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ZUGFeRD – Das smarte Format für elektronische Rechnungen
von DI.UNIT Redaktion |Lesedauer ca. 10 Min.
Mit der E-Rechnungspflicht gewinnt der ZUGFeRD-Standard an Bedeutung. Was genau dahintersteckt, für wen es sich eignet und wann die XRechnung die bessere Wahl sein könnte – wir erklären es kompakt und verständlich.
In diesem Artikel
Was ist ZUGFeRD?
Wo kann ZUGFeRD eingesetzt werden?
Welche Anforderungen müssen ZUGFeRD-Rechnungen erfüllen?
Welche Vorteile bietet das ZUGFeRD-Format?
ZUGFeRD vs. XRechnung: Der Unterschied
Für welche Unternehmen eignet sich ZUGFeRD? Was passt zu Ihnen?
Wie unterstützt ein Dokumentenmanagement-System (DMS)?
Fazit: Warum ZUGFeRD?
FAQ
So stellen Sie auf ZUGFeRD & E-Rechnungen um
Im Rahmen der E-Rechnungspflicht müssen deutsche Unternehmen E-Rechnungen empfangen und schrittweise auch selbst versenden können. Zwei Formate sind dabei unter anderem zugelassen: ZUGFeRD und die XRechnung. Dieser Beitrag erklärt, was hinter ZUGFeRD steckt, wofür es sich eignet und wann die XRechnung die bessere Wahl sein könnte.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat. Es kombiniert zwei Bestandteile:
- Ein PDF/A-3-Dokument, das wie eine normale Rechnung aussieht und sofort lesbar ist.
- Eine XML-Datei, die die Rechnungsdaten maschinenlesbar enthält – ideal für automatisierte Verarbeitung.
Damit bietet ZUGFeRD das Beste aus beiden Welten: Es kann von Menschen direkt gelesen und gleichzeitig von Systemen automatisch weiterverarbeitet werden. Die XRechnung dagegen besteht ausschließlich aus XML und ist ohne Hilfsmittel nicht direkt lesbar.
Wichtig: Die Struktur der XML-Datei richtet sich nach den Vorgaben der EU-Norm EN 16931. Dadurch erfüllt ZUGFeRD die gesetzlichen Anforderungen für den E-Rechnungsaustausch innerhalb der EU
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Wo kann ZUGFeRD eingesetzt werden?
ZUGFeRD eignet sich besonders für Unternehmen, die:
- B2B-Geschäfte abwickeln und noch manuelle Prozesse haben: ZUGFeRD ermöglicht den schrittweisen Einstieg ohne große IT-Umstellung
- Keine rein digitalen Rechnungen nutzen, aber die Vorteile der Automatisierung mitnehmen wollen: Bestehende PDF-Prozesse lassen sich einfach um die XML-Komponente erweitern
- Rechnungen an öffentliche Auftraggeber schicken: Hier ist oft eine elektronische Rechnung Pflicht.
- International tätig sind – ZUGFeRD ist mit dem EU-Standard Factur-X kompatibel.
Welche Anforderungen müssen ZUGFeRD-Rechnungen erfüllen?
Damit eine Rechnung als ZUGFeRD-konform gilt, muss sie folgende Bedingungen erfüllen:
- Als PDF/A-3-Datei mit eingebetteter XML-Datenstruktur vorliegen.
- Alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben in beiden Formaten enthalten (z. B. Rechnungsnummer, Beträge, Umsatzsteuer, Empfänger- und Absenderdaten).
- Die XML-Daten müssen den ZUGFeRD-Spezifikationen entsprechen und validierbar sein
- Unveränderbar sein, sodass spätere Änderungen nachvollziehbar bleiben.
- Eine langfristige Archivierung ermöglichen – wichtig für die GoBD- und Steuerkonformität.
Welche Vorteile bietet das ZUGFeRD-Format?
- Flexibilität: Digital oder manuell – beides möglich! Verschiedene ZUGFeRD-Profile passen sich an Unternehmensbedürfnisse an.
- Einfache Integration: Bestehende PDF-Rechnungsprozesse können unkompliziert erweitert werden, ohne umfangreiche Systemumstellungen
- Kompatibilität: Vollständig konform mit dem EU-Standard EN 16931, damit national und international einsetzbar
- Rechtskonformität: Erfüllt die gesetzlichen Vorgaben in Deutschland und der EU, inklusive revisionssicherer Archivierung
- Automatisierung: Reduziert manuelle Eingaben, spart Zeit und minimiert Fehler im Rechnungsprozess
- Nachhaltigkeit: Weniger Papierverbrauch, gut für Umwelt und Betriebskosten.
- Zukunftssicherheit: ZUGFeRD wird kontinuierlich weiterentwickelt und an neue gesetzliche Anforderungen angepasst.
