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Verjährung von Rechnungen: Was Unternehmen wissen sollten
Lesedauer ca. 7 Min.
Verjährung von Rechnungen betrifft nahezu jedes Unternehmen: Wir zeigen, was hinter dem Begriff "Rechnungsverjährung" steckt, welche Fristen gelten, worauf Sie achten müssen – und wie Sie mit sechs einfachen Tipps Forderungsausfälle vermeiden.
In diesem Artikel
Warum ist das Thema relevant?
Was steckt hinter dem Begriff "Rechnungsverjährung“?
Welche Verjährungsfristen gelten für Rechnungen?
Verjährung von rückwirkend gestellten Rechnungen
Ist eine Verlängerung der Verjährungsfrist möglich?
Was bedeutet das konkret für Ihr Unternehmen?
Verjährung vermeiden: 6 Tipps aus der Praxis
Fazit
Warum ist das Thema relevant?
In der Geschäftswelt ist es unerlässlich, den Überblick über offene Forderungen zu behalten. Denn nach Ablauf bestimmter Fristen können Zahlungsansprüche verjähren – mit potenziell erheblichen finanziellen Konsequenzen. Diese können nicht nur durch den Ausfall der Zahlung selbst, sondern oft auch durch aufwendige und kostspielige rechtliche Auseinandersetzungen entstehen.
Hier erfahren Sie, welche Verjährungsfristen gelten und wie Sie den Forderungsausfall vermeiden können.
Wichtiger Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine rechtliche Beratung. Bei konkreten Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre Rechts- oder Steuerberatung!
Was steckt hinter dem Begriff “Rechnungsverjährung“?
Die Verjährung beschreibt den Zeitraum, in dem ein Gläubiger eine offene Rechnung rechtlich einfordern kann. Ist diese Frist abgelaufen, kann der Schuldner die Zahlung verweigern – selbst wenn die Forderung ursprünglich berechtigt war. Eine rechtliche Einforderung ist dann allerdings in der Regel nicht mehr möglich – auch nicht durch ein Gericht.
Welche Verjährungsfristen gelten für Rechnungen?
Im geschäftlichen Alltag gilt: Zahlungsansprüche verjähren in der Regel nach drei Jahren – so steht es in § 195 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB).
Wichtig: Die Frist beginnt nicht mit dem Rechnungsdatum, sondern erst zum Jahresende der erbrachten Leistung. Wird also eine Leistung im April 2025 erbracht, startet die Verjährungsfrist am 31. Dezember 2025 und endet am 31. Dezember 2028. Ab dem 1. Januar 2029 ist die Forderung verjährt – der Schuldner kann die Zahlung verweigern. Allerdings muss er im Streitfall auch belegen können, dass der Anspruch tatsächlich verjährt ist.
Ausnahmen und Sonderfälle
Die Drei-Jahres-Frist ist der Standard, aber es gibt Ausnahmen: In bestimmten Fällen gelten längere oder kürzere Fristen – oder die Verjährung wird vorübergehend gestoppt.
Längere Fristen
- Wird eine Forderung gerichtlich bestätigt (z.B. durch Urteil), verlängert sich die Verjährungsfrist auf 30 Jahre
- Bei grundstücksbezogenen Forderungen können je nach Fall Fristen von 10 oder 30 Jahren greifen
Kürzere Fristen
- Beim Privatverkauf von Alltagswaren – etwa über Kleinanzeigen – kann die Frist nur zwei Jahre betragen
- Je nach Vertrag verjähren bestimmte Ansprüche aus der Mängelbeseitigung bei Handwerkerleistungen an Bauwerken nach zwei oder fünf Jahren
Verjährungshemmung
In bestimmten Fällen wird die Verjährungsfrist nicht fortgesetzt, sondern vorübergehend unterbrochen – etwa dann, wenn:
- Gläubiger und Schuldner über eine Forderung verhandeln
- vom Gläubiger ein gerichtlicher Mahnbescheid beantragt wird
- Der Schuldner vorübergehend nicht auffindbar/erreichbar ist (z. B. bei Auslandsaufenthalt ohne bekannte Adresse)
Verjährung von rückwirkend gestellten Rechnungen
Unternehmen dürfen Rechnungen auch rückwirkend ausstellen – selbst dann, wenn die Leistung bereits vor Monaten oder sogar Jahren erbracht wurde. Voraussetzung ist, dass die Leistung noch eindeutig nachweisbar ist. Grundsätzlich ist es aber wichtig, die gesetzliche Frist von sechs Monaten nach Leistungserbringung für die Rechnungsstellung zu beachten.
Wichtig: Auch Forderungen aus rückwirkend erstellten Rechnungen unterliegen der dreijährigen Verjährungsfrist. Das bedeutet: Eine Rechnung kann zwar für eine vor vier Jahren erbrachte Leistung gestellt werden, der Kunde ist jedoch nicht mehr verpflichtet, sie zu begleichen. In bestimmten Fällen kann eine solche rückwirkende Abrechnung aus buchhalterischer Sicht dennoch sinnvoll sein.
Ist eine Verlängerung der Verjährungsfrist möglich?
Ja – die Verjährungsfrist kann unter bestimmten Umständen unterbrochen oder sogar neu gestartet werden. In beiden Fällen verlängert sich der Zeitraum, um offene Forderungen rechtlich durchzusetzen.
Hier sind die beiden wichtigsten Möglichkeiten im Überblick:
Hemmung der Verjährung
Wie bereits erwähnt, wird der Ablauf der Verjährungsfrist durch eine Hemmung vorübergehend angehalten – sie läuft also während dieser Zeit nicht weiter. Die Dauer der Hemmung wird bei der Verjährungsfrist daher nicht berücksichtigt, wodurch sich diese um den entsprechenden Zeitraum verlängert.
