DMS
Mit dieser Checkliste ganz einfach das passende digitale Dokumentenmanagement finden
Lesedauer ca. 4 Min.
Bevor Sie sich auf die Suche nach einem Dokumentenmanagement-System machen, sollten Sie wissen, was Sie mit dem DMS erreichen wollen und welche Anforderungen Sie haben. Diese Checkliste hilft bei der Auswahl.
In diesem Artikel
1. Was wollen Sie mit dem DMS erreichen?
2. Professionelle Beratung
3. Testen, testen, testen
4. Gemeinsamer Workshop
5. Überzeugt sein!
Unser Tipp: Erfahrungsberichte nutzen!
Sie haben sich auch schon gefragt, wie man das Dokumentenmanagement-System (DMS) findet, das wirklich zum Unternehmen passt? Wir hören diese Frage oft. Denn es gibt viele verschiedene DMS- Anbieter und -Lösungen auf dem Markt, die sich in den Funktionen, Kosten und Anforderungen unterscheiden.
Um Sie bei der Entscheidung zu unterstützen, haben wir eine Checkliste mit den fünf wichtigsten Punkten zusammengestellt.
1. Was wollen Sie mit dem DMS erreichen?
Bevor Sie sich auf die Suche nach einem DMS machen, sollten Sie wissen, was Sie mit dem System erreichen wollen und welche Anforderungen Sie haben. Diese Fragen unterstützen Sie dabei, den konkreten Handlungsbedarf zu ermitteln und Ihre Ziele zu formulieren:
- Welche Dokumente und Prozesse möchten Sie digital abbilden?
- Wie viele Nutzer soll das DMS haben?
- Welche Funktionen sind Ihnen wichtig, wie Archivierung, Workflow, Datensicherheit oder Dokumentenmanagement?
- Welche Schnittstellen zu anderen Systemen brauchen Sie?
2. Professionelle Beratung
Wenn Sie die Ziele und Anforderungen definiert haben, kann es sinnvoll sein, einen externen Berater oder Beraterin einzubinden, der oder die Sie bei der DMS-Auswahl unterstützt.
Ein Berater*in kann:
- Ihnen eine objektive Einschätzung geben, welche DMS Lösung für Ihr Unternehmen geeignet ist
- Ihnen bei der Erstellung eines Pflichtenhefts helfen
- Sie bei der Implementierung und Schulung des DMS begleiten
- Ihnen mögliche Fehler oder Probleme ersparen
Sie können natürlich auch Geschäftspartner befragen, die schon ein digitales DMS nutzen. Oder lassen Sie sich von potenziellen Anbietern Referenzen nennen.
3. Testen, testen, testen
Die Arbeit mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System bringt zahlreiche Veränderungen:
Abläufe ändern sich, Aufgaben werden automatisiert, alle Teammitglieder müssen sich an ein neues Programm gewöhnen und in die neuen Arbeitsabläufe einarbeiten. Zudem können Aufgabengebiete wegfallen oder neue hinzukommen. Deswegen ist es sehr wichtig, dass Sie Teammitglieder mitnehmen, offen kommunizieren und den Auswahlprozess transparent machen. Nur was akzeptiert wird, wird auch verwendet!
- Probieren Sie mit dem Team das Programm aus und seien Sie offen für Neues.
- Kommunizieren Sie transparent über die Einführung.
- Viele Hersteller bieten an, das DMS kostenlos oder günstig auszuprobieren. Nutzen Sie diese Test- oder Demo-Versionen!
- Binden Sie alle relevanten Teammitglieder in den Test ein. So können Sie sehen, ob die Lösung zum Unternehmen passt.
4. Gemeinsamer Workshop
Haben Sie sich für einen Anbieter entschieden, sollten Sie unbedingt einen gemeinsamen Workshop vereinbaren. In diesem Meeting können Sie vor der Umsetzung wichtige Fragen und offene Punkte klären. Bereiten Sie sich auf den Workshop im Team vor. Leitfragen sind zum Beispiel:
- Wie sollen die Bestandsdokumente ins neue System kommen?
- Wer ist verantwortlich fürs Scannen und den Import?
- Wer ist an den Prozessen, die digitalisiert werden sollen, beteiligt, z. B. der Rechnungsfreigabe?
- Wie sollen die Rechte verteilt sein? Wer darf welche Dokumente sehen, aufrufen oder verändern?
5. Überzeugt sein!
Kaufen Sie das System nur, wenn Sie wirklich überzeugt sind. Hört sich selbstverständlich an, ist es aber nicht. Die Anschaffung eines Dokumentenmanagement-Systems bringt nämlich nichts, wenn nicht das gesamte Unternehmen mitzieht und voll dahinter steht.
- Verzichten Sie möglichst auf komplexe Check-in- und Check-out-Mechanismen
- Damit alle überzeugt sind, sollte das System einfach und intuitiv zu bedienen sein.
- Das DMS sollte sich zudem flexibel an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen.
Unser Tipp: Erfahrungsberichte nutzen!
Andere sind den Schritt zur Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems schon vor Ihnen gegangen. Profitieren Sie von diesen Erfahrungen!
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