ZUGFeRD vs. XRechnung: Der Unterschied
Die XRechnung und ZUGFeRD sind beide zulässige E-Rechnungsformate. Sie unterscheiden sich jedoch grundlegend in Aufbau und Einsatzszenario.
Die XRechnung besteht ausschließlich aus XML und ist ohne Hilfsmittel nicht direkt lesbar. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Es kombiniert die maschinenlesbare XML-Datei mit einer für Menschen lesbaren PDF/A-3-Darstellung in einer einzigen Datei.
Für welche Unternehmen eignet sich ZUGFeRD? Was passt zu Ihnen?
Da beide Formate sind im Rahmen der E-Rechnungspflicht zugelassen sind, hängt die von Ihren Prozessen und Ihren Geschäftspartnern ab.
ZUGFeRD ist die richtige Wahl, wenn:
- Sie und Ihre Geschäftspartner Rechnungen auch manuell einsehen und bearbeiten müssen
- Sie bestehende PDF-Prozesse schrittweise um eine XML-Komponente erweitern möchten, ohne große IT-Projekte
- Sie international tätig sind und mit dem EU-kompatiblen Format Factur-X arbeiten
- Sie als kleineres Unternehmen noch nicht über die technischen Ressourcen für rein XML-basierte Rechnungen verfügen
Die XRechnung ist die richtige Wahl, wenn:
- Ihre IT-Infrastruktur XML-Formate direkt verarbeiten kann
- Sie vollständige Prozessautomatisierung ohne manuelle Eingriffe anstreben
- Sie regelmäßig Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen
- Ihre Geschäftspartner technisch für den Empfang von XML-Dateien gerüstet sind
In der Praxis unterstützt ein DMS wie DocuWare beide Formate gleichermaßen. Die Entscheidung ist damit keine technische Hürde, sondern eine strategische Frage: Wie weit möchten Sie Ihren Prozess automatisieren?
Wie unterstützt ein Dokumentenmanagement-System (DMS)?
Seit Januar 2026 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) übernimmt dabei den gesamten Prozess:
- Daten werden direkt ausgelesen und ins System übernommen.
- Automatische Prüf- und Freigabeprozesse sparen Zeit.
- Buchung & Zahlung laufen digital – effizient & fehlerfrei.
- Rechtskonforme Archivierung nach GoBD-Standards.
Ein DMS sorgt also nicht nur für die nötige Pflicht-Erfüllung, sondern macht Rechnungsprozesse insgesamt schneller, sicherer und transparenter.
Fazit: Warum ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist die smarte Lösung für Unternehmen, die den Einstieg in die E-Rechnung pragmatisch angehen wollen.
Das Format verbindet Lesbarkeit, Automatisierungspotenzial und Rechtskonformität und lässt sich ohne großen Aufwand in bestehende Abläufe integrieren.
Wer jetzt auf ZUGFeRD setzt und ein DMS nutzt, ist nicht nur bestens für die E-Rechnungspflicht gerüstet, sondern profitiert langfristig von mehr Effizienz und einer zukunftssicheren Lösung.
FAQ
ZUGFeRD ist ein Standard für elektronische Rechnungen in Deutschland. Das Format kombiniert eine lesbare PDF-Rechnung mit maschinenlesbaren XML-Daten, sodass Rechnungen sowohl von Menschen gelesen als auch automatisch von Software verarbeitet werden können.
Eine ZUGFeRD-Rechnung enthält eine PDF/A-3-Datei mit der sichtbaren Rechnung. Zusätzlich sind strukturierte XML-Daten im Dokument eingebettet. Diese Daten können von ERP- oder Buchhaltungssystemen automatisch ausgelesen und verarbeitet werden.
Das Format selbst ist nicht verpflichtend. Allerdings müssen Unternehmen im B2B-Bereich seit 2025 elektronische Rechnungen empfangen können. ZUGFeRD ist neben der XRechnung einer der wichtigsten Standards für diesen Zweck.
Ja. ZUGFeRD erfüllt die Anforderungen der EU-Norm EN 16931 und ist in Deutschland als E-Rechnungsformat offiziell zugelassen, gleichwertig mit der XRechnung. Entscheidend ist, dass die eingebettete XML-Datei den ZUGFeRD-Spezifikationen entspricht und alle Pflichtangaben in beiden Formaten enthalten sind.
ZUGFeRD ist ein hybrides Format mit PDF und XML, während XRechnung ausschließlich aus strukturierten XML-Daten besteht und keine visuelle Darstellung enthält.
Beide Formate sind im Rahmen der E-Rechnungspflicht zugelassen. Die Wahl hängt von Ihren Prozessen und Geschäftspartnern ab. ZUGFeRD eignet sich besonders für Unternehmen, die den Übergang schrittweise gestalten und Rechnungen weiterhin menschenlesbar halten möchten. Eine ausführliche Entscheidungshilfe finden Sie in unserem Beitrag: XRechnung – Was das Format ist, was es kann und ob es zu Ihnen passt.
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