Beispiel: Wird vier Monate lang über eine Forderung verhandelt, verlängert sich die Verjährungsfrist um genau diese vier Monate.
Neubeginn der Verjährung
In diesem Fall startet die Verjährungsfrist komplett neu. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn:
- der Schuldner die Forderung anerkennt – etwa durch eine Teilzahlung, Ratenzahlung oder ein schriftliches Schuldanerkenntnis
- ein Gericht ein rechtskräftiges Urteil fällt
- ein Gericht einen Vollstreckungsbescheid erlässt
Wichtig: Eine einfache Mahnung oder E-Mail reicht nicht aus, um die Verjährungsfrist zu verzögern. Damit die Frist tatsächlich unterbrochen wird bzw. neu beginnt, sind konkrete und nachweisbare Schritte erforderlich. Wer auf der sicheren Seite sein möchte, sollte rechtzeitig aktiv werden und möglichst schriftliche Belege sichern.
Was bedeutet das konkret für Ihr Unternehmen?
Im Tagesgeschäft stehen Vertrieb, Projekte und Wachstum oft im Vordergrund. Offene Forderungen rücken da oftmals schnell in den Hintergrund. Mit diesen Konsequenzen ist zu rechnen:
Keine rechtliche Handhabe mehr
Sobald eine Rechnung verjährt ist, kann sie nicht mehr gerichtlich eingefordert werden – auch nicht per Mahnbescheid. Selbst bei berechtigter Forderung darf sich der Schuldner auf die Verjährung berufen.
Finanzieller Schaden
Bleiben Rechnungen unbezahlt, fehlen Ihrem Unternehmen wichtige Einnahmen – mit unmittelbaren Folgen für die Liquidität. Dabei spielt es keine Rolle, ob es um einen hohen Einzelbetrag oder viele kleinere Forderungen geht: Die Summe kann sich schnell zu einem spürbaren Verlust entwickeln.
Mehraufwand für die Buchhaltung
Verjährte Forderungen dürfen bilanziell nicht mehr als Vermögenswert berücksichtigt werden. Sie müssen aus dem Bestand ausgebucht werden, was sich negativ auf das Jahresergebnis auswirkt und den Gewinn in der Bilanz mindert.
Steuerliche Effekte
Eine aufgrund Verjährung ausgebuchte Forderung kann zwar grundsätzlich als Betriebsaufwand geltend gemacht werden – allerdings nur, wenn sie tatsächlich uneinbringlich ist. Der Zeitpunkt dieser Ausbuchung hat unmittelbaren Einfluss auf den steuerlichen Gewinn des betreffenden Geschäftsjahres.
Organisatorische Schwächen & Reputationsrisiken
Wenn sich verjährte Rechnungen häufen, stellt sich die Frage, wie gut Ihr Forderungsmanagement aufgestellt ist. Fehlende Strukturen bei Mahnungen und Zahlungserinnerungen können ein Hinweis auf organisatorische Schwächen sein. Solche Mängel wirken sich nicht nur negativ auf Ihr Image aus, sondern können auch das Vertrauen von Geschäftspartnern belasten.
Verjährung vermeiden: 6 Tipps aus der Praxis
Um möglichen negativen Folgen vorzubeugen, haben wir sechs Tipps für Sie zusammengestellt, mit denen Sie eine Verjährung offener Rechnungen vermeiden können.
1. Rechnungen korrekt und vollständig ausstellen
Achten Sie auf alle Pflichtangaben – insbesondere auf klare Formulierungen zu Zahlungszielen und Fälligkeiten.
2. Schnell versenden
Verschicken Sie Rechnungen zeitnah nach Leistungserbringung. Das reduziert den Verwaltungsaufwand und verschafft Ihnen mehr Zeit im Fall von Zahlungsverzug.
3. Teilrechnungen bei größeren Projekten
Teilen Sie lange oder kostenintensive Projekte in Rechnungsetappen auf. Das entlastet Ihre Kunden – und reduziert Ihr eigenes Risiko.
4. Frühzeitig mahnen
Bleibt eine Zahlung aus, reagieren Sie zügig mit einer Mahnung. So zeigen Sie, dass Sie Ihre Forderungen aktiv verfolgen.
5. Rechtzeitig rechtliche Schritte einleiten
Wenn der Erfolg trotz Mahnungen ausbleibt: Wenden Sie sich an eine Schlichtungsstelle oder leiten Sie frühzeitig rechtliche Schritte ein, damit die Verjährungsfrist gestoppt wird.
6. Jahresende im Blick behalten
Prüfen Sie vor jedem Jahreswechsel gezielt alle offenen Forderungen. So stellen Sie sicher, dass keine Ansprüche unbemerkt verjähren.
Unser zusätzlicher Tipp: Wer auf digitale Prozesse setzt, tut sich deutlich leichter. In einem digitalen Dokumentenmanagement lassen sich Fristen, Rechnungen und Mahnläufe zentral verwalten und automatisiert überwachen. So behalten Sie den Überblick – selbst bei vielen offenen Posten – und minimieren das Risiko, dass offene Forderungen untergehen. Mehr Infos zu den digitalen Prozessen finden Sie hier.
Fazit
Die Verjährung von Rechnungen ist ein echtes Risiko für jedes Unternehmen – kein Nebenschauplatz. Wer Fristen aus dem Blick verliert, riskiert Einnahmeverluste und eine geschwächte Liquidität.
Die gute Nachricht: Mit strukturierten Abläufen, rechtzeitigen Mahnungen und einem funktionierenden Forderungsmanagement lässt sich dem effektiv entgegenwirken. Denn wer früh handelt und seine Ansprüche gezielt sichert, stärkt die finanzielle Stabilität seines Unternehmens dauerhaft.
