Mandarin Oriental Munich
Dokumentenlagerung und -verwaltung im Hotelgewerbe
Lesedauer ca. 2 Min.
Mandarin Oriental, Munich erhält trotz Hochsicherheitslagerung schnellen Zugriff durch On-Demand-Scanservice
In diesem Artikel
Über das Unternehmen
Ausgangssituation und Herausforderung
Lösung
Fazit
| Firma | Mandarin Oriental, Munich |
| Branche | Hotellerie |
| Firmensitz | 80331 München |
| Mitarbeitende | ca. 150 allein in München |
| Dokumentenarten | Kassen- und Buchungsbelege, Buchhaltungsunterlagen, Verträge |
| Lösung | Einlagerung von Unterlagen im Hochsicherheitsarchiv, On-Demand-Scanservice |
| Projektrahmen | Sicherstellung der optimalen Raumnutzung im Hotel durch Auslagerung von Dokumenten; Bereitstellung eines On-Demand-Scanservices für schnellen Zugriff auf benötigte Unterlagen. |
Über das Unternehmen
Das Mandarin Oriental, Munich ist ein luxuriöses Fünf-Sterne-Hotel im Herzen der Münchener Altstadt. Es befindet sich in einem repräsentativen Neorenaissance-Bau in der Neuturmstraße und bietet seinen Gästen geräumige Zimmer und Suiten, eine preisgekrönte Küche sowie den unvergleichlichen Mandarin Oriental Service. Das Hotel liegt in einer ruhigen Seitenstraße, nur fünf Gehminuten vom Marienplatz entfernt, und verbindet orientalischen Stil mit bayerischem Charme.
Ausgangssituation und Herausforderung
Im täglichen Hotelbetrieb fallen zahlreiche Dokumente wie Kassen- und Buchungsbelege, Buchhaltungsunterlagen und Verträge an. Diese müssen aus buchhalterischen Gründen sowie im Hinblick auf Datenschutz und Sicherheit aufbewahrt werden. Gleichzeitig ist der verfügbare Raum im Hotel begrenzt, was die Lagerung dieser Unterlagen erschwert.
Lösung
Um den vorhandenen Raum optimal für die Gäste nutzen zu können, entschied sich das Mandarin Oriental, Munich, die anfallenden Unterlagen im Hochsicherheitsarchiv von Frankenraster (heute DI.UNIT) zu lagern. Dies ermöglicht es, den Platz im Hotel effizienter zu nutzen und gleichzeitig die Sicherheit und den Datenschutz der Dokumente zu gewährleisten. Dank des On-Demand-Scanservices von DI.UNIT können die Mitarbeiter bei Bedarf schnell auf die eingelagerten Dokumente zugreifen, entweder digital oder im Original.
Fazit
Durch die Auslagerung der Dokumente in das Hochsicherheitsarchiv und die Nutzung des On-Demand-Scanservices konnte das Mandarin Oriental, Munich, den verfügbaren Raum im Hotel besser für die Gäste nutzen und gleichzeitig die Sicherheit und den Datenschutz der Unterlagen gewährleisten. IT-Manager Mirko Menzel äußerte sich positiv über die Zusammenarbeit: „Die Qualität stimmt und die Zusammenarbeit funktioniert sehr gut.“ Zukünftig plant das Hotel die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems, um die Workflows weiter zu optimieren und den Papierverbrauch zu reduzieren.
