DMS
Diese 5 Tipps zur Einführung eines DMS beachten – und von Anfang an alles richtig machen
Lesedauer ca. 4 Min.
Diese fünf Tipps unterstützen Sie bei der Einführung Ihres Dokumentenmanagement-Systems. Und einen Extra-Tipp gibt es auch noch! 🙂
In diesem Artikel
Darum geht es bei einem DMS
1. Das ganz Team einbinden und schulen
2. Sorgfalt bei der Auswahl
3. In kleinen Schritten voran
4. Chance zur Prozessoptimierung nutzen
5. Definieren Sie Standards
Unser Tipp: Erfahrungsberichte nutzen!
Ein Dokumentenmanagement-System (kurz DMS) ist eine Softwarelösung, mit der Sie geschäftliche Dokumente und Prozesse digital verwalten. Anstatt Papierdokumente zu drucken und zu kopieren, zu verteilen und zu archivieren, werden mit dem System die Dokumente elektronisch erfasst, gespeichert, bearbeitet und weitergeleitet.
Hört sich praktisch an – ist es auch!
Aber wie geht man jetzt konkret vor, wenn man ein DMS im Unternehmen einführen möchte?
Darum geht es bei einem DMS
Ein Dokumentenmanagement-System kann sowohl als eigenständiges Programm bei bei Ihnen auf dem Server, als Software as a Service (SaaS) oder auch als Cloud Dienst genutzt werden.
Die Vorteile eines DMS sind vielfältig:
- Es spart Zeit, Kosten und Platz.
- Es verbessert die Produktivität und die Qualität und Sicherheit der Dokumente.
- Ein Dokumentenmanagement-System fördert die Zusammenarbeit und die Mobilität der Mitarbeiter
- Es unterstützt die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben und Standards.
Die Vorteile im Detail können Sie hier nachlesen
Um von diesen Vorteilen zu profitieren, sollten Sie wissen, welche Schritte sind bei der Einführung notwendig sind und worauf Sie achten sollten, um von Anfang an alles richtig zu machen.
Hier sind unsere 5 Tipps zur gelungenen Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems:
1. Das ganz Team einbinden und schulen
Ein DMS ist nur so gut wie seine Nutzer. Deshalb ist es wichtig, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Anfang an in den Einführungsprozess einzubeziehen und ihnen den Mehrwert und die Vorteile des Systems zu vermitteln.
Außerdem sollten Sie regelmäßige Schulungen anbieten, um alle mit der Bedienung des Dokumentenmanagement-Systems vertraut zu machen und mögliche Ängste oder Widerstände abzubauen.
2. Sorgfalt bei der Auswahl
Es gibt viele verschiedene Anbieter und Lösungen für DMS auf dem Markt. Um die passende für das eigene Unternehmen zu finden, sollten Sie eine gründliche Analyse durchführen.
Dabei können Sie sich folgenden Fragen stellen:
- Welche Anforderungen hat Ihr Unternehmen an das DMS?
- Welche Funktionen bietet die Lösung oder wie hoch sind die Kosten?
- Wie sicher sind die Daten?
- Welchen Support bietet der Anbieter?
Eine Checkliste, worauf Sie bei einem DMS-Anbieter achten sollten, finden Sie hier
Ein ganz bodenständiger Tipp: Achten Sie auch auf Ihren Bauch und stellen Sie sich dabei die klassische Frage. Würden Sie von diesem Anbieter auch einen Gebrauchtwagen kaufen?
3. In kleinen Schritten voran
Die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems bringt einige Veränderungen mit sich.
Um das Risiko von Fehlern oder Problemen zu minimieren, sollten Sie die Einführung in kleine Schritte unterteilen und schrittweise umsetzen. Beginnen Sie zunächst mit einem bestimmten Prozess in einem bestimmten Bereich, z. B. mit dem Rechnungseingangsprozess. So sammeln Sie Erfahrungen und erhalten unmittelbar Feedback.
Mit diesem Feedback können Sie direkt nachsteuern und das DMS dann schrittweise auf andere Bereiche ausweiten. Zudem werden für Sie und das Team Erfolge schnell sichtbar und Sie können Lerneffekte nutzen.
Alles Wissenswerte zum automatischen Rechnungseingang steht in diesem Beitrag
4. Chance zur Prozessoptimierung nutzen
Nutzen Sie die Gelegenheit der DMS-Einführung und überprüfen und optimieren Sie Ihre Unternehmensprozesse.
Diese Fragen sind dabei wichtig:
- Welche Dokumente werden benötigt?
- Wie werden sie erstellt, bearbeitet und verteilt?
- Wie werden sie gespeichert und archiviert?
- An welcher Stelle übernehmen Sie manuell Daten von einem System ins andere?
- Wie werden Dokumente gesucht und gefunden?
- Wie werden sie kontrolliert und aktualisiert?
Durch solch eine systematische Analyse finden Sie Schwachstellen und können Sie Ihre Lösungen passend zum Unternehmen erarbeiten.
5. Definieren Sie Standards
Der fünfte 5: Definieren Sie Standards und halten Sie sie ein. So gewährleisten Sie eine einheitliche und effiziente Dokumentenverwaltung.
Das betrifft zum Beispiel die Benennung, die Strukturierung, die Formatierung und die Verschlagwortung der Dokumente. Außerdem sollten Sie unbedingt Regeln festlegen für Zugriffsrechte, Freigaben, Versionierung oder die Löschung von Dokumenten.
Damit Sie und Ihr Team auch noch lange nach der Einführung Ihres Dokumentenmanagement-Systems von allen Vorteilen profitieren.
Unser Tipp: Erfahrungsberichte nutzen!
Andere sind den Schritt zur Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems schon vor Ihnen gegangen. Profitieren Sie von diesen Erfahrungen!
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