Digitale Workflows
ZUGFeRD – Das smarte Format für elektronische Rechnungen
Lesedauer ca. 4 Min.
Mit der neuen E-Rechnungspflicht gewinnt der ZUGFeRD-Standard an Bedeutung. Warum das gerade für Unternehmen spannend ist und welche Vorteile es im Alltag hat, erklären wir im Beitrag.
In diesem Artikel
Was ist ZUGFeRD?
Welche Anforderungen müssen ZUGFeRD-Rechnungen erfüllen?
Wo kann ZUGFeRD eingesetzt werden?
Die Vorteile auf einen Blick
Wie unterstützt ein Dokumentenmanagement-System (DMS)?
Fazit: Warum ZUGFeRD?
Sofortmaßnahmen: So stellen Sie auf ZUGFeRD & E-Rechnungen um
Hier gibt’s die wichtigsten Infos – kompakt und verständlich.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat. Es kombiniert zwei Bestandteile:
- Ein PDF/A-3-Dokument, das wie eine normale Rechnung aussieht und sofort lesbar ist.
- Eine XML-Datei, die die Rechnungsdaten maschinenlesbar enthält – ideal für automatisierte Verarbeitung.
Damit bietet ZUGFeRD das Beste aus beiden Welten: Es kann von Menschen gelesen und direkt weiterverarbeitet werden, während die XML-Komponente für digitale Workflows genutzt wird.
Wichtig: Die Struktur der XML-Datei richtet sich nach den Vorgaben der EU-Norm EN 16931, dadurch erfüllt ZUGFeRD die gesetzlichen Anforderungen für den E-Rechnungsaustausch innerhalb der EU.
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Welche Anforderungen müssen ZUGFeRD-Rechnungen erfüllen?
Damit eine Rechnung als ZUGFeRD-konform gilt, muss sie folgende Bedingungen erfüllen:
- Als PDF/A-3-Datei mit eingebetteter XML-Datenstruktur vorliegen.
- Alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben in beiden Formaten enthalten (z. B. Rechnungsnummer, Beträge, Umsatzsteuer, Empfänger- und Absenderdaten).
- Unveränderbar sein, sodass spätere Änderungen nachvollziehbar bleiben.
- Eine langfristige Archivierung ermöglichen – wichtig für die GoBD- und Steuerkonformität.
Wo kann ZUGFeRD eingesetzt werden?
ZUGFeRD eignet sich besonders für Unternehmen, die:
- B2B-Geschäfte abwickeln und noch manuelle Prozesse haben.
- Keine rein digitalen Rechnungen nutzen, aber die Vorteile der Automatisierung mitnehmen wollen.
- Rechnungen an öffentliche Auftraggeber schicken – hier ist oft eine elektronische Rechnung Pflicht.
- International tätig sind – ZUGFeRD ist mit dem EU-Standard Factur-X kompatibel.
Die Vorteile auf einen Blick
- Flexibilität: Digital oder manuell – beides möglich! Verschiedene ZUGFeRD-Profile passen sich an Unternehmensbedürfnisse an.
- Einfache Integration: Bestehende PDF-Rechnungsprozesse können unkompliziert erweitert werden – kein großes IT-Projekt nötig!
- Rechtskonformität: Entspricht den gesetzlichen Anforderungen in Deutschland und der EU.
- Automatisierung: Reduziert manuelle Eingaben, spart Zeit und minimiert Fehler.
- Nachhaltigkeit: Weniger Papierverbrauch – gut für Umwelt und Kosten.
- Zukunftssicherheit: Das Format wird kontinuierlich weiterentwickelt und bleibt konform mit neuen Anforderungen.
Wie unterstützt ein Dokumentenmanagement-System (DMS)?
Ab 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ein DMS hilft, indem es Rechnungen automatisch ausliest, verarbeitet und archiviert – egal ob im ZUGFeRD-Format, als XRechnung oder klassisches PDF.
- Daten werden direkt ausgelesen und ins System übernommen.
- Automatische Prüf- und Freigabeprozesse sparen Zeit.
- Buchung & Zahlung laufen digital – effizient & fehlerfrei.
- Rechtskonforme Archivierung nach GoBD-Standards.
Ein DMS sorgt also nicht nur für die nötige Pflicht-Erfüllung, sondern macht Rechnungsprozesse insgesamt schneller, sicherer und transparenter.
Fazit: Warum ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist die smarte Lösung für digitale Rechnungsprozesse. Es verbindet Lesbarkeit, Automatisierung und Rechtskonformität – und lässt sich ohne großen Aufwand in bestehende Abläufe integrieren.
Wer jetzt auf ZUGFeRD setzt und ein DMS nutzt, ist nicht nur bestens für die E-Rechnungspflicht gerüstet, sondern profitiert langfristig von mehr Effizienz, weniger Papierkram und einer zukunftssicheren Lösung.
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Sofortmaßnahmen: So stellen Sie auf ZUGFeRD & E-Rechnungen um
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