert, zahlt still und heimlich drauf: In Form von Zeit, Geld und Fehlerquoten.
Die manuelle Rechnungsverarbeitung bedeutet:
- höhere Stückkosten
- längere Durchlaufzeiten
- gebundene Liquidität
- höhere Fehleranfälligkeit
Und sie kostet: Benchmarks zeigen eine Kostenreduktion von über 80 Prozent pro Beleg bei vollständiger Automatisierung.
Hinzu kommt: Die größten Hürden liegen laut Umfrage in der technischen Umsetzung, fehlendem Personal und mangelnder Erfahrung im Umgang mit den gesetzlichen Anforderungen – also genau die Punkte, bei denen ein erfahrener Partner den entscheidenden Unterschied macht.
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Wir begleiten Sie von der Analyse über die Systemintegration bis zur Prozessoptimierung – praxisnah, rechtssicher und zukunftsfähig.
2025 ist nicht das Ende – es ist der Startpunkt
Die E-Rechnungspflicht hat ein Fenster geöffnet. Die Frage ist, was Unternehmen jetzt damit machen.
Wer nur das Minimum umsetzt, hat die Pflicht erfüllt. Wer den Prozess dahinter konsequent digitalisiert, gewinnt echte Effizienz und ist für das vorbereitet, was noch kommt: Ab 2027 gilt die Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz (Vorjahr 2026), ab 2028 für alle.
Die entscheidenden Fragen sind also nicht: „Können wir E-Rechnungen empfangen?” Sondern: Wie durchgängig ist unser Rechnungsprozess heute? Wo entstehen manuelle Brüche? Wie stark hängt der Ablauf von einzelnen Personen ab?
Genau das beleuchten wir in dieser Beitragsserie – praxisnah und ohne Blabla.
Im nächsten Beitrag zeigen wir konkret, warum E-Rechnung ohne Automatisierung kaum Entlastung bringt.
Danach geht es um die Frage, warum Fachkräftemangel in der Buchhaltung häufig ein Prozessproblem ist.
Auf einen Blick
- Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format.
- Relevante Formate sind XRechnung und ZUGFeRD
- Eine E-Rechnung ist kein PDF
- Empfangspflicht für E-Rechnungen gilt seit 2025 im B2B
- Automatisierung entsteht erst durch durchgängige Prozesse
- Das größte Potenzial liegt nicht im Format, sondern im Ablauf
FAQ
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Im Gegensatz zu einem PDF sind Beträge, Lieferantendaten und Positionen nicht nur sichtbar, sondern strukturiert hinterlegt. Buchhaltungs- und ERP-Systeme können diese Daten automatisch auslesen und verarbeiten, ohne dass jemand sie manuell eintippen muss. Ein PDF – auch wenn es digital verschickt wird – erfüllt diese Anforderungen nicht und gilt nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
Der Unterschied ist daher nicht nur technisch, sondern prozessual: Eine echte E-Rechnung kann direkt in digitale Prüf- und Buchungsprozesse eingebunden werden, während ein PDF meist manuelle Zwischenschritte erfordert.
Die Einführung erfolgt schrittweise auf Grundlage des Wachstumschancengesetzes:
- Seit 2025 müssen Unternehmen technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
- Ab Januar 2027 gilt die Versandpflicht für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro (bezogen auf 2026).
- Ab Januar 2028 wird die Versandpflicht auf alle B2B-Unternehmen ausgeweitet.
Bis Ende 2026 gilt eine Übergangsregelung, in der Papier- oder PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin zulässig sind.
Für die gesetzliche Pflicht ja. Für echte Effizienz in der Rechnungsverarbeitung in der Regel nicht.
Die Einführung der E-Rechnung im Rahmen der E-Rechnungspflicht stellt sicher, dass strukturierte Daten vorliegen. Wenn diese Daten jedoch nicht in einen durchgängigen digitalen Workflow eingebunden sind, bleiben typische Probleme bestehen: manuelle Prüfungen, E-Mail-Freigaben, Medienbrüche oder fehlende Transparenz über Fristen.
Das eigentliche Potenzial entsteht erst, wenn strukturierte Rechnungsdaten automatisch geprüft, zur Freigabe weitergeleitet und ins ERP-System übergeben werden. Das Format ist der Startpunkt, nicht das Ziel.
Das Einsparpotenzial hängt stark von Ausgangssituation, Rechnungsvolumen und Prozessreife ab.
Erfahrungen aus Digitalisierungsprojekten zeigen, dass durchgängig automatisierte Prozesse den Bearbeitungsaufwand pro Rechnung deutlich reduzieren können. In vielen Fällen sind Einsparungen von 60 bis 80 Prozent im Vergleich zu manuellen Abläufen möglich.
Neben der reinen Zeitersparnis spielen dabei auch geringere Fehlerquoten, transparente Freigaben und eine bessere Einhaltung von Skontofristen eine Rolle.
Ob und wie schnell sich eine Investition amortisiert, hängt von individuellen Rahmenbedingungen ab. Die Investition amortisiert sich in den meisten Fällen innerhalb von 6 bis 12 Monaten.
In den meisten Fällen nicht.
Bestehende ERP-Systeme und Buchhaltungsstrukturen können in der Regel integriert und schrittweise erweitert werden. Entscheidend ist eine saubere Analyse der aktuellen Abläufe und die Definition klarer digitaler Freigabe- und Prüfprozesse.
Die Einführung der E-Rechnung bietet dafür einen natürlichen Anlass, bestehende Prozesse strukturiert weiterzuentwickeln.
So geht´s weiter
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